关于正确处理个人信息及特定个人信息的基本方针
（个人信息保护指南/隐私政策）
公益社团法人日本农艺化学会（以下简称“本会”。）为确保个人信息及特定个人信息的恰当处理，将会员、客户及员工等各位的个人信息及特定个人信息的保护作为重要事项“妥善处理个人信息及特定个人信息的基本方针”规定如下。
1.本会的名称、住址、代表人的姓名
公益社团法人日本农艺化学会
〒113-0032东京都文京区弥生2-4-16学会ー内
会长松山旭
2.遵守相关法令、方针等
本会包括“个人信息保护相关法律”（平成15年法律第57号。以下简称“个人信息保护法”）、“行政手续中识别特定个人的号码使用相关法律”（以下简称“号码法”）、遵守其他法令及个人信息保护委员会的指导方针及其他指导方针，进行个人数据的适当处理。
3.个人信息等（包含特定个人信息。）的取得、利用
本会在取得个人信息等时，公开或通知利用目的（包括根据本指南的公开。），另外，在直接从本人取得合同书其他文本（包括电磁记录）中记载的个人信息等时，预先明示利用目的以合法公正的手段取得。
本会在达到使用目的所需的范围内，适当地利用个人信息等。
4.个人信息等的利用目的
本会以以下的利用目的利用个人信息等。
（1）关于会员及非会员委员的个人信息等
- 本人确认、个人认证
- 发票、发票的发送
- 对咨询等的对应、确认及记录
- 通过介绍信、电子邮件等提供信息
（2）关于客户（法人的情况下是该职员）的个人信息等
- 发票、发票的发送
- 为了业务上必要的联络、合同的履行等
- 为了管理客户信息
（3）招聘活动应征者、演讲会及研讨会参加者的个人信息等
- 招聘活动向应聘者的联络、提供信息、其他招聘活动所需的利用
- 演讲会参加者、研讨会参加者、年度大会参加者的联络、信息提供、其他演讲会事业活动所需的利用
（4）关于职员的个人信息等
- 给职员的业务联络
- 向职员支付工资、奖金、各项津贴等，履行人事、劳务管理，提供福利
- 职员健康管理
5.关于个人信息等的共同利用
本会将会员及非会员的个人信息等共同利用如下。
（1）个人信息等项目
会员及非会员的地址、姓名、邮政编码、电话号码、邮件地址等
（2）共同利用者的范围
- 会员管理业务委托业者株式会社
- 大会运营委托业者近畿日本旅行社及活动与会议屋株式会社、株式会社
- 编辑印刷配送业者株式会社国际文献社、小宫山印刷工业株式会社
- 英文杂志编辑出版社牛津出版社
（3）负责个人数据管理的公司名称、地址、代表人等
共同使用的个人数据由本会负责。关于本会的地址及代表，请看上述1。
关于共同使用的咨询请咨询以下内容。
个人信息等保护咨询窗口：
公益社团法人日本农艺化学会事务局庶务系
〒113-0032东京都文京区弥生2-4-16学会中心大楼内
电子邮件
6.关于个人信息等的第三方提供
本会不向第三方提供除符合以下任一项的情况以外寄存的个人信息等。
- 事先得到同意的情况
- 在达到利用目的所需的范围内委托外部时
- 根据法令要求提供的情况
- 为保护人的生命、身体或财产而必要的情况，难以得到相关人员的同意的情况
- 为了提高公共卫生特别需要的情况下，难以得到相关人员的同意的情况
- 国家或地方公共团体等在实施法令规定的事务上需要协助的情况下，有可能因得到相关人员的同意而妨碍该事务的执行的情况
- 对上述5共同利用者范围所示的人提供的情况
7.安全管理措施相关事项
（1）本会对个人数据采取必要且适当的安全管理措施，以防止泄漏、灭失或毁损等。另外，对处理个人数据的员工和委托方（包括再委托方等）进行必要且适当的监督。关于个人数据的安全管理措施，在“特定个人信息处理规程”中有具体规定，其主要内容如下。
（个人信息等保护方针的制定）
- 为了确保个人数据的正确处理，制定了关于“遵守相关法令、方针等”、“提问及投诉处理窗口”等的本方针（个人信息等保护方针）。
（完善个人数据处理相关的纪律）
- 在取得、利用、保存、提供、删除、废弃等各个阶段，关于处理方法、负责人、负责人及其任务等制定了“个人信息处理规程”。
（组织安全管理措施）
- 设置与个人数据处理相关的事务处理负责人，同时明确处理个人数据的员工及该员工处理的个人数据的范围完善了在掌握了违反个人信息保护法和个人信息处理规程的事实或征兆的情况下向事务处理负责人报告联络的体制。
- 关于个人数据的处理状况，定期实施自我检查的同时，实施着监查。
（人员安全管理措施）
- 定期对员工进行培训，以了解处理个人数据的注意事项。
- 就业规则中记载了关于个人数据的保密事项。
（物理安全管理措施）
- 在处理个人数据的区域，在对员工的出入室管理以及带入的机器等进行限制的同时，实施了防止没有权限的人阅览个人数据的措施。
