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隐私政策

皇家学会致力于保护和尊重您的隐私。

本政策规定了我们（英国皇家学会，包括英国青年学院（UKYA））如何以及为什么使用您的个人数据，以及我们如何保护您的隐私。

请仔细阅读以下内容，了解我们将如何使用您的“个人数据”“个人数据”是指与您相关的任何信息，通过这些信息可以直接或间接地识别您，例如姓名和联系方式、个人简历信息或您的兴趣/资格信息。 

有些类型的个人数据在性质上更为敏感，因此需要更高级别的保护；这类数据被归类为“个人数据的特殊类别”。

（特殊类别的个人数据包括种族、民族血统、政治观点、宗教或哲学信仰、工会会员资格、遗传数据、用于身份识别的生物特征数据、健康数据、性生活或性取向。）

英国皇家学会（UKYA）是英国皇家学会和六个合作伙伴国家科学院（National Academies）的联合倡议(医学科学院,英国科学院,威尔士学会,皇家工程学院,爱尔兰皇家科学院和爱丁堡皇家学会)在英国和爱尔兰开展业务。与UKYA及其活动相关的个人数据可与合作院校共享，以便于启动和规划UKYA。有关如何使用您的个人数据的更多详细信息，请参阅下文。

对此隐私策略的更改

我们定期审查本政策，可能会不时修改。请返回此处查看更多更新。该政策上次更新日期为2023年7月20日。

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研究员和外国会员

当您被选为皇家学会会员或外国会员时，您的个人数据将使用您的提名表和填写好的新会员表中的信息存储在我们的中央数据库中。应您的要求以及我们根据您参与的调查定期更新此信息。由于您的奖学金或外国会员终身有效，我们将永久保留此信息（不影响您的数据保护权利，如下所述）。

作为您与我们关系的一部分，您可能会被要求支持或参与协会的一些活动，例如加入委员会、担任裁判、在活动中发言或参加会议或活动。您还将收到总裁和执行董事的研究金信函，欢迎您随时取消订阅。 

您的姓名、当选年份、获得的任何奖章或奖项、您在工作组或咨询组的报告以及您曾任职的任何委员会的实际信息都可以通过我们的网站在公共领域以及相关的报告中提供。我们单独或联合举办的会议或主要研讨会的记录也可能会公布，包括与会人员的姓名。 

我们掌握的有关您的信息存储在我们的CRM Microsoft Dynamics 365上，该CRM由Microsoft Corporation托管。要了解Microsoft如何处理您的数据，请参阅他们的隐私政策。有关更多隐私信息，请访问Microsoft的隐私信任中心.

如果您有权根据皇家学会的差旅和费用政策申请费用，我们将从您那里收集个人数据，以便我们处理付款。这将包括您的姓名、电子邮件地址和银行帐户详细信息。 

这些信息将存储在皇家学会的系统中，包括其基于云的财务系统Xledger。有关Xledger的更多信息，请访问网站.

奖学金和外国会员候选人

被选为研究金或外国会员的候选人需确认其提名，并将被告知我们打算将其个人详细信息存档。为选举过程提供给我们的个人数据将在首次提名的情况下安全保存七年（从提名的第一年起），在任何后续提名的情况下安全保存三年（从提名的第一年起）。 

作为选举过程的一部分，您的个人数据将提供给来自同一科学领域或知识领域的选定同行团体中的第三方，以供裁判使用。这些第三方将主要是皇家学会的研究员和外国会员，但也可以联系英国和欧洲经济区内外的一些非研究员。我们收到的关于您的推荐信将以电子格式保存在我们的提名系统中，保存期限为每次选举后的两年。在每次选举结束时，一套完整的硬拷贝参考资料将被转移到我们的历史档案中。在选举时，或在提名失效的情况下，您的提名也将从提名系统中删除到我们的历史档案中。我们档案中存储的个人数据将用于历史公众和研究兴趣，如果是奖学金提名，则在所有相关人员死亡之前，将无法访问这些个人数据。 

如果您成功入选奖学金，提交的关于您的信息将用作您的奖学金记录和皇家学会网站简介的基础。如果您的提名不成功，我们将保留您的提名和身份信息，如姓名、出生日期和联系方式，以便日后再进行提名，但有关您的所有其他个人信息将被删除。

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拨款申请人和持有人

皇家学会拨款计划包括列出的所有拨款在这里.

英国皇家学会将我们的赠款管理和奖励系统Flexi Grant®用户提交的个人数据用于以下目的：

  • 处理申请、制定和管理拨款和奖励、监测、评估和报告，包括与研究评估和趋势研究相关的统计分析； 
  • 评估选定第三方的活动、研究成果以及赠款和奖励产生的影响，如独立评估师、咨询团体和职业发展组织（其中一些可能位于英国和欧洲经济区以外）； 
  • 与皇家学会的任何独立内部和外部审计有关； 
  • 处理奖励资金和支付给您的雇佣东道主组织； 
  • 以通讯、社交媒体、调查和问卷的形式联系您，了解我们的活动和事件，或帮助告知或评估这些事件、我们的申请流程、战略和政策工作。在法律要求的情况下，我们只有在征得个人的事先同意后，才通过电子邮件（或其他电子手段）向其私人地址发送直接营销通信； 
  • 一旦您的资助结束，请在我们的校友计划中保留您的详细信息。 

在评估您的申请时，我们会与非协会员工的专家组成员和独立评审员分享您的申请详情。有关更多信息，请参阅下面的“专家组成员和独立审查人”部分。 

我们可能会在我们的公共网站上，或通过公开可用的数据库或其他出版物，发布成功授予和奖项的详细信息及其输出，包括您的姓名、聘用主办机构、项目名称、奖项摘要、科学摘要、行业摘要以及您的奖项价值，其中一些可以从英国和欧洲经济区以外的地方访问。 

我们可能会联系您，请求您同意使用与您或您的拨款有关的信息来推广皇家学会的计划，例如以案例研究、博客帖子和其他类似活动的形式。

您在申请过程中选择提供的任何与性别、年龄、残疾、民族血统或国籍相关的信息将仅用于监测多样性和平等，并根据适用的法律义务保密存储。匿名报告多样性数据。 

个人数据可以由第三方提供，作为申请过程的一部分，并且可以对这些数据进行处理，以验证与拨款申请相关的详细信息。 

我们掌握的有关您的信息存储在我们的CRM Microsoft Dynamics 365上，该CRM由Microsoft Corporation托管。要了解Microsoft如何处理您的数据，请参阅他们的隐私政策。有关更多隐私信息，请访问Microsoft的隐私信任中心.

