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爱思维尔
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同事合作的图片(©istock.com/Mr Vito)

©istock.com/Vito先生

案例研究

确保和实施变革性协议:图书馆领导的观点

图书馆领导讨论最终确定协议条款并监督协议的成功实施

机构/财团和学术出版商之间的开放获取协议的数量和范围稳步增加。虽然这些协议的形式可能有所不同,但它们都有一个共同的愿景,即推进向开放存取出版的过渡。

在这个由三个案例组成的系列研究中,我们重点介绍了三位图书馆领导的经验,他们与爱思唯尔合作制定了支持其机构战略目标的协议。他们的故事共同提供了对开放存取协议过程的独特见解。第一个案例研究的重点是为变革性协议做准备

在第二个案例研究中,受访者解释了他们如何与出版商合作达成协议,优先考虑其机构的开放获取目标。他们还谈到了执行协议所需的步骤,从建立工作流到与利益相关者沟通。

准备基础工作-为讨论做好准备

确定优先事项

2019年,卡内基梅隆大学(CMU)在新选项卡/窗口中打开美国决定实施一项战略,确保开放获取协议为大学提供额外价值。同年,它与出版商爱思唯尔签署了第一份协议。基思·韦伯斯特在新选项卡/窗口中打开他是CMU大学图书馆院长,密切参与了该协议的制定。在讨论开始之前,他的第一步是规划CMU的选项和目标。

基思表示,这一过程在帮助他确定如何平衡和优先考虑阅读和出版预算,以及如何最大限度地扩大读者对内容的访问方面证明是非常宝贵的。他解释道:“在理想的世界里,你可以在这三个地方得到你想要的一切,但事实上通常不是这样。”。“例如,如果你的预算有限,那么你可能不会拥有任何你想要的东西的读者群或开放访问出版权。这就是为什么明确你想要实现的目标很重要。”

基思认为,他的准备工作在帮助CMU从讨论中脱颖而出方面发挥了关键作用,因为他们认为,通过达成一项他们乐于推进的协议,他们已经获得了价值。 

“当你着手做这样的事情时,你需要认识到你可能必须做出的权衡。”

基思·韦伯斯特

千瓦

基思·韦伯斯特

卡内基梅隆大学

三个变革性协议的快速指南

  • 卡内基梅隆大学:2019年,该大学与出版商签署了第一份转型协议:与爱思唯尔签订了为期四年的协议。这也是爱思唯尔与美国一所大学之间的第一笔此类交易。如今,CMU与另外五家主要出版商签订了协议。了解有关爱思唯尔协议的更多信息

  • 杜兰大学:该大学与爱思唯尔大学于2022年签署了为期四年的改革性协议,这是他们目前与出版商签订的五份协议中的第一份。了解有关爱思唯尔协议的更多信息

  • 澳大利亚大学图书馆员委员会(CAUL):2022年,中国农业大学与爱思唯尔签署了一项为期三年的变革性协议,这是澳大拉西亚地区同类协议中规模最大的一项,使中国农业大学的变革性交易总数达到24笔。了解有关爱思唯尔协议的更多信息。

鲍勃·格里蒂在新选项卡/窗口中打开,前采购项目总监澳大利亚大学图书馆员理事会(CAUL)在新选项卡/窗口中打开他回忆说,在2022年与爱思唯尔的早期讨论中,曾进行过类似的分析。Bob和他的同事正在为CAUL在澳大利亚和新西兰的47个成员机构制定一份开放存取选择权协议。尽管CAUL最初的目标是达成一项不设上限的文章出版费用(APC)协议,但在权衡了这三个因素后,CAUL决定在整个协议中逐步实现开放存取过渡,协议中公开存取文章的百分比和数量每年都在增加。

分析数据

两个女人和一个男人围着一台笔记本电脑(©istock.com/JLco–Julia Amaral)

©istock.com/JLco–Julia Amaral版权所有

虽然基思犹豫是否将其描述为“痛点”,但他确实记得在获取准备所需的数据时遇到了一些困难。他承认:“我想了解爱思唯尔将如何在财务上评估协议,我的部分建模是看看我们在一份多年协议下可能发表多少文章。问题是,我真的不知道。”。尽管他掌握的数据来源告诉他,CMU附属作者过去曾与Elsevier发表过多少文章,但他们无法确定有多少作者是CMU附属研究员。这一点很重要,因为协议涵盖了后者的开放存取出版成本。基思说,随着我们不断完善和改进协议流程,“这是一个我们本可以从更多洞察力中受益的领域”。

Bob说,数据对CAUL来说也是一个具有挑战性的话题。他与爱思唯尔(Elsevier)讨论的三年协议包括每年增加文章数量。为了确定这些年度上限,根据历史出版率进行了预测。但Bob透露:“一旦达成协议,我们发现出版水平低于预期,包括符合条件的作者选择开放存取选项的比例低于预期。”事实证明,由于新冠肺炎引发的出版活动增多,这一水平被高估了,随着疫情的持续,对出版趋势的不确定性,需要将协议的开放获取覆盖范围更明确地传达给合格的作者。

