五个快速电子邮件生产提示

莫林·曼恩|2005年2月15日

在我喜欢的网站上，有很多关于电子邮件生产力的精彩讨论，所以我想我会加入五个我认为对很多人都有帮助的无脑技巧。

关闭自动检查-要么完全关闭自动检查，要么将其设置为合理的值，比如每隔20分钟左右正在做如果每隔几分钟就会收到一封新邮件，那么你可能需要重新考虑一下你的方法。我相信你们中的一些人在朝鲜导弹发射井工作需要实时电子邮件更新，但我鼓励其他人考虑联合你的电子邮件活动变得专注（甚至可能定时)每两三个小时进行一次活动。处理、标记、响应紧急事件，然后重新开始工作，纽约时报：你在那里，在电脑前：注意)
挑选简单的-如果你可以用1-2行回复（<2分钟；前30秒）让邮件失效，现在就开始吧。记住：这是行动，而不是思考和归档。把它从你的盘子里拿出来，然后回去工作。另一方面，不要让自己陷入写一封不必要的45分钟的信中（见下一条）。
写入较少的-不要再想象你所有的电子邮件都需要史诗般的文学作品；通过快速回应并在回复中使用简短的动作，可以更好地保持对话的连贯性。询问更多信息，提出问题，或只是说“我不知道”~~维克托·雨果~~马塞尔·普鲁斯特（Marcel Proust），就在网上敲打一下吧，特别是如果担心写长回复会减慢你的回复速度。注意：确实如此不意思是你应该用省略号书写，或者绕过标准语法、大写和标点符号（除非你想看起来像12岁）；只是你写得好的信息可以而且应该尽可能简明扼要。这节省了每个人的时间。
作弊-使用类似的东西邮件模板帮助管理常见电子邮件主题的答案。模板让您可以创建和使用对问题和请求的样板答复，您通常会发现自己从头开始起草相同的答复。至少使用一个模板作为回应的基础，然后针对那个人或情况进行自定义。不要担心，你仍然可以让你闪亮的散文和致胜的智慧闪耀，而无需每天10次发明轮子。
诚实-如果你心里知道你永远不会回复邮件，那就把它放在视线之外，存档，或者只是删除它。内疚感不会让你在两个月后反应更迅速，否则，你现在就去做，对吧？相信你的直觉，听从它们，不要试图变得完美。