如果您有权根据皇家学会的差旅和费用政策申请费用，我们将从您那里收集个人数据，以便我们处理付款。这将包括您的姓名、电子邮件地址和银行帐户详细信息。 

这些信息将存储在皇家学会的系统中，包括其基于云的财务系统Xledger。有关Xledger的更多信息，请访问网站.

辅导计划

皇家学会辅导计划将通过SmartSurvey为注册学员和导师提交的个人数据用于以下目的：

  • 根据一般研究领域、地理位置和组织以及双方表达的兴趣，促进辅导匹配过程；
  • 联系您了解与该计划相关的活动，以检查是否可以为搭档提供额外支持，或帮助告知包括注册、策略或操作程序在内的流程评估。联系方式可以是调查、问卷调查或通过电子邮件直接沟通——只有在得到您的事先同意后，才能通过电话进行沟通；
  • 与方案评价有关的统计分析；
  • 保存您的详细信息，记录您对参与的兴趣，并监控配对记录。 

在配对过程中，我们共享潜在配对中任何一方的名称和组织，并在确认配对之前征求双方的同意。如果您不想配对，可以通知我们，我们建议您再配对一次。一旦配对成功，学员有责任在双方同意的沟通框架内推动关系的发展。我们可能会联系您，请求您同意使用与您或您在推广皇家学会辅导计划方面的经验相关的信息，例如以案例研究、博客帖子和类似活动的形式。

您的个人注册数据将自注册之日起保留至少两年，之后，如果您希望继续注册，您将被邀请重新注册为导师。这一时期结束时，配对的名字将被移交给我们的历史档案馆。我们的档案中存储的个人数据将用于历史公众和研究兴趣，并且不会根据我们的行政记录归档关闭期进行访问。

如果您在任何时候都不想再参加该计划，您可以通过电子邮件告知我们导师@royalsociety.org。请确保您告诉我们您是想退出所有辅导计划机会，还是只想在一段时间内退出。

校友

如果您之前是皇家学会授予或奖励的接收人，我们可能会不时出于以下目的联系您：

  • 评估和评估您职业生涯中的活动、研究成果和影响，以帮助我们监控和跟踪选定第三方（如独立评估师、咨询小组、，以及职业发展组织（其中一些可能位于英国和欧洲经济区以外）； 
  • 在我们的公共网站上，或通过公开可用的数据库或其他出版物（其中一些可能可以从英国和欧洲经济区以外的地方访问）发布以前的资金接收人的详细信息，包括您的姓名和头衔、雇佣组织和职业概要； 
  • 以通讯、社交媒体、调查和问卷的形式联系您，了解我们的活动和事件，或帮助告知或评估这些事件、我们的申请流程、战略和政策工作；
  • 联系您了解皇家学会的指导计划。这可能包括通过电子邮件进行沟通，邀请您通过SmartSurvey注册您的参与兴趣，或推荐潜在的注册学员。如果在您注册之前联系我们，我们将征求您的同意，并邀请您通过SmartSurvey完全注册该计划。

您没有义务在您的授权或奖励结束后与协会保持联系。根据您的数据保护权利，我们将尊重您作为校友提出的任何请求，在您的奖项结束后，从我们的校友数据库中删除您的数据，并在此后出于上述目的避免与您联系。 

合伙人和出资人

皇家学会从政府部门获得资金，包括商业、能源和工业战略部（BEIS）和国际发展部（DFID）、慈善组织和私人捐助者。我们与我们的资助者和合作伙伴（包括其他学院和学术协会）密切合作，处理申请并管理拨款和奖项。

作为我们与出资人和合作伙伴（或其代表）协议的一部分，您在申请、后续报告和财务报表中提供的个人数据将用于：

  • 报告活动、研究成果以及赠款和奖励产生的影响； 
  • 监测和评价，包括与研究评价和趋势研究有关的统计分析； 
  • 以通讯、社交媒体、调查和问卷的形式联系您，了解我们或合作伙伴/出资人的活动和事件，或帮助告知或评估这些事件、我们的申请流程、战略和政策工作。 

如果您的补助金或奖励是通过除核心BEIS补助金以外的其他来源提供的，我们将根据与合作伙伴的协议通知您资金来源和合作伙伴的报告要求。有时，一些投资者和合作伙伴可能希望直接与您联系。我们将征求您的同意，在投资者和合作伙伴能够就此联系您之前，与他们分享您的个人联系信息。您没有义务接受您不希望与之共享个人数据的资助者或合作伙伴的资助。

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奖牌和奖项提名人和获奖者

提名人

当你完成皇家学会奖项提名时，作为提名人，你会在申请表中提交你的信息，通常是被提名人的信息。你提供的任何个人数据都用于审查提名。如果提名个人被选中接受奖项，您提交的部分信息可能会在皇家学会网站和社交媒体频道上发布。在向我们提交提名人的详细信息之前，您应该获得提名人的许可。

被提名人

当您完成皇家学会奖提名时，作为提名人，您需要在申请表中提交您的信息。您提供的任何个人数据用于审核提名，如果您被选为获胜者，您提交的一些信息将在皇家学会网站和社交媒体上发布。

我们持有的有关您的信息存储在我们的CRM（Microsoft Dynamics 365）中，该CRM由Microsoft Corporation托管。要了解Microsoft如何处理您的数据，请参阅他们的隐私政策。有关更多隐私信息，请访问Microsoft的隐私信任中心.

如果您有权根据英国皇家学会的差旅和费用政策报销费用，我们将收集您的个人数据，以便我们能够处理付款。这将包括您的姓名、电子邮件地址和银行帐户详细信息。 

这些信息将存储在皇家学会的系统中，包括其基于云的财务系统Xledger。有关Xledger的更多信息，请访问网站.

