确保和实施变革性协议：图书馆领导的观点

准备基础工作-为讨论做好准备

确定优先事项

2019年，卡内基梅隆大学（CMU）在新选项卡/窗口中打开美国决定实施一项战略，确保开放获取协议为大学提供额外价值。同年，它与出版商爱思唯尔签署了第一份协议。基思·韦伯斯特在新选项卡/窗口中打开他是CMU大学图书馆院长，密切参与了该协议的制定。在讨论开始之前，他的第一步是规划CMU的选项和目标。

基思表示，这一过程在帮助他确定如何平衡和优先考虑阅读和出版预算，以及如何最大限度地扩大读者对内容的访问方面证明是非常宝贵的。他解释道：“在理想的世界里，你可以在这三个地方得到你想要的一切，但事实上通常不是这样。”。“例如，如果你的预算有限，那么你可能不会拥有任何你想要的东西的读者群或开放访问出版权。这就是为什么明确你想要实现的目标很重要。”

Keith认为，他的准备工作在帮助CMU从讨论中脱颖而出方面发挥了关键作用，他们觉得自己已经通过一项他们很乐意推进的协议获得了价值。 

鲍勃·格里蒂在新选项卡/窗口中打开,前采购项目总监澳大利亚大学图书馆员理事会（CAUL）在新选项卡/窗口中打开他回忆说，在2022年与爱思唯尔的早期讨论中，曾进行过类似的分析。Bob和他的同事正在为CAUL在澳大利亚和新西兰的47个成员机构制定一份开放存取选择权协议。尽管CAUL最初的目标是达成一项不设上限的文章出版费用（APC）协议，但在权衡了这三个因素后，CAUL决定在整个协议中逐步实现开放存取过渡，协议中公开存取文章的百分比和数量每年都在增加。

分析数据

虽然基思犹豫是否将其描述为“痛点”，但他确实记得在获取准备所需的数据时遇到了一些困难。他承认：“我想了解爱思唯尔（Elsevier）会如何在财务上评估协议的价值，我的建模部分是看根据多年协议我们可能发表多少文章。问题是，我真的不知道。”。尽管他掌握的数据来源告诉他，CMU附属作者过去曾与Elsevier发表过多少文章，但他们无法确定有多少作者是CMU附属研究员。这一点很重要，因为协议涵盖了后者的开放存取出版成本。Keith说，随着我们继续完善和改进协议流程，“这是一个我们本可以从更多洞察力中受益的领域”。

Bob说，数据对CAUL来说也是一个具有挑战性的话题。他与爱思唯尔（Elsevier）讨论的三年协议包括每年增加文章数量。为了确定这些年度上限，根据历史出版率进行了预测。但Bob透露：“一旦达成协议，我们发现出版水平低于预期，包括符合条件的作者选择开放存取选项的比例低于预期。”事实证明，由于新冠肺炎引发的出版活动增多，这一水平被高估了，随着疫情的持续，对出版趋势的不确定性，需要将协议的开放获取覆盖范围更明确地传达给合格的作者。

爱思唯尔一直在探索提供准确可靠数据的最佳方式，以帮助达成开放获取协议，尤其是在确定大学相关作者和预测未来产出方面。

在以下情况下杜兰大学在新选项卡/窗口中打开在美国，爱思唯尔在2022年的讨论中提供的历史出版数据与自己的数据非常相似安迪·科里根在新选项卡/窗口中打开，图书馆副院长。他透露：“事实上，我认为与爱思唯尔的合作比与我们的其他一些协议的合作效果更好。”。据安迪称，爱思唯尔还提供了有关历史对应作者数量的详细数据。“我们真的很惊讶地得知，有多少杜兰作家以爱思唯尔（Elsevier）的名义发表作品，这个数字相当大。”

与CAUL一样，安迪和他的同事正在与爱思唯尔讨论的协议条款包括，根据协议可以发表的文章数量每年都会增加。准确的数据对确定物品数量起着至关重要的作用。安迪说：“在这种交易的初始阶段，风险有点大——你希望开放存取出版赶上你的作者，但不要超过上限。”。“把人们赶走是你最不想做的事。如果我们弄错了数字，我们可能不得不补贴那些APC。”

虽然对Andy来说访问数据相对简单，在协议条款上达成一致需要更多的时间：“与爱思唯尔的协议是我们第一次达成的协议之一，所以这绝不是一件容易的事情。我认为，我们之所以能够超越这条线，是因为双方的坚持不懈。我们没有真正放弃，这本来是很容易的。我们坚持下去，我们的对手也一样。”

随着准备工作的完成和讨论的进行，我们的受访者开始着手解决协议的最终细节。在以下情况下卡内基梅隆大学Keith特别回忆了两件事：

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  作者权利：CMU的联邦资助研发中心的形式带来了一个潜在的挑战：软件工程研究所在新选项卡/窗口中打开基思解释道：“他们的工作人员对他们是否符合协议规定的资格提出了质疑。现在，简单地说，这是明摆着的——他们是卡内基梅隆大学的员工，在爱思唯尔的眼中，他们是被覆盖的。症结在于他们的作者转让权利的能力，因为该研究所的大部分工作仍然是知识分子CMU与SEI政府客户的财产根据其联邦合同授予了某些权利。我们做到了，但这需要大学、研究所、国防部和爱思唯尔之间的讨论才能找到解决方案。”