爱思唯尔一直在探索提供准确可靠数据的最佳方式,以帮助达成开放获取协议,尤其是在确定大学相关作者和预测未来产出方面。

在以下情况下杜兰大学在新选项卡/窗口中打开在美国,爱思唯尔在2022年的讨论中提供的历史出版数据与自己的数据非常相似安迪·科里根在新选项卡/窗口中打开,图书馆副院长。“事实上,我认为与爱思唯尔的合作比与其他一些协议的合作效果更好,”他透露。据安迪称,爱思唯尔还提供了有关历史对应作者数量的详细数据。“我们真的很惊讶地得知,有多少杜兰作家以爱思唯尔(Elsevier)的名义发表作品,这个数字相当大。”

与CAUL一样,安迪和他的同事正在与爱思唯尔讨论的协议条款包括,根据协议可以发表的文章数量每年都会增加。准确的数据对确定物品数量起着至关重要的作用。安迪说:“在这种交易的初始阶段,风险有点大——你希望开放存取出版赶上你的作者,但不要超过上限。”。“把人们赶走是你最不想做的事。如果我们弄错了数字,我们可能不得不补贴那些APC。”

虽然对Andy来说,访问数据相对简单,在协议条款上达成一致需要更多的时间:“与爱思唯尔的协议是我们第一次达成的协议之一,所以这绝不是一件容易的事情。我认为,我们之所以能够超越这条线,是因为双方的坚持不懈。我们没有真正放弃,这本来是很容易的。我们坚持下去,我们的对手也一样。”

“我确信,决定如何达成这样的协议对爱思唯尔来说也不容易。这些协议对出版商来说是一个很大的飞跃。”

安迪·科里根

自动控制

安迪·科里根

杜兰大学

随着准备工作的完成和讨论的进行,我们的受访者着手解决协议的最终细节。在以下情况下卡内基梅隆大学Keith特别回忆了两件事:

  • 作者权利:CMU的联邦资助研发中心的形式带来了一个潜在的挑战:软件工程研究所在新选项卡/窗口中打开基思解释道:“他们的工作人员对他们是否符合协议规定的资格提出了质疑。现在,简单地说,这是明摆着的——他们是卡内基梅隆大学的员工,在爱思唯尔的眼中,他们是被覆盖的。症结在于他们的作者转让权利的能力,因为该研究所的大部分工作仍然是知识分子CMU与SEI政府客户的财产根据其联邦合同授予了某些权利。我们做到了,但这需要大学、研究所、国防部和爱思唯尔之间的讨论才能找到解决方案。”

  • 开始日期:基思表示,尽管这看起来可能只是一个小细节,但它“一直是我们所有协议中讨论的主题。”他解释道:“如果协议在1月1日生效,问题是,是否有认可的在该日期之后才有资格入选,或者只有文章提交在那一天之后。爱思唯尔的立场被接受了,这是一个更整洁的立场。”其原因是验收和发布之间的时间很短,因此使用验收日期资格与年度发布输出更好地匹配。

准备推出协议

驱动原理

对于我们采访过的所有三位图书馆领导来说,为他们的机构达成开放存取协议不仅需要新的思维方式,还需要新的工作流程和员工流程。

在以下情况下警告,与爱思唯尔的协议是该组织代表其成员与出版商和供应商谈判的20多个协议之一。对于Bob来说,推出这些产品时最重要的原则之一是“保持简单”:

我们是一个小组织,所以我们希望尽可能少的管理开销。

简单是安迪在杜兰大学其与爱思唯尔的机构协议于2023年1月1日生效。但在杜兰的案例中,这一切都是为了减轻研究人员的负担:“我们想让作者尽可能无缝。”

管理作者批准

作者审批流程通常是签署协议后机构引入的首批新工作流之一。虽然出版商可以让作者在稿件提交过程中表明他们有资格获得开放存取协议,但如果文章被接受,作者所在的机构将被要求确认其资格。

CAUL(警告)代表其成员机构集中管理流程。“然后,如果对资格有任何疑问,我们会将其发送给作者所在的机构,以确认此人是否有关联,但就时间承诺而言,这是非常轻量级的,”鲍勃透露。

该解决方案反映了CAUL对开放接入协议的合作方法。例如,没有向单个机构分配文章:所有成员共享津贴,机构可以监控CAUL的阅读和发布协议LibGuide的进展。

“我们希望避免为个别机构设置上限。他们没有管理人员,这只会给我们增加额外的复杂性。”

鲍勃·格里蒂

BG公司

鲍勃·格里蒂

嵌缝

CMU、,基思承认,随着与六家主要出版商签订的变革性协议的实施,“批准已成为员工时间的一个明显要求。”。“尽管这是一项我们目前可以吸收的管理工作,但我们还没有完全意识到这一点。”

对于Andy和他的同事来说,“后端部分”很容易实现,他很满意他们已经实现了一个相当无缝的过程杜兰的教师。但他指出:“我肯定有一些人没有意识到图书馆参与了为他们解决这个问题。我可以接受,但我可能想让图书馆在这方面有更多的知名度。我想,只要资助这些交易的人知道,这才是重要的。”