小组成员和独立审查员

赠款方案

皇家学会依赖于来自世界范围内广泛学科的科学专家库的专家组成员和独立评审员的评估。这是我们就我们资助的研究提案和活动进行决策过程的一个基本组成部分。作为同行评审过程的一部分，我们会与同行评审人员分享您的申请详细信息，其中一些人可能来自英国和欧洲经济区以外的国家。 

专家组成员对申请的评估和独立审查人员进行的同行审查都是以保密的方式进行的，并且是以最大的诚信度进行的，目的是获得最高质量的观点和意见。 

关于独立审查员，极为重要的是保持提供审查的个人的机密性，以确保可以自由、坦诚地交换意见和意见，因为他们的意见只会披露给参与决策过程的人。在收到书面请求后，我们将与申请人分享未分发的评论。 

我们要求与我们合作的小组成员和独立科学专家始终保持机密性。 

政策报告

学会的政策报告和类似的产出都是独立审查的，在大多数情况下，审查人员的姓名作为报告的一部分进行公布，以提高透明度。 

我们持有的有关您的信息存储在我们的CRM（Microsoft Dynamics 365）中，该CRM由Microsoft Corporation托管。要了解Microsoft如何处理您的数据，请查看他们的隐私政策。有关更多隐私信息，请访问Microsoft的隐私信任中心.

如果您有权根据皇家学会的差旅和费用政策申请费用，我们将从您那里收集个人数据，以便我们处理付款。这将包括您的姓名、电子邮件地址和银行帐户详细信息。 

这些信息将存储在皇家学会的系统中，包括其基于云的财务系统Xledger。有关Xledger的更多信息，请访问网站.

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工作组和委员会成员

当您被邀请加入工作组、咨询组或委员会时，我们会保存您的详细信息，以便向您发送与该小组相关的会议信息。我们还将在这些会议的笔记中包括您的详细信息（通常是姓名、角色和从属关系），以及您的姓名和会议邀请中提供的联系人电子邮件地址。如果您需要参加一次以上的会议，我们会将您的银行账户详细信息存档，以便处理任何费用请求。 

加入团队的责任，以及您的信息的预期用途，将在一开始就明确。工作组、咨询组和委员会成员的姓名可包含在报告和其他书面输出中，并可在皇家学会网站上公布。 

你的职责可能涉及与类似组织合作，例如其他国家学院、学院网络和政府部门，以监督特定的工作。在这些情况下，你的详细信息可能需要与这些机构共享。

我们持有的关于您的信息存储在我们的CRM或英国青年学院的CRM中（如适用）。这两个系统都是Microsoft Dynamics 365，由Microsoft Corporation托管。要了解Microsoft如何处理您的数据，请参阅他们的隐私政策。有关更多隐私信息，请访问Microsoft的隐私信任中心. 

如果您有权根据皇家学会的差旅和费用政策申请费用，我们将从您那里收集个人数据，以便我们处理付款。这将包括您的姓名、电子邮件地址和银行帐户详细信息。 

这些信息将存储在皇家学会的系统中，包括其基于云的财务系统Xledger。有关Xledger的更多信息，请访问网站.

活动受邀者和参与者

当您参加我们的活动时，您有时会被要求通过我们的网站注册，使用SmartSurvey进行调查，使用Dynamics 365客户语音进行调查，由第三方提供商管理的平台或当前由第三方提供商Eventbrite运营的活动预订系统。如果通过第三方提供商管理的平台进行注册，则会在您注册活动之前提供详细信息。为了成功举办活动，我们可能会保留您的详细信息，以向您发送有关您正在参加的活动的信息，或在活动中提供服务。  

为了追求我们的合法利益，我们可能会处理您的个人数据，以便让您了解类似的事件和机会，请求反馈，并保持研究联系。联系信息将存储在我们的客户关系管理系统中，联系信息每两年审查一次。 

有关SmartSurvey、Dynamics 365 Customer Voice和Eventbrite如何处理您的数据的更多信息，请参阅其各自的隐私政策，可在以下位置找到：

SmartSurvey的隐私政策 

Eventbrite的隐私政策 

Dynamics 365客户语音由Microsoft Corporation托管。要了解Microsoft如何处理您的数据，请参阅他们的隐私政策。有关更多隐私信息，请访问Microsoft的隐私信任中心. 

偶尔，我们可能会代表演讲者或组织者邀请您参加活动，如果他们要求我们这样做。我们会要求演讲者或组织者确认您已获得许可，然后再就活动与您联系，我们只会出于特定活动的目的保留您的详细信息。  

有时，我们将与培训/类似组织合作提供培训。在这些情况下，可能需要分享您的详细信息，当您注册活动时，我们将明确与哪些合作伙伴合作。如果您的数据保存在欧洲经济区，或者您是欧洲经济区公民，我们将使用适当的机制或采取措施，确保这些合作伙伴按照欧盟数据保护法律或标准处理您的数据。 

合作伙伴活动

有时我们会与类似组织合作举办活动。在这些情况下，可能需要分享您的详细信息，当您注册活动时，我们将明确与哪些合作伙伴合作。如果您的数据保存在欧洲经济区，或者您是欧洲经济区公民，我们将使用适当的机制或采取措施，确保这些合作伙伴按照欧盟数据保护法律或标准处理您的数据。

摄影和拍摄

摄影和拍摄是在协会活动中进行的，也是我们活动计划的一部分，以追求我们的合法利益。  

我们的大多数现场活动都是现场直播和/或录制的。现场活动将设置标志，通知与会者何时进行摄影和/或拍摄，您有权在当天收集“禁止摄影”贴纸，表明您不希望使用您的图像。请注意，在进行一般录音的某些活动场所，观众可能仍会被摄像机捕捉到，作为人群镜头的一部分。将在混合和虚拟活动中发布通知，通知与会者何时进行拍照和/或拍摄，如果您不想使用您的图像，您有权关闭相机。   

