一般准则
所有学生俱乐部和组织在寻求获得大学资金进行采购、签订合同等时,必须利用SAIL办公室的专业人员。
如果您计划与校园内的其他办公室或部门合作,该组织的总裁或财务主管必须向SAIL办公室发送电子邮件,告知我们财务合作/赞助情况。电子邮件应包含:
- 组织名称
- 学生向办公室发送电子邮件的职位
- 您向什么捐赠资金(活动或项目名称)
- 您的资金具体用于什么(如果知道)
- 参与活动/项目的其他办公室/部门
在提出任何采购请求之前,学生领导应与SAIL办公室的一名专业工作人员会面,讨论他们的采购需求、最佳使用方法、时间表等。您会面的工作人员将是您在准备采购时继续与之沟通的工作人员。
学生俱乐部和组织可以使用两种不同的购买方式:
- 银行卡(Procard)-这是SAIL办公室专业人员持有的大学信用卡,用于小额购买。从2021年秋季开始,学生将不再能够在该地区的商店使用银行卡或外出旅行(即将发布旅行信息)。有关使用银行卡的更多信息如下。
- 采购订单(PO)-这是一种付款形式,通常用于支付更大的费用和各种供应商,是一种保证付款的方式。在大学的Buyways系统中为供应商创建采购订单。供应商可能需要添加为新供应商,或者可能需要更新系统中的现有信息。采购订单中的付款总是在提供服务或收到物品后发出。关于采购订单使用的更多信息如下。
银行卡信息
如上所述,学生俱乐部和组织将不再能够从SAIL办公室办理银行卡退学和购物。以前使用ProCard亲自进行的采购现在必须在线完成。
- 学生将在线搜索他们需要订购的物品
- 所有购买请求应在您需要物品前10天(约一周半)内提交。我们理解存在不寻常的情况,但应尽一切努力在10天的最后期限前提出采购请求。
- 这个截止日期是为了确保物品及时到达校园,并在物品到达时损坏或缺货,给每个人时间重新订购。
- 学生在网上订购商品时,应该提前考虑并考虑发货时间表,这样就可以提出请求,以降低发货成本。
- 学生还应该尝试同时向一家商店/供应商申请所有采购,这样只需要下一个订单。
- 这些项目的链接将发送给SAIL办公室的专业工作人员,您最初会与他们讨论购买事宜。
- 需要包括数量和具体选择(即颜色或尺寸,如果可用)
- 如果可以取店,我们还需要取店学生的姓名、电子邮件和手机号码
- 如果物品正在运送,则将运送至SAIL办公室,学生到达时将收到通知
- 如果我们无法在线购买,我们将联系供应商,看看是否有其他付款方式。
以下是我们与之合作创建网上免税帐户以进行采购的商店/供应商*。
- 亚马逊
- 沃尔玛
- 派对城市
- 家得宝(Home Depot)
- 迈克尔的
- 布洛克艺术用品
- 东方贸易
- Vista打印
*随着我们继续这一新流程,将增加更多门店。如果您想使用的商店/供应商不在列表中,请仍然发送链接,如果适用,我们可以与供应商合作以获得免税。
采购订单
- 采购订单适用于提供服务的供应商(非学生DJ、充气玩具等)、餐厅(如果寻求更大的群体使用)、促销物品的购买或从我们Buyways系统中已有的供应商处购买。
- 学生领导者应首先与SAIL会面,以确保他们的供应商已经在我们的Buyways系统中。
- 如果供应商不是,我们将需要他们的姓名和电子邮件地址来发送提交他们信息的请求*。这是发送付款所必需的。
- 当我们收到供应商的报价时,采购订单流程开始。
- 学生领导应在向SAIL提交报价之前与供应商合作,以确保他们对服务、成本感到满意,并且供应商能够满足学生的需求。
- 一旦开始采购订单流程,这将占用您账户中的资金。学生组织除了向特定供应商付款外,将无法再获得这些资金。
- 一旦提供服务或交付物品,学生领导应收到显示最终成本的发票。此发票需要发送给SAIL,以便向供应商付款
- 如果学生对收到的服务或项目不满意,他们需要与SAIL办公室讨论他们可以与供应商采取的可行解决方案
- 麻省大学达特茅斯校区(UMass Dartmouth)实行“净30”政策,这意味着付款将在提供服务或收到物品后的30天(约4周半)内支付。
礼品卡购买
学生组织可以通过SAIL办公室购买礼品卡。需要提前通知,以便在购买之前寻求批准。SAIL办公室必须在活动日期前10天收到您购买礼品卡的请求。
