部门会议的本地安排主席/委员会（LAC）应在会议召开前一年任命，应由主办学院的教员担任，并应熟悉以往部门会议的结构。
LAC将负责：
- 现场预定会议室
- 安排所需的技术（音频/视频）
- 为供应商提供空间
- 安排会议当天的现场地图和停车场
- 计划任何食品活动（在供应商的支持下）
- 制定现场附近的酒店列表
- 准备活动当天的讲义（包、文件夹、程序）
- 更新会议费用的部门领导地位
- 向MAA总部提供部门会议报告
来自MAA会议管理委员会和执行委员会
向所有州长提供以下声明：；部门主管应与部门共享此信息。2016年10月28日，MAA执行委员会批准了这些声明，并将其纳入未来MAA MathFest酒店合同中:
小组的官方立场是，它将尽一切合理努力，在尊重与会者人权和不受基于性取向、性别、种族、民族血统、信仰或肤色歧视的地方安排全国会议。美国数学协会鼓励在相互尊重和共事的气氛中自由表达和交流思想。MAA致力于为所有人营造一个友好的环境。
虽然MAA不控制第三方的行为，但MAA要求参与MAA、其部门或其特殊利益团体的所有个人对会议参与者、员工和供应商表现出专业和尊重。通过这份合同，酒店和/或会议中心向MAA表示，他们将尽其所能，根据MAA的上述政策创造一个友好的环境。
作为活动的主持人，拉丁美洲和加勒比海地区还应：
- 为注册和MAA图书销售提供支持
- 协助嘉宾演讲者
- 与部门网站管理员和新闻稿编辑共享重要信息（日期、时间、位置等）
会议结束后，LAC将向科长提交所有注册信息和资金。
有关节的问题？|发送电子邮件至MAA社区communities@maa.org