参与我们活动和活动的个人提供的录制内容（包括照片和视频）也可能被协会用于追求我们的合法利益。 

录音可用于宣传协会的活动和活动，包括：在皇家学会的网站上，在皇家学会在第三方社交媒体网站上的账户上，在宣传材料和媒体上，在电子邮件营销和活动中，以及在关于协会工作的报告中。记录可与活动或活动网站上或活动或活动本身的宣传材料或通知上确定的合作组织共享。如果记录的内容对学会及其节目具有历史或文化意义，则可永久保存在皇家学会的档案中。  

对于18岁以下的儿童和青少年，如果儿童或青少年是照片或电影的主要拍摄对象，我们将在拍摄之前征得父母或监护人的同意。访问学校团体将被要求确认他们已经获得了该团体中儿童和青少年的父母或监护人的同意，作为访问的一部分。

扬声器

如果您是选定主题领域的专家，我们可能会联系一些个人在我们的活动中发言。我们可能会保留您的详细信息（例如您提供给我们的联系方式和银行信息），以便安排活动，支付任何商定的费用，记录您在活动中的发言，并记录您是否有兴趣在未来的活动中发言。

如果您有权根据英国皇家学会的差旅和费用政策报销费用，我们将收集您的个人数据，以便我们能够处理付款。这将包括您的姓名、电子邮件地址和银行帐户详细信息。 

这些信息将存储在皇家学会的系统中，包括其基于云的财务系统Xledger。有关Xledger的更多信息，请访问网站.

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捐助者和潜在捐助者

当我们确定并发展与捐赠者和潜在捐赠者的关系时，我们收集以下类型的信息：

  • 姓名、职务和邮政地址； 
  • 联系方式，如电子邮件地址、社交媒体链接和电话号码； 
  • 你和我们有什么联系； 
  • 为什么你决定向我们捐款； 
  • 您与我们交易的反馈； 
  • 与您与我们的沟通有关的联系方式，或者如果您正在考虑与我们建立关系

对于美国捐赠者和潜在捐赠者，我们与美国皇家学会之友（AFRS）共享上述类别的数据，以追求我们的合法利益，通过增加北美捐赠者与朋友对皇家学会的支持基础，推进皇家学会的使命。皇家学会是收集个人数据的数据控制者。有关AFRS的更多信息与AFRS的数据共享通过符合相关数据保护法规的商定流程进行管理。AFRS总部设在英国和欧洲经济区以外，向AFRS传输个人数据时有适当的保障措施。

我们收集的这些信息的多少取决于我们与您的关系类型以及我们在您与我们的关系过程中建立的信息。我们不存储被归类为“敏感”或“特殊类别”个人数据的信息，也不存储您与我们共享的任何刑事犯罪数据，除非我们有明确和有效的理由必须处理符合适用法律的特定数据，主要是因为我们得到您的明确同意，和/或您已经公开了该信息和/或我们必须处理与法律索赔相关的数据。

我们将使用您的信息：

  • 向您提供您要求的信息，例如您帮助资助的项目的报告； 
  • 邀请您参加我们认为您感兴趣的会议和活动； 
  • 管理您的联系方式，让您有机会更改偏好，修改错误并更新数据； 
  • 管理捐款，包括处理礼品援助； 
  • 记录您与我们的关系，包括您的反馈； 
  • 确保我们知道您希望如何联系； 
  • 标记数据记录，例如，如果您选择退出任何特定的数据处理，或者如果您有特殊要求。 

如果您决定捐款，我们将使用第三方处理器RSM 2000 Ltd.来安全处理您的银行、信用卡或借记卡详细信息。有关RSM 2000如何处理数据的更多信息，请参阅他们的隐私政策（PDF）.

如果您决定从美国捐款，我们将使用第三方处理器PayPal安全处理您的银行、信用卡或借记卡详细信息。更多信息有关PayPal如何处理您的数据的信息，请参阅其隐私政策。如果您决定通过支票从美国捐款，我们将使用第三方处理公司Chapel&York Limited安全处理您的支票。更多信息有关Chapel&York如何处理您的数据的信息，请参阅其隐私政策.

为捐助者和潜在捐助者定制通信

我们使用研究和筛选技术，以便有效地与捐赠者沟通。这有助于我们了解捐助方支持协会工作的动机，也意味着我们可以与捐助方和潜在捐助方讨论他们可能愿意支持和提供的项目和礼物大小。 

在进行这项研究时，我们可能会分析与您相关的地理、人口统计、学术或专业信息，以便更好地了解您的偏好以及您对协会工作的可能兴趣或与协会的联系。在进行这一工作时，我们可以使用第三方提供的其他信息。此类信息是使用英国公司协会网站上的上市董事或公司股东信息等信誉良好的来源提供的关于您的公开数据编制的，或您选择公开的信息，如您工作的组织或与您有公开联系的组织的公司/机构网站上的信息，或您在媒体上发表评论的信息。 

我们还可以使用这些和其他来源（如主流新闻和媒体）的公开信息来收集有关潜在捐赠者的信息，以检测和降低欺诈/信贷风险，并出于“尽职调查”目的来维护我们的声誉。 

如果有税务或银行查询，我们需要在捐赠者最后一份礼物的财政年度后七年内保存财务交易的详细信息。在我们与您保持持续关系期间，您的所有其他信息将被保留。 

我们持有的有关您的信息存储在我们的CRM（Microsoft Dynamics 365）中，该CRM由Microsoft Corporation托管。要了解Microsoft如何处理您的数据，请参阅他们的隐私政策。有关更多隐私信息，请访问Microsoft的隐私信任中心.