我们需要您提供以下信息:
- 礼品卡的用途
- 事件发生日期
- 要购买的卡类型
- 每张卡的面值
- 卡片数量
- 速度类型
一旦申请获得批准,您就可以购买礼品卡了。收件人在收到礼品卡之前必须填写礼品卡文档表。活动结束后,必须将此表退还给SAIL办公室。
奖品/抽奖
如果一个组织希望在其活动中颁奖,获奖者必须在领取奖品之前填写一份活动奖品表。此表可从SAIL办公室获得,并且必须在签字后返回SAIL办公室。如果奖品是抽奖的一部分,请先与SAIL办公室联系以确定可行性。
基金
资助资格取决于组织、俱乐部等的会员标准。学生团体必须首先在MyOrgs上注册为组织。注册将由学生政府协会(SGA)审查,以决定是否认可。然后将该信息传达给SAIL办公室,并使该组织在MyOrgs上“活跃”。有资格获得学生政府协会资助的学生组织将收到该协会财务主管(或指定人员)关于预算申请流程的通知。一般来说,预算申请过程发生在下一年的春季学期。
筹款人
学生俱乐部和组织在向社区推广任何潜在的募捐活动之前,必须与SAIL办公室专业人员合作。大学有关于抽奖等活动的具体筹资指南(目前正在审查中)。大学不允许在金融交易中使用移动应用程序(即CashApp、Venmo、GoFundMe等)。
速度类型编号
一旦您的俱乐部或组织收到预算,您将收到一个帐户和号码。Speedtype号码是校园内所有组织和部门的帐户标识符。每年从SGA收到资金,并存入每个组织的账户。speedtype编号允许对大学相关费用进行自动计费,包括餐饮、教学费用等。它还标识了处理采购订单请购单时使用的帐户。活动和筹款活动的所有收入必须通过大学存入单独的筹款账户。
财务报告
大学可以提供各种财务报告,但大多数俱乐部要求提供简单的资产负债表或所有交易的完整详细清单(也称为7062)。要索取这些报告,请通过电子邮件联系SAIL办公室会计Maria Antao(mantao@umassd.edu). 请留出一周时间进行处理。报告将作为附件通过电子邮件发送给请求者。
存款资金
学生俱乐部和组织必须将所有收入/资金带到SAIL办公室,在会计面前正式清点,并获得存款单。然后,该组织将把存款交给财务长办公室,取得收据,并将其退还给SAIL办公室,然后将其放在俱乐部的财务文件夹中。
报销
代表大学履行的任何义务都应遵循上述采购订单或银行卡使用程序。在这些系统都不能使用的罕见情况下,组织内的学生可以用自己的钱(或信用卡)支付费用,然后申请报销。建议购买者首先与SAIL办公室的会计核实,以确保所购买的物品是适当的学生费用支出。因此,如果请求超出适当的费用范围,则可能会被拒绝。要获得报销,学生必须出示收据并填写直接报销表。这些表格只能通过会计获得。必须注意的是,买方只能获得购买金额减去税款的补偿。大学是免税组织,而个人则不免税。缴税金额仍由买方负责。
履约合同和服务合同
任何非学生(DJ、讲师、来访艺术家、演讲者、音乐家等)必须通过MyOrgs提交合同申请表。将根据请求表上提供的信息创建合同,并将其发送给请求者。必须在演出前至少16天(约2周半)在SAIL办公室收到表演者签署的合同,以便进一步处理。如果您使用服务合同,您必须计划至少提前一个月。
首选供应商
当购买物品时,最好从几个不同的供应商处获得报价,以获得最佳价格。始终以书面形式获得报价(电子邮件也可以),并理解在做出决策时需要权衡价格、产品质量和服务。该大学与几家与我们有大量业务往来的供应商保持着合作关系,因此向我们提供折扣价格。最值得注意的是,W.B.Mason与我们签订了办公用品合同,并且是Buyways的供应商之一。学生应就所有采购/供应商需求直接与SAIL办公室合作,以获得尽可能好的价格和/或服务。
其他指南
请注意,所有俱乐部和组织在使用马萨诸塞大学和马萨诸塞州联邦提供的资金时都要遵守所有福利和限制。SAIL办公室会计精通这些准则,并将协助任何俱乐部确保其遵守这些规则。有关更多信息,请联系sail@umassd.edu.
行为方针
所有认可学生组织(RSO)、领导、成员和参与者,以及与马萨诸塞大学达特茅斯分校名义下的任何活动相关或附属的学生组织,都必须遵守马萨诸塞州达特茅思大学学生手册中规定的所有政策和指导方针。