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  开始日期：基思表示，尽管这看起来可能只是一个小细节，但它“一直是我们所有协议中讨论的主题。”他解释道：“如果协议在1月1日生效，问题是，是否有认可的在该日期之后才有资格加入，或只有物品提交在那一天之后。爱思唯尔的立场被接受了，这是一个更整洁的立场。”其原因是验收和发布之间的时间很短，因此使用验收日期资格与年度发布输出更好地匹配。

准备推出协议

驱动原理

对于我们采访过的所有三位图书馆领导来说，为他们的机构达成开放存取协议不仅需要新的思维方式，还需要新的工作流程和员工流程。

在以下情况下警告，与爱思唯尔的协议是该组织代表其成员与出版商和供应商谈判的20多个协议之一。对于Bob来说，推出这些产品时最重要的原则之一是“保持简单”：

我们是一个小组织，所以我们希望尽可能少的管理开销。

简单是安迪在杜兰大学其与爱思唯尔的机构协议于2023年1月1日生效。但在杜兰的案例中，这一切都是为了减轻研究人员的负担：“我们想让作者尽可能无缝。”

管理作者批准

作者审批流程通常是机构在签署协议后引入的首批新工作流之一。虽然出版商可以让作者在稿件提交过程中表明他们有资格获得开放存取协议，但如果文章被接受，作者所在的机构将被要求确认其资格。

CAUL（警告）代表其成员机构集中管理流程。“然后，如果对资格有任何疑问，我们会将其发送给作者所在的机构，以确认此人是否有关联，但就时间承诺而言，这是非常轻量级的，”鲍勃透露。

该解决方案反映了CAUL对开放接入协议的合作方法。例如，没有向单个机构分配文章：所有成员共享津贴，机构可以监控CAUL的阅读和发布协议LibGuide的进展。

在CMU、，基思承认，随着与六家主要出版商签订的变革性协议的实施，“批准已成为员工时间的一个明显要求。”。“尽管这是一项我们目前可以吸收的管理工作，但我们还没有完全意识到这一点。”

对于Andy和他的同事来说，“后端部分”很容易实现，他很满意他们已经实现了一个相当无缝的过程杜兰的教师。但他指出：“我肯定有一些人没有意识到图书馆参与了为他们解决这个问题。我可以接受，但我可能想让图书馆在这方面有更多的知名度。我想，只要资助这些交易的人知道，这才是重要的。”

教育和吸引作者

虽然像爱思唯尔这样的出版商通常会为研究人员提供协议页面和期刊查找器，以了解协议参数和资格标准，但其他LibGuide构成了所有三个组织就其开放存取协议与研究人员沟通的主干。

在CAUL（警告）每次组织接近达成新的变革性协议时，CAUL员工都会为成员制定一份简报文件。这包括在CAUL的专用LibGuide中添加协议的详细信息。Bob说：“我们发布出版商提供的基本材料：通常是关于交易和作者将看到的内容的信息。然后，我们的会员机构图书馆通常会为自己的LibGuide重新格式化和品牌化这些信息。”他补充道：“我们还要求出版商为我们的内容协调员（CAUL在其成员机构的联络人）在作者界面上运行一个会话。”

在厘米单位在与爱思唯尔达成协议的情况下，LibGuide是使用出版商提交系统的屏幕截图编译的。基思说：“它们有助于向作者展示，‘你正在进入这个工作流，下面是它的样子’。”。此外，CMU图书馆为其员工提供了一张幻灯片，解释交易条款，以及一系列与教员分享的谈话要点。

但是，随着CMU与出版商之间的转换协议数量的增加，基思遇到了一个问题，即发布工作流的变化。他说：“我希望我们提供给研究人员的信息尽可能不受出版商的限制。”。“然而，我们发现每个出版商的做法都不同。我在查尔斯顿会议在新选项卡/窗口中打开2022年：我们可以做些什么来标准化作者体验，这样研究人员就不必记住不同的步骤和许可证选项？这是我希望看到的变化。”

这是一个与安迪共鸣的观点杜兰：“爱思唯尔有自己的系统，其他出版商也有，所以这有点棘手。它已经成为领域的一部分，但在理想情况下，我们的员工不必遵循不同的流程来管理它。”

受访者

安迪·科里根

美国杜兰大学图书馆副院长

鲍勃·格里蒂

澳大利亚莫纳什大学图书馆馆长，澳大利亚大学图书馆员理事会（CAUL）采购项目前项目总监

基思·韦伯斯特

Helen和Henry Posner，Jr.美国卡内基梅隆大学图书馆院长