教育和吸引作者

两名大学生在图书馆合作的照片(©istock.com/JackF)

©istock.com/JackF版权所有

虽然像爱思唯尔这样的出版商通常会为研究人员提供协议页面和期刊查找器,以了解协议参数和资格标准,但其他LibGuide构成了所有三个组织就其开放存取协议与研究人员沟通的主干。

嵌缝每次组织接近达成新的变革性协议时,CAUL员工都会为成员制定一份简报文件。这包括在CAUL的专用LibGuide中添加协议的详细信息。Bob说:“我们发布出版商提供的基本材料:通常是关于交易和作者将看到的内容的信息。然后,我们的会员机构图书馆通常会为自己的LibGuide重新格式化和品牌化这些信息。”他补充道:“我们还要求出版商为我们的内容协调员(CAUL在其成员机构的联络人)在作者界面上运行一个会话。”

CMU公司在与爱思唯尔达成协议的情况下,LibGuide是使用出版商提交系统的屏幕截图编译的。基思说:“它们有助于向作者展示,‘你正在进入这个工作流,下面是它的样子’。”。此外,CMU图书馆为其员工提供了一张幻灯片,解释交易条款,以及一系列与教员分享的谈话要点。

但是,随着CMU与出版商之间的转换协议数量的增加,基思遇到了一个问题,即发布工作流的变化。他说:“我希望我们提供给研究人员的信息尽可能不受出版商的限制。”。“然而,我们发现每个出版商的做法都不同。我在查尔斯顿会议在新选项卡/窗口中打开2022年:我们可以做些什么来标准化作者体验,这样研究人员就不必记住不同的步骤和许可证选项?这是我希望看到的变化。”

这是一个与安迪共鸣的观点杜兰:“爱思唯尔有自己的系统,其他出版商也有,所以这有点棘手。它已经成为领域的一部分,但在理想情况下,我们的员工不必遵循不同的流程来管理它。”

“回顾实施过程,一切都很容易。这花了几个月的时间,因为我们都在回应对方的建议和要求,但这是非常有成效和积极的。”

基思·韦伯斯特

千瓦

基思·韦伯斯特

卡内基梅隆大学

下一个案例研究

在下一个案例研究中-提供成功的开放存取协议-我们的受访者谈论了他们自推出协议以来的经历,包括他们的组织是如何受益的。

尚未阅读第一部分:为变革性协议做准备? 在这里,图书馆领导解释了他们如何确定开放存取协议是否适合他们的机构。

受访者

安迪·科里根

美国杜兰大学图书馆副院长

安迪于1994年夏天加入杜兰大学,自2005年起担任杜兰大学图书馆副院长。他也是图书馆的首席藏书官,并指导其藏书规划和支出。卡特里娜飓风过后,他指导了图书馆的恢复计划,其中包括抢救和更换丢失或损坏的藏品。作为图书馆淹没空间最终修复工作的一部分,他是该图书馆项目经理,负责监督FEMA协助建造的5第个-以及霍华德-蒂尔顿图书馆大楼顶部的6层楼。Ş

他拥有西弗吉尼亚大学教育管理学教育博士学位和罗德岛大学图书馆和信息科学硕士学位。 

安迪·科里根

安迪·科里根

鲍勃·格里蒂

澳大利亚莫纳什大学图书馆馆长,澳大利亚大学图书馆员理事会(CAUL)采购项目前项目总监

Bob于2018年3月开始在莫纳什大学担任大学图书馆员,负责监督图书馆为莫纳什85000名学生和17000名专业和学术人员提供的各方面服务。自从加入莫纳什大学以来,他领导了一个现代化项目,使图书馆符合大学的全球雄心。2018年至2023年,Bob担任澳大利亚大学图书馆员委员会“采购项目”的项目总监,领导CAUL努力通过变革性协议,将财团的大量集体订阅支出用于高级开放存取。在被任命为莫纳什大学图书馆馆长之前,鲍勃在昆士兰大学担任了五年的图书馆馆长。在职业生涯早期,他曾在波士顿公共图书馆和波士顿学院图书馆担任19年的技术领导职务。

鲍勃·格里蒂

鲍勃·格里蒂

基思·韦伯斯特

Helen和Henry Posner,Jr.美国卡内基梅隆大学图书馆院长

2013年7月,基思被任命为卡内基·梅隆大学大学图书馆院长,2015年7月被任命为新兴和综合媒体倡议主任,2021年被任命为波斯纳院长主席。此前,基思是出版商威利的副总裁兼学术关系与战略总监。基思曾在惠灵顿维多利亚大学和伦敦城市大学担任信息科学教授。他曾在政府咨询委员会、期刊编辑委员会任职,并在世界各地的专业和学术团体担任官员。基思的专业兴趣包括研究评估、学习空间设计和学术交流趋势。他定期就研究图书馆的未来以及开放科学对出版和图书馆的影响等主题发表演讲。 

基思·韦伯斯特

基思·韦伯斯特