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我们网站和博客用户的访问者

当有人访问我们的网站时，我们使用第三方服务Google Analytics来收集标准的互联网日志信息和访客行为模式的详细信息。我们这样做是为了找出RS网站各个部分的访问者数量等信息。此信息的处理方式不会识别个人身份。我们不会，也不允许谷歌试图找出访问我们网站的人的身份。如果我们确实想通过我们的网站收集个人数据，我们将对此保持透明。我们将在收集个人数据时明确表示，并解释我们打算如何处理这些数据

在收集营销Cookie的地方，我们使用这些Cookie进行广告个性化。我们还使用许多其他第三方分析服务来评估人们如何使用我们的网站，以便我们可以对网站进行改进。同样，这些并不能识别访问者的个人身份，其中包括Hotjar。在我们的博客上，我们有时会使用第三方数据处理器代表我们并按照我们的指示显示和处理您使用所选用户名所做的评论。

您可以通过单击页面左下角的“C”图标，使用网站上弹出的cookie同意，随时根据收集的cookies类型调整您的首选项。

您有权随时反对此跟踪，也可以通过安装跟踪阻止程序或在每次浏览会话结束时清除Cookie来保护您的隐私。 

我们使用Hotjar是为了更好地了解用户的需求，并优化此服务和体验。Hotjar是一项技术服务，可以帮助我们更好地了解用户的体验（例如，他们在哪些页面上花费了多少时间，他们选择单击哪些链接，用户喜欢什么和不喜欢什么，等等），这使我们能够根据用户反馈建立和维护我们的服务。Hotjar使用cookie和其他技术收集用户行为及其设备的数据。这包括设备的IP地址（在会话期间处理并以非标识形式存储）、设备屏幕大小、设备类型（唯一设备标识符）、浏览器信息、地理位置（仅限国家/地区）以及用于显示我们网站的首选语言。Hotjar代表我们将这些信息存储在一个假名用户配置文件中。合同禁止Hotjar代表我们出售任何收集的数据。有关更多详细信息，请参阅Hotjar支持站点的“关于Hotjar'”部分。

在上查找更多信息谷歌分析收集和使用的分析数据和谷歌如何使用来自使用其服务的网站的信息.

我们保存分析数据的期限为：自您上次访问之日起，谷歌分析最多26个月，在我们网站的新访问时重置；Hotjar最多12个月。

为了保护用户提交到royalsociety.org上的表单，我们在表单上实现了不可见的reCAPTCHA。请注意，隐形reCAPTCHA的使用受制于谷歌隐私政策和使用条款.

阅读更多关于皇家学会使用饼干.

社交媒体联系人

我们使用作为数据处理器的第三方提供商Sprout Social来管理我们的推特互动，以及一些Facebook、Instagram和LinkedIn互动。如果您通过社交媒体向我们发送私人或直接消息，则消息将由我们自己存储，如果是通过推特，则由Sprout social代表我们存储。它不会与任何其他组织共享。

请参阅https://sproutsocial.com/privacy-policy（https://strooksocial.com/隐私政策）/有关他们如何处理您的数据的更多信息。 

调查和竞赛

我们使用名为SmartSurvey的在线服务处理您提交给我们的反馈、竞赛、活动订阅和调查信息。我们还使用Dynamics 365客户语音进行一些调查。参与是自愿的，您可以选择是否披露所要求的任何信息。  

所需信息可能包括联系信息（如姓名和递送地址）和人口统计信息。如果您是竞赛获胜者，我们将使用您的联系信息通知您并颁发奖品。我们匿名收集反馈和多样性监测。除您的IP地址外，我们不存储任何个人标识符，以监控我们的系统完整性，并且在报告中不使用您的IP位址。我们的调查信息还将用于监控或改进我们网站或任何其他产品或服务的功能。您的数据将保留两年，并将尽早删除。  

SmartSurvey代表我们充当数据处理者，不会共享您提交给我们的任何信息。有关SmartSurveys如何处理您的数据的更多信息，请参阅SmartSurvey的隐私政策.  

Dynamics 365客户语音由Microsoft Corporation托管。要了解Microsoft如何处理您的数据，请参阅他们的隐私政策。有关更多隐私信息，请访问Microsoft的隐私信任中心. 

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电子邮件订户

我们使用ClickDimensions作为数据处理器来交付电子邮件营销活动。我们依赖您的同意来处理您为营销目的向我们提供的个人数据，当您通过我们的网站或在我们的活动中注册我们的通讯时，我们可能会请求您的同意。如果您在任何时候想要撤回您的同意，您可以单击电子邮件上的退订链接，或者通过单击电子邮件底部的“更新您的详细信息”更改您的首选项。 

如果我们认为您会对我们的活动感兴趣，并认为为了我们的合法利益有必要，我们也可以向您的专业电子邮件地址发送电子邮件来交流我们的活动。 

我们使用ClickDimensions技术收集有关电子邮件打开和点击的统计数据，以帮助我们监控和改进电子邮件营销。 

有关ClickDimensions的更多信息，请参阅单击Dimensions的隐私声明. 

我们持有的关于您的信息存储在我们的CRM或英国青年学院的CRM中（如适用）。这两个系统都是Microsoft Dynamics 365，由Microsoft Corporation托管。要了解Microsoft如何处理您的数据，请参阅他们的隐私政策。有关更多隐私信息，请访问Microsoft的隐私信任中心. 

作者和期刊联系人

根据您与我们的关系，我们可能会按以下方式处理您的个人数据：

  • 向您或您的雇主、大学或机构提供我们的产品、内容和服务； 
  • 回应您的请求和询问； 
  • 邀请您进行同行评审并管理同行评审流程； 
  • 发布您的姓名、机构、国家，有时您的电子邮件地址和ORCID iD以及您的作品； 
  • 在您同意的情况下安排新闻发布； 
  • 管理我们与期刊编辑委员会成员的关系； 
  • 处理您的付款，例如文章处理费、页面费、订阅费或您选择从我们购买的任何产品或服务的付款； 
  • 处理向您支付的款项，包括但不限于退款或报销，或向您支付向我们提供的服务费用； 
  • 要求您参与调查或其他有助于了解我们产品和服务发展的举措； 
  • 让您随时了解我们的产品和服务、最新内容和行业新闻，您选择了此类通信或是现有客户/客户。如果您告诉我们您的研究兴趣，我们可以使用此信息根据您的兴趣定制更新； 
  • 提供对我们网站受限部分的访问。 

