科长/主席主持科室的业务会议。他们经常大量参与该科年度会议的协调工作。
如果主席/主席无法出席年度会议，则由副主席/副主席承担主席/主席的职责。
科长保存科室事务记录，处理与科室的通信，并向SIAM HQ提交科室活动的年度报告。
该科财务主管记录该科的财务和费用，并向SIAM总部提交年度财务报告和下一年的资金申请。
科长需要提交年度活动报告、年度财务报告和下一年度资金申请。SIAM将在夏季晚些时候要求提供此信息；报告通常应在9月份提交。
拟议的资金请求将由SIAM工作人员作为一个小组进行审查和评估，并发送给科室活动委员会批准。有时，可能会要求一个科修改其预算请求。预算的最终批准由SIAM董事会在其12月份的董事会会议上做出。所有三份官员报告的模板见下文。
SIAM向每个部门提供一个网页，其中包含即将召开的部门会议、官员名单、议事规则以及与部门相关的其他新闻。此外，SIAM将应科室的要求，通过适当的媒体渠道宣传当地科室会议。