监察员办公室的职权范围

办事处的任务

  1. 学生
    1. 告知学生他们的权利和责任，以及应遵循的适当程序，以便追究他们对大学生活任何方面的投诉或不满；
    2. 帮助制定一系列负责任的方案来解决投诉或申诉，并促进讨论以确定最佳方案；
    3. 在各方同意的情况下，并在适当的情况下，根据案件事实，干预、指导和支持解决冲突，其中可能包括调解；和，
    4. 就学生对大学生活任何方面的投诉或不满，或应任何学生或监察员的要求对大学内行使权力的任何人进行详细调查。
  2. 大学社区
    1. 就大学政策或与学生特别相关的问题的解释或指导，向大学社区成员提供建议。
  3. 趋势
    1. 持续分析学生和大学社区的投诉和不满，以确定趋势并确定系统或全系统改进的潜力；
    2. 确定大学现行政策和程序中可能危及学生公平和自然正义原则的差距和不足；
    3. 提请当权者注意关于系统改进的建议，包括对政策或程序的修改建议，并倡导就这些建议采取行动；和，
    4. 参与大学审查或制定影响学生的政策和程序，并倡导在这些政策和程序中体现公平和自然正义的原则。
  4. 预防性活动
    1. 发展、促进和参与旨在为学生创造大学体验的外联活动和其他活动，以促进公平并解决有关大学生活任何方面的投诉或不满；
    2. 促进办公室的服务，并教育学生、教师和工作人员监察员的作用。

原则

  1. 独立
    1. 监察员在大学内没有其他可能影响独立性的职位，例如学术申诉委员会的成员。
    2. 监察员对是否或如何处理个人的担忧行使自由裁量权。
  2. 公正
    1. 监察员是公正的，不结盟的。
    2. 监察员有责任考虑受审议事项影响的所有个人的合法关切和利益。
  3. 学生驱动型
    1. 指导或引导学生询问者使用适当的资源，并强调他们有责任采取适当的行动，如果对结果不满意，则应返回监察员处。
    2. 在保密的基础上与个人或团体会面，未经其明确同意，不得干预。
  4. 按照加拿大监察员论坛（FCO）概述的道德原则以及学院和大学监察员协会（ACCUO）采用的实践标准行事。
  5. 寻求在尽可能低的水平上解决问题。

监察员的责任

  1. 监察员应：
    1. 接受关于办公室任务范围内事项的信息、建议和律师的合理请求并采取行动；
    2. 在合理的时间内，审查就属于监察员职权范围内的事项向监察员提出的所有投诉；
    3. 迅速向大学内的有关官员提出有关政策和程序的建议；
    4. 通过监察员咨询委员会向大学社区编制年度报告；
    5. 每年至少与咨询委员会会面两次。
    6. 担任加拿大监察员论坛和学院和大学监察员协会成员。
  2. 在考虑投诉或申诉时，监察员应考虑：
    1. 及时做出影响学生的决定；
    2. 用于做出影响学生的决策的程序和政策是可获取的、充分的，并且始终适用；和
    3. 决策所依据的标准和规则是适当的。

权威

  1. 监察员可以要求大学或大学中行使权力的任何人提供履行职责所需的信息；因此，为了履行办公室的职能，根据大学的信息自由和隐私保护政策，监察员将被授予访问与投诉或案件直接相关的相关学生记录和信息或信件的权限。

保密/隐私保护

  1. 监察员将始终对学生及其个人案件的所有信息保密。所有询问和讨论都是保密的。
  2. 只有在获得学生的知情同意后，监察员才能共享和尝试访问大学或其他组织持有的学生个人信息。
    1. 所收集的任何信息将仅用于其收集目的。
    2. 学生有权拒绝同意。
    3. 学生有权通过书面或电子邮件通知监察员随时撤回此同意书。
  3. 在某些情况下，法律规定监察员有义务披露机密信息，无论是否获得同意。
  4. 监察员可以出于教育、咨询、报告或工作绩效评估的目的，披露学生案件的非区别特征。在这种情况下，监察员只会分享所需的最少信息。
  5. 监察员和学生之间的联系停止后，保密责任无限期延长。
  6. 监察员办公室受《信息自由和隐私保护法》以及SFU关于获取信息的政策和程序的约束。
  7. 监察员可就文件披露相关问题咨询大学法律顾问。

记录保存

  1. 监察员应保存投诉、调查结果和建议的适当记录。
  2. 每份档案和记录的保存期限至少为两年零一天，自监察员认为案件已结案之日起计算。两年零一天结束时，监察员将安排对档案或记录进行保密销毁。

限制

  1. 在调查或审查投诉期间，监察员不得担任任何一方的辩护人。
  2. 监察员不得发起或建议正式调查或调查，直至用尽所有现有的寻求补救的途径。
  3. 监察员不得规避正式、既定的大学政策和程序，也不得规避立法或司法程序。
  4. 监察员不得干预集体协议所涵盖的事项或办公室授权范围以外的事项。

拒绝的权利

  1. 如果出现以下任何情况，监察员有权拒绝受理任何案件，并有权全部或部分退出案件：
    1. 监察员的干预是不适当的；
    2. 投诉是轻浮、无理取闹或报复性的；或者，
    3. 该办公室的职能被滥用。
  2. 监察员应尽量避免卷入可能存在利益冲突的案件。
  3. 如果监察员拒绝受理任何案件或退出案件，他/她应根据请求向申请人提供书面理由陈述。

投诉

  1. 如果SFU社区的一名成员认为监察员在其作为缔约方的任何事项上违反了这些职权范围，则可以向监察员咨询委员会主席提交一份详细说明所指控违规行为的书面投诉。主席将召集咨询委员会审查这一关切。咨询委员会由来自SFSS、GSS、注册办公室、研究生院、教职员和学院的代表组成。 

定义

  1. 公平：行政公平包括应用公认的程序公平和有效的公共行政原则。其中包括：
    1. 适当的权力
    2. 有用的政策和程序
    3. 清除公共信息
    4. 无障碍程序
    5. 一致的实践标准
    6. 充分的监测和执行
    7. 及时响应投诉解决方案
  2. 独立性：监察员在大学中没有其他可能影响独立性的职位，例如学术申诉委员会的成员。监察员根据最佳做法和行政公平原则，对是否或如何就个人关切采取行动行使自由裁量权。
  3. 公正：公正是指，在提出意见或建议之前，监察员将客观地审查提请其注意或通过调查或调查发现的案件事实，不偏袒或反对审查中的问题或冲突或争端的任何一方。作为公平的倡导者，监察员必须采取一切必要步骤，确保不出现对冲突或争端所涉任何一方的积极或消极偏见。
  4. 自然公正（程序公正）：受决定影响的人将收到其案件正在审议的通知。将向受影响的人提供正在考虑的案件的具体方面，以便作出解释或回应。自然正义力求确保受影响的人有机会就案件提交（书面或口头）意见。最后，自然正义力求确保决策者不带偏见。
  5. 大学社团成员：为西蒙·弗雷泽大学学习或工作的任何学生、员工或志愿者，包括大学机构的任何教员、临时或会期讲师或志愿者。
  6. 学生：现任西弗吉尼亚州立大学学生，以及最近离开学校并对学校有持续投诉的前西弗吉尼斯州立大学学生。根据监察员办公室的酌情决定，也可将学生申请人转介至大学。