- 在采取措施防止处理个人数据的机器、电子媒体及文件等被盗或丢失的同时，实施措施，防止在事业所内移动，携带该机器、电子媒体等时容易判明个人数据。
（技术安全管理措施）
- 实施访问控制，限定负责人及处理的个人信息数据库等的范围。
- 导入了保护处理个人数据的信息系统不受外部的非法访问或非法软件的影响的结构。
8.个人信息等的公开等的请求
本会，在有个人信息等的查询·订正·利用停止·消除等的要求的时候，用规定的手续确认是本人之后，迅速对应。关于本隐私政策有疑问的情况和权利被行使的情况下，下述9的咨询窗口中所述修改相应参数的值
9.咨询
关于本会中关于个人数据处理的问题和投诉，请与下述系联系。
个人信息等保护咨询窗口：
公益社团法人日本农艺化学会事务局庶务系
〒113-0032东京都文京区弥生2-4-16学会ー内
电子邮件
关于特定个人信息等的外部委托的协议书
公益社团法人日本农艺化学会（以下简称“甲方”）和堀井注册会计师事务所（以下简称“乙方”）在甲方委托乙方从事特定个人信息相关业务（以下简称“本案业务”）时，就甲方向乙方公开或提供的特定个人信息等的处理签订如下协议书。
第1条定义
1个人信息是指甲方向乙方公开或提供的关于个人的信息，包括该信息中包含的姓名、地址、出生年月日指能够通过其他的记述或图像或声音识别该个人的人（包括能够通过容易地与其他信息对照来识别该个人的人），不论其公开或提供媒体。
2个人号码是通过转换居民证代码而得到号码指定用于识别与记载了该居民票代码的居民票有关的人（与个人号码对应，包括代替该个人号码使用的号码、记号及其他符号，除居民票代码以外的符号。以下相同。）。
3特定个人信息是指在其内容中包含个人号码的个人信息。
第2条特定个人信息等的适当处理
乙方将特定个人信息等作为甲方的机密事项，努力进行保护，并将其合法、适当地进行管理和处理。
第3条利用目的
乙方仅将特定个人信息等用于本案业务的执行，除可根据编号法进行例外处理的情况外，不用于其他目的。
第4条向第三者的非公开等
1乙方不得向双方当事人以外的第三方公开或泄露特定个人信息等。
2乙方应对特定个人信息等的丢失、破坏、篡改、泄漏等危险，采取合理的安全管理措施。
第5条特定个人信息等的提交
1乙方在携带记录有特定个人信息等的磁介质等或文件等时，应采取安全管理措施。
2乙方在带回记录有特定个人信息等的磁介质等或文件等时，也应采取符合前款的安全管理措施。
第6条对员工的监督和教育
1乙方在员工处理特定个人信息等时，应进行必要且适当的监督。
2乙方应对员工贯彻对特定个人信息等的适当处理，并进行适当的教育。
第7条再委托
1乙方只有在得到甲方许可的情况下，才可以将与本案业务相关的特定个人信息等的处理再委托给第三方。
2乙方在得到甲方的许可后再次委托第三方处理与本案业务相关的特定个人信息等时，对该第三方赋予与本协议书相同的义务，对于该第三方的行为，甲方与该第三方连带承担责任。
第8条管理状况的报告、调查
1乙方在甲方提出要求的情况下，应每年1次（特别需要的情况下）报告本案业务相关的特定个人信息等的管理状况。
2甲方可以事先通知乙方，在得到乙方同意的基础上，随时在不影响乙方业务的范围内，对本案业务的特定个人信息等的管理状况进行调查。乙方除有合理事由外，应协助调查管理情况。
第9条事故发生时的措施
1乙方在万一发生特定个人信息等丢失、破坏、篡改、泄漏等事故时，应立即通知甲方，并以自己的责任和负担采取必要的措施，以将该事故造成的损害控制在最小限度。
2在前项的情况下，乙方为了防止发生的事故再次发生，应研究其防止对策，并以自己的责任和负担与甲方协商后决定的防止对策。
3万为一，乙方发生特定个人信息等丢失、破坏、篡改、泄漏等事故，甲方接受第三方请求，并与第三方发生纠纷时，乙方应根据甲方的指示，自行承担责任和负担。在这种情况下，如果甲方受到损害，甲方可以向乙方要求赔偿该损害。
第10条特定个人信息等的返还
1乙方在甲方委托本案业务结束时，迅速返还甲方提供的特定个人信息等及其复制物，同时在有记录在磁介质等中的特定个人信息等的情况下，将其完全删除以后，不持有特定个人信息等。
2不管前款的规定如何，乙方在需要与作为本人的甲方、税务当局等关于本案业务的内容的查询、提供信息的请求等（以下称为“内容查询等”）对应时，在得到甲方的许可后，以处理该内容查询等的期间为限能够持有特定个人信息等。
作为上述协议的证明，本书2份，甲乙双方签字盖章后各执1份。
平成28年5月23日
甲东京都文京区弥生二丁目4番16号
公益社团法人日本农艺化学会
会长植田和光
乙东京都中央区京桥二丁目5番11号
菠萝中心大楼8楼
堀井注册会计师事务所
所长堀井淳史
