您的活动计划启动板 找到有用的资源，开始计划下一次IEEE活动。使用会议时间表进行组织，完成您的IEEE会议应用程序，并搜索世界各地正在举行的会议。 查看会议组织者时间表 查找有关预算、合同、注册、技术计划、出版物等方面的资源 IEEE会议组织者时间表 查看下面的IEEE会议组织者时间表，了解如何开始按角色规划活动。下载可编辑的时间表（XLS，397 KB）. 总主席 任务 时间表 成立会议组织委员会；联系上一年的委员会以获取最佳实践 起点 联系MCE获取会议导师、教育、指导、政策、服务和工具 起点 联系、申请并从所有IEEE和/或非IEEE OU获取赞助信息。了解他们的要求。 起点 创建并最终确定范围、主题或主题。检查日期/范围是否与其他IEEE会议冲突。 起点 与当地IEEE部门领导接洽，您将在那里举行会议。你如何合作？ 起点 选择会议日期、地点和地点。小贴士：避免节假日、其他会议和旺季。 起点 创建会议品牌和基本网站。 与MCE共享URL。使用IEEE免费托管您的网站。 起点 确保所有供应商和志愿者都在履行职责。定期进行质量检查。 每月 在与赞助商达成一致后，提交会议申请，申请IEEE赞助支持并纳入IEEE会议搜索。批准谅解备忘录。 36-24个月后 在担任主席职务后30天内填写POBC/COI表 36-12个月后 申请会议支持拨款 18-15个月后 通知MCE现场事件紧急情况(eert@ieee.org)&事件行为关注点(eventconduct@ieee.org) 现场 举行会后总结会议。如果可能的话，包括明年的委员会。 现场 将统计数据和经验教训报告给OU，并抄送MCE 1个月后 财务主席/财务主管 任务 时间表 寻求注册费和会议预算的其他关键方面的投入和批准 起点 会议预算草案 起点 在担任司库职位后30天内填写POBC/COI表 起点 向IEEE MCE提交预算以供审批 36-12个月后 预算批准后，了解整个会议期间文档的审计要求。不需要政策审计的会议可接受IEEE内部审计的随机测试。 36-12个月后 预算批准后，如果适用，在收取任何收入或付款之前，确定申报间接税的方法 36-12个月后 预算批准后，建立银行账户并向指定分析师提交所需文件 36-12个月后 在建立会议帐户后申请贷款（如果适用） 36-12个月后 如果适用，发放差旅补助金 6-1个月后 提交会前预测（包括根据论文提交数量、已确认的财务捐款、费用等更新预计出席人数）。多个预测很有帮助。 每月 监控现场的额外收入和支出，要求供应商提供每日账单以检查准确性，每天根据预测数据审查现场交易。让注册商了解任何额外的现场收入。 现场 向获得奖励或任何无偿付款的个人收取纳税申报单 现场 发放会议差旅费用报销 在职1个月后 审查1099 1042并确保在年底前将其提交给您的业务分析师 年终后1个月 确保在年底前将IEEE赞助商的支持转让提交给您的业务分析师 年终后1个月 提交会后预测 1个月后 跟进任何未付账单/最终发票 1个月后 关闭银行账户，分配盈余和贷款（如适用）给财务担保人（不迟于6个月） 后1-6个月 提交带有准确性证书的最终财务报告（不迟于会议后12个月） 后1-12个月 准备并向IEEE审计员或独立审计员提交所有审计材料（如有必要） 术后1-12个月 技术项目主席 任务 时间表 制定技术方案（包括代表性不足的群体：当地、年轻专业人员、女性、学生） 18-15个月后 建立论文提交流程/截止日期。包括交叉检查或剽窃检测工具。 18-15个月后 建立在线纸张管理系统 18-15个月后 起草论文征集（CFP） 18-15个月后 成立审查委员会。完成论文审查流程。通知作者 6-4个月后 最终确定技术方案。在最终副本上签字或授权以确保质量控制。 