办公室搬迁因混乱和压力大而臭名昭著，需要管理许多细节。然而，经过周密的规划和全面的办公室搬迁检查表，您可以顺利、高效地导航过程。这个终极的办公室搬迁清单为您提供了一切必要的装备，以确保您无压力地过渡到新空间。
顺利搬迁办公室的关键步骤
提前几个月：
- 成立项目团队并指定移动负责人。调动领导者应组织良好，将调动置于其他工作之上，并有权（正式或非正式）取得成功。
- 制定预算并确保资金办公室搬迁费用。考虑一下搬家的复杂性和办公室的大小。调查其他公司在类似举措上的支出。与任何项目一样，在预算中增加大约10%到20%的意外开支。
- 研究并选择声誉良好的商业搬运工考虑声誉、资历、提供的服务和价值。例如，该公司是否提供后勤或其他可以为您节省长期资金的服务？比较至少三家公司的估计。
- 考虑员工需求和潜在停机时间，安排搬迁日期。例如，尽量安排在周末或非高峰季节搬家。考虑分阶段搬迁，允许更多员工在过渡期间远程工作。制定备份计划，以防您的技术在移动过程中遇到问题。
- 审查并可能重新协商租赁协议。例如，你能避免因违反租约而受到罚款吗？当你离开大楼时，你必须做什么来满足你的租赁要求？
- 沟通与员工讨论即将到来的调动。你想让他们先直接从你那里听到这一举动，然后再间接听到。强调搬迁给员工带来的好处，但也要明白，改变可能很困难。
- 通过提供灵活的工作选项，如远程工作或调整工时，考虑员工的福利。
- 提供新社区地图、公共交通选项和附近设施等资源。
搬家前几周
- 开发一个详细库存所有办公家具和设备。你要确保你能核算所有资产。
- 制定计划拆除旧办公室例如清洁和去除品牌的所有方面。
- 决定在你的办公用品中保留、捐赠、回收或丢弃什么。办公室的搬迁提供了一个全新技术或家具的机会。几个组织欣然接受捐赠的办公家具；许多人甚至会接受捐款。
- 选择您需要的任何新家具或设备。
- 最终确定新空间的办公室布局。与您的团队合作，确定实现以下目标的最佳方法组织你的新工作场所实现最大限度的协作、创造力和生产力。确保您的布局包容的并允许工效学和工人心理健康灵活性。
- 向员工明确传达搬迁计划和时间表。确保您的团队知道他们必须完成哪些职责以及何时搬家。此外，在过渡期间，沟通他们是否需要远程工作或进行不同于平时的轮班。
- 通知客户、合作伙伴、供应商和任何必要的政府机构您即将进行的地址更改和搬迁日期。这确保了不间断服务和遵守法律要求。使用各种沟通渠道，包括发票、蜗牛邮件、电子邮件、网站、社交媒体和现场联系。一定要强调此举对公司的帮助。
- 将你的搬家计划通知你的房主。
- 确保您拥有新办公室所需的所有许可证和执照。
搬迁前几天
- 安排包装材料并确保包装用品。确保材料符合公司的愿景宣言和目标。例如，如果您的公司致力于实现可持续发展，请使用可生物降解和回收的产品或现有产品，如报纸。
- 与搬运工协调家具的拆卸和重新组装。如果您有全方位物流解决方案提供商，您的任务将更加轻松。
- 备份所有重要的计算机数据和IT系统。
- 确保所有敏感文件都得到安全存储，或在不再需要时被切碎。规划IT设备的安全运输，以防止移动过程中的数据泄露。
- 安排公用设施和互联网服务的断开和重新连接。
- 对旧办公空间进行深度清洁，以满足归还租赁条件。
- 让员工收拾好自己的工作空间。清楚地标记所有盒子。如果您的组织有多个部门，请按部门对方框进行彩色编码。
- 从员工那里收集旧办公室的钥匙和密码。确定员工在新空间中需要的所有访问代码或密钥。
搬家日
- 监督旧办公室的搬运工，确保物品的安全装载和运输。
- 指导新办公室的家具更换和设备安装。
- 对旧办公室进行最后一次巡视，确保没有留下任何东西。
- 入住前对新办公空间进行彻底检查。检查与大楼管理层的初始协议相比是否有任何损坏或差异，并记录所有问题。
搬家后
- 根据布局打开并组织新的办公空间。
- 重新连接并测试新办公室中的所有IT系统、设备和服务，以确保一切正常运行。这应该包括电脑、打印机、电话、互联网连接和任何专业设备。
- 更新并传达新地点的应急程序，包括疏散计划、紧急出口和急救地点。进行安全演习，使员工熟悉新的应急协议。
- 使用新地址更新公司联系信息和在线状态。订购新的信头、名片和其他附属材料。
- 庆祝和奖励员工。记得向他们了解一下他们是如何适应新办公室和新社区的。
- 为员工组织一次情况介绍会，以熟悉新的办公室布局、设施和应急程序。这可以帮助他们快速适应新环境并感到舒适。
- 主机事件向客户和供应商展示您的新空间。
为什么在办公室搬家时选择dacker？
当你通过最终办公室搬迁清单，与合适的团队合作对于顺利成功的过渡至关重要。丹克不仅仅是一个商业家具经销商；我们是您的一体化内饰集成商和物流供应商。我们的全套服务可确保您的行动涵盖各个方面，从最初的规划到最终的设置，创造一个功能齐全、高效且令人鼓舞的工作空间。
- 经验丰富的专业人员：我们的空间规划专家是现代工作场所设计方面的专家。他们与您密切合作，以了解您公司的文化、业务目标和员工需求，确保无缝迁移过程。
- 退役专家：办公室搬迁是精简资产的绝佳机会。dancker提供完整的库存资产管理，包括负责任的处置、回收和资产转售，因此您可以高效地向前迈进。
- 技术集成：现代化的办公室依赖于技术，我们确保您的新空间完全是技术成熟的。从智能照明到正确的电源配置，提前规划空间中的正确技术非常重要。丹克的DBE系统专注于集成技术以简化业务操作并增强工作经验。
- 家具解决方案：无论您是在寻找符合人体工程学的工作站来完成重点任务，还是在寻找适应协作环境的家具，dancker都能根据您的需求提供多种选择。
- 可持续实践：可持续性是我们工作的核心。我们指导您选择环保材料、节能家具，以及尽量减少浪费的做法，使您的行动与可持续目标保持一致。
通过遵循此清单并利用dancker的专业知识，您可以确保您的办公室搬迁不仅仅是地点的改变，而是创造一个空间的机会，以提高员工的福祉，提高生产力，并反映您的品牌身份。丹克是你的合作伙伴，你的下一次办公室搬迁将是迈向更成功未来的战略步骤。
