确定和接受注册费

注册费是大多数会议的主要收入来源。重要的是确定费用，以支付会议的运行成本，并吸引最多的与会者。

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从哪里开始

首先，确定与会议关联的注册类型。一旦成立，会议必须估计与会议相关的预期收入和支出。 

设置注册费时，请考虑以下因素：

  • 上年注册费
  • 参展商收入和赞助收入
  • 以前的出席人数
  • 预计费用，如餐饮、酒店
  • 注册服务费
  • 地方税费，如增值税（VAT）或商品和服务税（GST）
  • 姐妹会伙伴关系（关于伙伴关系的信息可以在ieee.org网站上找到)

确定注册费类型

首先，明确定义与每种类型的与会者相关的注册费用。 

按照政策10.1.15，所有注册费用必须遵守以下规定：

  • 所有财务赞助会议的IEEE会员/非会员注册费差异为20%或以上。 
  • IEEE是唯一赞助商的会议，终身会员的费用减少不得超过学生的费用。
类别 费用
成员 会议基本注册费
非会员 支付会员注册费的20%或以上提前或在现场。成为会员的好处是会议费用降低，所以您要收费非成员多于成员。
赞助组织（IEEE） 等于或低于会员注册费。您可以向赞助组织的成员提供降低的费用，以鼓励其组织的成员参加。
联合赞助组织（非IEEE） 等于或大于会员注册费。您可以向赞助组织的成员提供降低的费用，以鼓励其组织的成员参加。
学生会员 减少或免除费用。IEEE是唯一赞助商时需要。
终身会员 减少或免除费用。IEEE是唯一赞助商时需要。终身会员的注册费必须等于或低于学生会员费

学生（非会员

失业IEEE成员

已退休的IEEE成员

特殊VIP客人

 减少或免除费用。这些团体的费用减少由赞助组织的会议委员会决定。
加入IEEE的非会员 与会者支付的会员费和非会员费之间的差额可用于IEEE的会员注册。

提供提前折扣费用

通常在全额注册费生效之前提供提前折扣。不仅为与会者而且为会议提供折扣有很多好处。

  • 奖励：与会者如果提前注册，将获得受欢迎的会议和主题演讲的奖励。
  • 嗡嗡声：由于与会者提前注册，这为他们提供了更多的时间向其他同事和朋友宣传您的会议。
  • 营销评估：根据早期折扣期内的注册数量，营销人员可以评估他们的努力，并确定是否需要进一步推动。

快速提示：永远不要延长提前折扣率的截止日期，并确保尽可能频繁地推广提前折扣率。

取消/退款政策

在登记表和会议网站以及登记确认函中明确说明退款政策。

典型退款政策：

  • 费用可在注册后30天内退还。
  • 退款将在收到取消通知后的七到十天内支付。
  • 如果在会议开始后30天内取消，则在活动结束后退款。
  • 退款会减少少量费用，通常为50至100美元，以支付处理和退款注册的管理费用。

建立付款处理

今天，几乎所有的会议都是通过信用卡在线收集注册资金的。执行此操作需要4个主要组件，所有这些组件都由IEEE提供给会议组织者：

  • 会议网站上的前端客户支付门户
  • 支付网关，如authorize.net或CyberSource，用于授权支付
  • 商户账户，用于收集注册资金
  • 您的会议银行账户，用于最终结算资金并用于支付会议费用

了解更多有关IEEE注册服务的信息，其中包括使用支付网关。

 

如果您决定使用CEE以外的注册提供商，他们必须遵守IEEE策略，并能够提供适合审核的输出，这一点很重要。 

核对登记

注册过程的一个重要组成部分是进行对账。这包括确认根据注册报告预计会议将收到的所有资金都已存入会议银行账户。此任务应由财务主管和/或签约提供注册服务的供应商执行。有关注册对账的更多信息，请观看以下简短视频：

我们是来帮忙的

如果您对确定和接受注册费有疑问，请联系CEE团队。