6-4个月后 创建和发布高级程序 6-4个月后 出版物主席 任务 时间表 提交IEEE会议出版表以请求批准向IEEE Xplore提交论文 18-12个月后 注册PDF eXpress（可选） 15-12个月后 为会议内容建立制作服务 15-12个月后 在接受通知前90天，为已接受的论文注册eCF 上市后4个月 在会议开始日期后30天，根据协议提交会议记录/内容 2周-1个月后 宣传/公共关系主席 任务 时间表 制定沟通/受众发展计划。纳入里程碑——要求论文推广、提前截止日期和演讲者/节目公告。 16个月后 开始向教育机构、企业、政府和行业寻求支持和赞助。要求公司在他们接受的情况下发布关键信息的新闻稿。 15个月后 在今年的会议上推广论文征集（CFP）和展示招股说明书（如适用） 15-12个月后 更新网站（论文征集、展览招股说明书、地点/酒店、关键日期、作者说明和计划） 上市后12个月 通过您赞助的OU和本地IEEE部分推广会议 上市后12个月 与与会者分享活动行为和安全声明 现场 用抵押品推广明年的会议，包括保存日期、文件征集和展示招股书 现场 发送活动后感谢电子邮件和与会者调查 1天-1周后 在网站上发布照片、视频内容、多媒体和欣赏通知 1天-1个月后 在网站上发布明年的日期和位置 1天-1个月后 本地安排主席 任务 时间表 确认场地和供应商合同。将价值超过1000美元的合同发送给合同团队进行审查。 36-24个月后 审查并重新确认酒店会议空间和房间街区。监控减员截止日期。 12-9个月后 如果适用，计划社交活动和旅游计划。并添加到注册站点 9-6个月后 与供应商/场地合作，最终确定房间布局、AV、食品和饮料以及标识。完成志愿者任务。 上市后4个月 制定活动应急计划并与现场会议委员会、志愿者和供应商分享 上市后4个月 订购现场项目：注册材料、最终计划、会议记录、标牌、赠品和明年会议宣传项目。运送至现场。 上市后4个月 至少在会议开始前一天到达会议地点。与场馆确认现场物流。 现场 监督现场活动并根据需要与主要组织者、供应商和场地举行会议 现场 注册主席 任务 时间表 确定注册流程/供应商。包括IEEE事件条款和条件以及IEEE隐私政策。 12-9个月后 与财务主席合作制定注册方案（早鸟等） 12-9个月后 创建符合GDPR的注册表（如果适用，创建签证流程）。确保注册服务符合支付卡行业（PCI）。 9-6个月后 与供应商合作制作徽章。联系MCE了解折扣。 上市后4个月 管理现场注册 现场 最终确定与会者名单-与会者姓名、购买的商品、支付金额、支付方式、支付日期和未显示。将结案材料发送给IEEE MCE。 1个月后 赞助/展览主席 任务 时间表 与财务主席合作，确定赞助目标和层级发展 18-15个月后 编制招股说明书。向展品装饰商发送提案请求书（RFP）。 18-15个月后 建立参展商和赞助商发票和付款跟踪手段 18-15个月后 创建赞助商和展览报告，包括实体名称、购买项目、支付金额、支付方式和支付日期 12-1个月后 最终确定参展商、空间分配和参展商简介 上市后4个月 收集和记录付款并提供现场信息 每月 活动设置：登记区、展览空间、信息亭、办公区、标牌等。 现场 确定明年会议的地点、时间表和人员安排。现场更新参展商。 现场 申请IEEE为您的会议提供赞助 规划过程中的一个重要步骤是完成IEEE会议应用程序。IEEE会议申请请求IEEE的赞助批准；命名许可；以及IEEE徽标和品牌名称的使用。 起点 与赞助商达成一致意见后，提供活动的关键细节，以申请IEEE赞助，并帮助MCE为您提供最佳帮助。 完成 使用在线表单提交您的申请。编辑并保存您的工作，跟踪您的进度，并预览您的提交。 状态 轻松查看您的请求状态。一旦获得批准，IEEE会议应用程序将向IEEE会议搜索提供会议的详细信息 管理应用程序 IEEE会议搜索 IEEE Conference Search（IEEE会议搜索）可帮助您查找全球1800多个年度会议，以访问最新研究、共享您的工作、与同行协作并建立网络。 查找会议 资源和工具 查找最新版本的重要IEEE会议资源。 查找材料