出版营销活动

如果我们获得了您的同意，我们会不时向您发送电子邮件更新我们的活动，包括但不限于在线内容、行业新闻和发展、活动、竞赛和调查。如果您提供了有关您的纪律兴趣的信息，或者购买或使用了我们的产品和/或服务，我们可能会使用这些信息为您定制我们电子邮件的内容。如果您是以前购买过或询问过内容或服务的现有客户，我们会出于合法利益偶尔向您发送有关相同或类似内容和服务的电子邮件。您可以随时撤回同意或选择退出营销电子邮件。我们发送给您的任何营销电子邮件都会在电子邮件末尾包含一个退订链接。如果您撤回同意或选择不接收，我们不会向您发送营销电子邮件。

如果您想停止接收我们的营销电子邮件，可以通过以下方式告知我们：

  • 在您收到的任何营销电子邮件中单击“取消订阅”链接；或
  • 发送电子邮件至publishing@royalsociety.org（请确保您告诉我们您是否想退出所有电子邮件营销通信或只是一个特定的更新）。  

有时我们会通过邮寄方式向您发送营销信息，我们认为这对您作为客户来说是有益的。我们将确保此类营销是非侵入性的，并根据我们的合法利益在需要时进行

第三方服务

我们绝不向他人出售、交易或出租您的个人数据。然而，我们可能会与第三方共享您的个人数据，这些第三方根据我们的指示为我们提供服务并代表我们处理数据（称为“数据处理器”）。这些数据处理者只能在必要时使用您的个人数据来提供相关服务，并受与我们签订的限制其使用您个人数据的合同的约束。根据您与我们的关系以及您对我们网站的使用情况，您的个人数据可能会披露给向我们提供以下类型服务的第三方数据处理器：

  • 文章索引服务； 
  • 归档物品的创建、管理和保存； 
  • 允许研究人员跟踪、验证和展示他们的同行评审和编辑贡献； 
  • 稿件提交流程、作者和审稿人数据库的管理以及提高基于姓名的文章库搜索的准确性； 
  • 在线托管合作伙伴提供您个人数据的安全存储和传输； 
  • 数据库软件提供商，用于管理和跟踪您的个人数据； 
  • 用于身份验证的唯一标识符的提供者，例如ORCID ID；  
  • 代表我们就我们的产品和服务发送通信的营销服务； 
  • 支付解决方案提供商，用于安全处理您向我们支付的款项； 
  • 协助我们网站开发和管理的技术合作伙伴； 
  • 为实现我们的产品和服务的认购代理、履行和邮政供应商； 
  • 作为数据处理者的营销顾问，在我们的指导下开展某些邮寄活动；  
  • 代表我们进行研究的调查和研究供应商；或
  • 代表我们履行各种职能的期刊编辑委员会成员。 

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图书馆用户

皇家学会要求图书馆的所有用户向我们提供他们的姓名、地址和联系方式，并在注册时出示有效的照片ID和地址证明。本表中提供的个人信息将由皇家学会图书馆处理，仅用于行政目的。这包括：

  • 监控我们藏品的使用情况，防止其受损或被盗。我们还利用这些信息确保我们能够为用户提供高效的服务；和
  • 根据内部管理层或外部资助者的要求，使用汇总数据提供有关我们藏品使用情况的一般统计数据。

未经事先许可，任何读者都不会被单独识别，信息也不会传递给任何第三方。 

您的个人数据将自您最近访问或联系皇家学会图书馆之日起保留至少两年，之后将从我们的内部系统中删除，并销毁所有文书工作。根据我们的保留政策，一旦您的数据被删除，您需要在下次访问图书馆时重新注册为读者。

求职者、现任和前任员工

如果您向我们申请工作，除非另有说明，否则皇家学会是您在申请过程中提供的个人数据的控制者。如果您对流程或我们如何处理您的信息有任何疑问，请联系我们humanresources@royalsociety.org. 

我们如何处理您提供给我们的信息

您在招聘过程中提供的所有信息仅用于申请进展，或在必要时用于满足法律或监管要求。

我们不会出于营销目的与任何第三方分享您在招聘过程中提供的任何信息。您提供的信息将由我们和/或我们的数据处理器安全保存，无论信息是电子格式还是物理格式。

我们将使用您提供给我们的详细联系信息与您联系，以处理您的申请。我们将使用您提供的其他信息来评估您是否适合您申请的职位。有时，我们可能会使用您提供的详细信息来建议您是否适合在协会中担任其他角色。

我们收集的信息不会超过我们实现既定目的所需的数量，并且不会超过必要的时间。我们要求提供的信息用于评估您是否适合工作。您不必提供我们要求的内容，但如果您选择不提供，可能会影响您的应用程序

应用阶段

在申请与我们合作的职位时，我们要求您提供个人详细信息，包括姓名和联系方式。我们还将询问您以前的经验、教育背景、推荐人以及与您申请的职位相关的问题的答案。我们的招聘团队将获得所有这些信息。

您还将被要求提供平等机会信息。这不是强制性信息-如果你不提供，它不会影响你的申请。此信息不会以能够识别您身份的方式提供给我们招聘团队以外的任何员工，包括招聘经理。您提供的任何信息将仅用于生成和监测平等机会统计数据。

我们的招聘经理将面试申请列入候选人名单。如果你提供了平等机会信息，他们将不会得到这些信息。

评估

我们可能会要求您参加评估日、完成测试和/或参加面试，或两者兼而有之。信息将由您和我们生成。例如，您可以完成笔试，或者我们可以记下面试笔记。此信息由我们安全保存。

有条件要约

如果我们提供有条件的就业机会，我们将询问您的信息，以便我们进行就业前检查。您必须成功完成入职前检查，才能获得最终录取通知书。法律要求我们确认您的身份、您在英国工作的权利，寻求对您的诚信、正直和可靠性的保证符合我们的合法利益。 

因此，您需要提供：

  • 您的身份证明-您将被要求提供原始文件，我们将复制这些文件。 
  • 您的资格证明-您可能会被要求携带原始文件到我们的办公室。 
  • 我们将使用您在申请中提供的详细信息，直接联系您的推荐人以获取推荐人。 

如果我们最终报价，我们还将要求您提供以下内容：

  • 银行详细信息-处理薪资支付。 
  • 紧急联系人详细信息-这样我们就知道在您工作中遇到紧急情况时应该联系谁
  • 您的个人手机号码和电子邮件地址-出于业务连续性的原因，当您不在办公室时。 

数据处理器的使用

我们使用第三方数据处理器为我们提供招聘服务。我们与数据处理器签订了合同。这意味着，除非我们指示他们这样做，否则他们无法对您的个人数据进行任何处理。他们不会将您的个人信息与我们以外的任何组织共享。他们将安全保存您的个人资料，并在我们指示的期间内将其保留。 

如果您使用我们的在线应用程序系统，您将向为我们提供此在线服务的iCIMS提供所需信息。您可以访问iCIMS的隐私政策了解更多有关他们如何处理您的个人数据的信息。 

如果您接受我们的最终报价，您的一些人事记录将保存在内部使用的人力资源记录系统ADP上。您可以了解更多有关如何ADP在其隐私策略中处理您的数据. 

