办公室搬迁可能会很复杂，也可能会让人难以承受，但只要有适当的规划，就可以顺利进行。以下是一些可操作的提示，可帮助您确保行动有序、及时且无压力。
制定时间表
理想情况下，你会在搬家前至少六个月制定一个时间表。虽然每次搬家都不一样，但这里有一个从你签署租赁协议开始的时间表指南。
六到九个月前
- 告诉员工办公室搬迁.
- 组建搬迁工作队并选择协调员。协调员应该是一个能够做出正确决策、保持冷静、保持组织有序的人。他们也应该受到管理层和员工的尊重。
- 决定将哪些家具和设备搬到新的地点。然后，放弃、出售或重新利用剩余的资源。
- 组建团队设计新办公室。
- 检查新办公室的基础设施和布线。
- 审查当前空间的租约并制定退役计划。
四到六个月前
- 从三位专业搬运工那里获得报价，然后选择一位你想与之合作的搬运工。
- 通知供应商和客户。
- 开始编制详细的空间规划。
两到三个月前
- 开始打包您不需要的项目和文件。
- 继续与利益相关者沟通。
- 制定移动专用设备和备份IT的计划。
- 安排断开和重新连接互联网、电话和其他实用程序。
三到四周之前
- 确认新的办公室布局。
- 与搬家团队一起完成计划。
- 开始数据备份。
- 查看新位置的建筑规则，并获取所需的出入卡。
一周前
- 要求员工收拾好自己的桌子。
- 更新您的地址。
- 查看搬迁日时间表。
制定预算
办公室搬迁预算对管理成本至关重要。预算通常包括
- 雇佣搬运工运输设备和家具
- 额外工作时间
- 租赁终止以及与维修或清洁旧空间相关的任何费用。
- 新地点的办公室装修以及与设立新办公室相关的任何其他费用。
- 宣布新地点的营销和公共关系成本。
- 员工调动计划如果你要离开通勤距离。
雇佣专业搬运工
您选择的专业搬运工对您办公室搬迁的成功至关重要。选择搬家者时，请考虑以下几点。
- 搬运工提供不同的服务，所以首先要确定您需要的服务。
- 从至少三位经验丰富的搬运工那里获得报价，他们将提供您确定的服务。
- 收集每位潜在搬家者的推荐信，并致电每位推荐人。
- 选择代表最佳价值的搬家公司，但不一定是价格最低的。
吸引员工
调动员工的积极性对于确保平稳过渡和最大限度地减少过渡过程中的中断至关重要。员工敬业度还可以确保客户满意度和良好的生产效率持续下去。
为了让员工保持参与，
- 尽快告诉他们搬家的情况，强调对他们的积极好处。
- 在整个过程中继续沟通。
- 让员工参与决策；例如，就新办公室的设计征求反馈意见。
- 调查员工，发现他们的担忧并解决他们的问题。与员工一起庆祝每个过渡里程碑。
- 如果新办公室的第一天进展不顺利，员工会感到沮丧。确保所有家具按时交付，并且技术可行。
物流管理
搬家是一个主要的物流挑战，你可以通过遵循一些指导原则来掌握。
- 与搬家公司合作管理搬家的物流。
- 创建库存列表。
- 制定跟踪、存储、维护和重新部署资产的计划。
- 尽可能利用自动化和软件。
设置新空间
新的办公空间提供了一个通过设计提高协作、生产力和可持续性的机会。请记住以下几点：
- 收集员工的意见。他们知道自己的需求。
- 创造有利于协作的空间，也为安静的个人工作创造空间。
- 记住要包括娱乐和休息时间。
- 优先考虑舒适性和人体工程学。虽然可调节的配套家具可能会贵一些，但您可以通过提高生产力和降低员工的薪酬和健康成本来获得收益。
- 投资于灵活、可移动的家具，以便快速调整布局。
- 尽可能使用自然照明。它可以减少头痛、困倦和眼睛疲劳，改善工人的情绪，并节省能源。
- 包括植物。它们吸收背景噪音，改善空气质量，减少心理压力。
- 仔细考虑你的配色方案。蓝色和绿色带来宁静，而红色可以激励人们行动。
- 允许员工个性化他们的工作区。
有效沟通
办公室搬迁需要与员工、客户和供应商保持一致的沟通。
员工
- 尽早通知员工并解决他们可能存在的任何问题。
- 使用各种渠道，包括内联网、股东大会、时事通讯和一对一。
- 保持透明，解决搬迁及其影响，例如公司重组。
- 要热情。
- 确定员工中的领导者，并确保他们尽早得到支持。
- 在整个过程中，继续清晰、直接地沟通。
- 庆祝里程碑，并在搬迁完成后举办大型派对庆祝。
客户
- 从客户的角度交流有关搬迁的积极因素。例如，离他们很近，有一个更大的陈列室供他们观看商品，或者有更好的停车场。
- 使用各种渠道进行沟通。例如，如果你正在装修一间办公室，你可以使用社交媒体更新来展示进展并建立兴奋感。
- 提供接收和回应客户反馈的方式。
- 之后，举行一个开放日来庆祝搬迁。
供应商
- 要明确并积极主动。
- 从供应商的角度传达优势，例如邻近或制造更多货物的能力，这将需要更多供应。
- 记住告诉供应商你对他们有多重视。
关键要点
办公室搬迁是一项重大任务。然而，通过仔细的组织，你可以确保行动顺利。
