会议合同指南和模板

以下指南可帮助您审查、批准和执行所有IEEE事件相关合同和采购订单。IEEE财务委员会制定的合同政策的其他详细信息可在IEEE财务操作手册。

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合同评审

IEEE要求价值大于1000美元的大多数采购在执行前都要有批准的采购申请。您可以参考下表了解有关交易的适当审查流程的指导。

您的交易 IEEE指南
购买价值？ 高风险？ 需要合同 需要法律审查 需要采购订单（PO） 需要CEE参与
1000美元以下 不 推荐 不 不 不
1000美元至5000美元 不 推荐 不 是的 是的
5001美元至25000美元 不 是的 不 是的 是的
25000美元以上 不 是的 是的 是的 是的
任何值 是的 是的 是的 是的 是的

高风险合同

IEEE法律部门必须审查：

（i） 关于非IEEE文件的所有协议；

（ii）超过25000.00美元的所有协议；和

（iii）所有金额低于25000.00美元但具有“高风险”的协议，即：与数据隐私、潜在人身伤害、政府附属实体、与未成年人合作、繁琐的合同条款（例如，与财务风险或义务、赔偿等有关）、特许运输或不动产相关的协议。

专业主题专家在审查过程中的材料时评估风险。

请参阅财务操作手册有关此主题的其他详细信息。

合同签订

只有授权签字人才能代表IEEE签订具有约束力的合同。签名通常通过IEEE的集中电子过程获得。请注意，个人在没有适当签署权限的情况下签署的合同可能会导致签署合同的人承担个人责任。 

商业决策

一些拟议合同可能有IEEE法律部门不愿意批准的条款，供应商也不愿意更改。在这种情况下，IEEE可能授权会议做出“商业决策”，接受风险，并在没有法律批准的情况下继续进行。为了申请此类例外，需要获得赞助协会/OU领导的书面批准。

可用资源

  • IEEE会议应用：经批准的IEEE会议可提交合同供签署。我们建议通过IEEE会议应用程序尽早启动审批流程。
  • 预算：会议应在产生任何财务负债之前获得其预算的批准。您可以通过业务分析师或业务运营团队获得帮助。
  • 按需培训模块：
  • IEEE法律与合规资源：通过模板选择器查找有关非酒店和其他活动相关模板的信息，以及使用哪个模板的指导。 
  • 一般会议援助：联系客户关系管理团队。

IEEE会议承包快速参考指南

下载IEEE会议承包快速参考指南，以获取有关IEEE承包过程、指南和资源的指南。

IEEE事件相关模板

可以在上找到以下与事件相关的模板IEEE法律与合规网站。如果您在访问任何模板时遇到困难，请联系IEEE法律团队：contract-review@ieee.org.

  • 主管理服务协议（MMSA）–此模板可用于代表给定IEEE组织单位的IEEE与给定管理公司就与事件相关的服务达成的协议。
  • 工作说明书模板（MMSA-SOW）–此模板应与MMSA一起使用，以创建IEEE管理公司执行工作的详细描述。本SOW模板只能用于MMSA。
  • 小型活动合同模板–此模板可用于小型活动（100间客房以下的夜晚）。
  • 通用标准酒店合同模板–此模板可用于IEEE代表给定IEEE组织单位/财务赞助商与给定酒店就IEEE会议达成的协议。该模板也可用于独立酒店和没有特定法律批准模板的酒店。
  • 特定酒店连锁模板–已与某些北美主要连锁酒店谈判达成标准协议。与下列连锁店做生意时，请使用其特定的合同模板。谈判这些模板是为了使具体法律条款标准化。“销售条款”（即卧室夜数、房价、会议空间、优惠）将与酒店协商。
    • 希尔顿标准协议模板
      • 代表希尔顿、康拉德·希尔顿、华尔道夫酒店、大使馆套房和DoubleTree
    • 万豪标准协议模板
      • 代表万豪酒店、JW万豪酒店、丽思卡尔顿酒店、文艺复兴酒店、盖洛德酒店和万豪庭院酒店（所有以前的喜达屋酒店现在都将使用万豪酒店模板）
    • IEEE国家/全球客户代表将与会议组织者合作，确保国家合同在当地得到履行。请联系IEEE会议合同团队获取当前联系信息。

访问IEEE法律与合规网站下载模板

建议的课程

我们建议在IEEE卓越领导力中心（CLE）学习以下课程。首先，使用您的IEEE帐户登录CLE，然后单击“查看课程”链接直接转到推荐的课程。

会议承包概述

步骤1：登录

第二步：查看课程

我们是来帮忙的

如果您对合同有任何疑问，请联系会议合同团队：conference-contracts@ieee.org