我们与多家公司合作，为我们的员工提供福利，您已经在那里签署了这些福利。您将被告知公司提供这些福利，并且在您注册时可以访问他们的隐私政策。 

为了履行我们与您的雇佣合同和/或履行法律义务，我们还需要与HMRC（出于遵守税法的目的）、苏格兰寡妇和/或Barnett Waddingham（我们的养老金提供商/管理者）、Cardinus风险管理公司（我们的健康和安全提供商）共享您的个人数据，和梅特兰医疗公司（我们的职业健康服务提供商）。 

我们将候选人信息保留多长时间

如果您成功申请，我们将在您的雇佣期间以及雇佣结束后的六年内保留您在申请过程中提供的信息，作为您员工档案的一部分。这包括您的犯罪记录申报、工作适应性、任何安全检查记录和证明。

如果您在申请过程的任何阶段都没有成功，您在此之前提供的信息以及在整个评估过程中生成的信息，例如面试笔记，将在流程结束后由我们保留最多六个月。这是为了处理候选人的任何后续查询或问题。

无论您是否成功，申请流程结束后，平等机会信息将保留六个月。

招聘决定

最终的招聘决定由招聘经理和招聘团队成员做出。申请过程中收集的所有信息都会被考虑在内。

您可以通过与我们招聘团队中的联系人交谈或发送电子邮件询问有关申请的决定humanresources@royalsociety.org.

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多样性监测

除了本政策中单独提及的具体多样性监测活动外，协会还开展了多样性监测调查，以监测多样性和平等。我们使用Dynamics 365客户语音通过可选调查收集多样性数据。这项可选调查向皇家学会现有研究员和外籍成员、奖牌和奖项提名人和获奖者、小组成员和独立评审员、工作组和委员会成员、活动受邀者和与会者、作者和期刊联系人提供。通过本调查收集的个人数据是匿名的，并存储在协会的CRM，Microsoft Dynamics 365上。多样性数据是匿名报告的，仅用于监测多样性和平等。

Dynamics 365 Customer Voice和协会的CRM Microsoft Dynamics 365.由Microsoft Corporation托管。要了解Microsoft如何处理您的数据，请参阅他们的隐私政策。有关更多隐私信息，请访问Microsoft的隐私信任中心.

数据保留

我们可能会出于合法原因保留某些记录（包括在您与我们的关系结束后），例如，为了维护我们期刊上发表的文章的记录，为了解决任何潜在的争议，并遵守监管报告义务。 

我们制定了一项数据保留政策，根据适用数据保护法规定的职责，规定了我们出于相关目的保留个人数据的不同期限。 

我们用于确定这些保留期的标准基于：

  • 各种立法要求（例如，持有交易详细信息或员工数据的义务，以符合税收或就业立法的某些要求）；  
  • 我们收集该个人数据的目的，以及我们已确定继续需要保存该个人数据以达到令人信服的合法目的的目的；和
  • 包括英国信息专员办公室（ICO）在内的监管机构发布的有关数据保留的规范或指南。  

我们不再需要保存的个人数据已被安全地处理和/或匿名，因此无法再从中识别您的身份。

处理的法律依据

我们将根据以下法律依据为本文件中确定的目的处理您的个人数据：

  • 我们的合法利益，涉及为管理皇家学会及其奖学金以及提供我们的产品、服务和信息而处理您的个人数据； 
  • 如果我们与您签订了合同，并且根据该合同我们对您的义务或为与您签订合同的准备工作需要进行处理； 
  • 必要时遵守我们的法律义务、解决争议和/或执行我们的合同协议；  
  • 处理您的详细信息可能符合公众利益，例如在我们的网站上列出研究员或奖牌和奖项获得者；和
  • 您已在知情和明确的基础上自由同意我们将您的个人数据用于特定目的。在这种情况下，您有权通过以下地址联系我们，随时撤回您的同意。 

您的权利

数据保护法赋予您以下权利：

（a） 您有权就我们持有和处理的有关您的个人数据提出“主题访问请求”（见下文“访问个人数据”一节）；

（b） 我们更正了我们持有的关于您的不准确或不完整的个人数据； 

（c） 如果我们不再需要保存或处理您的个人数据，我们会及时删除您的个人信息；

（d） 您有权反对我们对您的个人数据进行的任何自动处理（如适用），例如，如果我们进行任何自动信用评分；  

（e） 反对我们将您的个人数据用于直接营销； 

（f） 反对和/或限制我们出于非经您同意的目的使用您的个人数据，除非我们有令人信服的合法理由继续处理该数据；或

（g） 我们将个人数据传输给另一方，在该方，个人数据已在您同意的情况下收集，或正在用于与您履行合同，并且正在通过各种方式进行处理。

如果您希望行使任何权利，请通过电子邮件地址与我们联系dataprotection@royalsociety.org或邮寄至伦敦SW1Y 5AG卡尔顿豪宅露台6-9号皇家学会。请注意，我们可能需要进一步的信息或证据来验证您的身份，然后才能继续处理您的请求。

如果您认为我们保存的关于您的任何数据不完整或不准确，并使用上述联系方式通知我们，您可以使用我们网站上提供的个性化选项完成或更正此类数据。

为了开展我们的活动，我们可能会从第三方收到您的个人数据。我们将在获得个人数据后的合理期限内，但最迟在一个月内，向您提供此信息，除非提供此信息被证明是不可能的，或需要付出不相称的努力。

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访问个人数据

英国皇家学会（Royal Society）试图尽可能开放，让人们能够访问他们的个人数据。您可以通过发出“主题访问请求”来了解我们是否持有您的任何个人数据。如果我们确实持有有关您的数据，我们将：

  • 给你一个描述； 
  • 告诉你为什么我们要举行； 
  • 告诉你可以向谁披露；和
  • 根据可能适用的任何法律豁免或限制，让您以可理解的形式获得信息副本。 

如需索取我们可能持有的任何个人数据，请致函我们的数据保护团队，地址为：数据保护@royalsociety.org或在皇家学会，6-9 Carlton House Terrace，London SW1Y 5AG。如上所述，我们可能需要进一步的信息或证据来验证您的身份，然后才能继续处理您的请求，并可能要求进一步的信息以帮助我们找到您所寻求的任何特定信息。 

通常我们有一个月的时间来响应主题访问请求。然而，如果有复杂的请求，我们可能需要再过两个月作出回应；如果是这样的话，我们会在一个月内通知您，我们需要更多的时间，并提供原因。在处理任何明显无根据或过度的请求时，或者如果您在请求后要求提供更多信息副本，我们也可能会收取管理费用

投诉或查询

皇家学会的目标是在收集和使用个人数据时达到最高标准。因此，我们非常认真地对待收到的任何投诉。如果人们认为我们收集或使用信息不公平、误导或不适当，我们鼓励他们提请我们注意。我们也欢迎任何关于改进我们程序的建议。

本隐私声明的起草考虑到了简洁和清晰。它没有提供我们收集和使用个人数据的所有方面的详尽细节。然而，我们很乐意提供有关我们的数据处理实践所需的任何其他信息或解释。如有任何要求，请发送至我们的皇家学会数据保护主管，地址：伦敦SW1Y 5AG卡尔顿豪宅露台6-9号。

如果您想投诉我们处理您个人数据的方式，您也可以通过以下地址联系我们：dataprotection@royalsociety.org. 

如果您对我们处理您的数据的方式不满意，或处理上述任何请求，并且无法亲自与我们解决问题，您可以向英国数据保护监管机构（信息专员办公室）或我们在欧盟的代表DataRep提出投诉。 

信息专员办公室
威克利夫大厦
水路
威尔姆斯洛
柴郡，SK9 5AF
热线：0303 123 1113（当地价格）或++44 1625 545 745
请参见：https://ico.org.uk/癌症/

数据代表

如果您是欧盟和欧洲经济区的个人，并想向皇家学会提出问题，或以其他方式行使您对个人数据的权利，您可以通过以下方式：

  • 向DataRep发送电子邮件datarequest@datarep.com在主题行中引用“皇家学会”；
  • 在www.DataRep.com/data-request的在线网络表单上联系DataRep；或
  • 按照以下链接中文档中提供的最方便的地址将您的查询邮寄给DataRep。请注意：邮寄查询时，信件必须标记为DataRep而非皇家学会，否则我们可能无法收到您的查询。

了解如何通过我们的数据保护代表联系我们的更多详细信息（PDF）.

英国青年学院申请人

我们将向英国青年学院申请会员资格的申请人的个人详细信息存档，作为提交申请表的一部分。为申请会员资格而向我们提供的个人数据将安全保存十年（从申请的第一年起），如果是任何后续申请，则为三年（从申请年份算起）。 

作为选择过程的一部分，您的个人数据将提供给组成指定预约小组的第三方，以便审查您的申请。这些第三方将主要是来自七个合作学院的研究员、英国青年协会成员和早期职业代表，以及来自专业部门的选定代表和其他全球青年学院成员。其中一些人坐在英国和欧洲经济区之外。  

我们收到的关于您的推荐信将以电子格式保留在英国青年学院的CRM系统中，在您作为申请人的每一轮选拔后保留两年。 

您在申请过程中提供的任何有关性别、年龄、残疾、民族血统、性取向、宗教或国籍的信息将仅用于监测多样性和平等，并根据适用的法律义务保密保存。多样性数据以笔名进行报告。 

如果您成功入选会员，作为申请一部分提交的信息将用作您的会员记录和英国青年学院网站简介的基础。如果您没有成功，我们将保留您的申请表问题和身份信息，如姓名和联系方式，以便日后再次申请，但有关您的所有其他个人信息将被删除。

我们持有的有关您的信息存储在英国青年学院的CRM，Microsoft Dynamics 365，该CRM由Microsoft Corporation托管。要了解Microsoft如何处理您的数据，请参阅他们的隐私政策。有关更多隐私信息，请访问Microsoft的隐私信任中心.  

英国青年学院成员

当您被选为英国青年学院会员时，您的个人数据将使用您的申请表和填写好的新会员表中的信息存储在UKYA中央数据库中。应您的要求以及我们根据您参与的调查定期更新此信息。由于您的UKYA会员资格有效期为5年，除非另有约定，我们将在您的会员资格有效期间保留此信息，之后，我们将永久保存您的校友身份记录（不影响您的数据保护权利，如下所述）。

作为您与我们关系的一部分，您将被要求支持或参与青年学院的活动，例如参加工作计划、参与全球青年学院机会、在活动中发言以及参加会议或活动。您还将收到来自UKYA的会员信息。 

事实信息，例如您的姓名、当前工作地点和角色、您的会员期限以及您参与的报告或工作计划，可以通过UKYA网站在公共领域以及相关的报告中提供。我们单独或联合举办的会议或活动的记录也可能会被公布，包括与会人员的姓名。 

在您加入UKYA的任期结束时，UKYA成员的姓名将被转移到我们的历史档案中，以及您参与的任何工作计划和活动的详细信息。我们档案中存储的个人数据将出于历史公众和研究兴趣的目的而保存，并且根据我们的行政记录归档关闭期，这些数据将无法访问。 

我们持有的有关您的信息存储在英国青年学院的CRM，Microsoft Dynamics 365，该CRM由Microsoft Corporation托管。要了解Microsoft如何处理您的数据，请参阅他们的隐私政策。有关更多隐私信息，请访问Microsoft的隐私信任中心.

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