新程序报告违规行为,如何调查这些报告,以及违规行为的后果正在制定中。其目的是建立一个可持续的合规委员会,接受处理投诉方面的培训,特别是在对举报违规者的敏感性方面。在实施新程序的细节之前,MAA将遵循当前流程:
违规行为可直接向执行董事或合规官(副总裁)报告。对于会议中的紧急问题,请前往登记区或酒店/会议中心安全办公室。
举报者保护政策
概述
MAA不会容忍对提出投诉或作证、协助或以任何方式参与调查或听证会的员工或其他个人进行任何形式的恐吓、胁迫或歧视。所有针对投诉人或其他参与者的此类行为应立即向执行董事或合规官(副总裁)报告。
报告责任
所有董事、高管、成员和员工都有责任遵守道德规范,并根据本举报政策举报违规或涉嫌违规行为。
不受反击
善意举报违反道德规范的董事、高管、成员或员工不得遭受骚扰、报复或不利的雇佣后果。对善意举报违规行为的员工进行报复的,将受到纪律处分,直至终止雇佣关系。志愿者可能会被从任命或当选的职位上除名。
本举报政策旨在鼓励并使员工和其他人在寻求协会外的解决方案之前,在MAA内提出严重关切。
报告违规行为
该准则确立了MAA的开放政策,并建议员工和会员与能够妥善解决问题的人分享他们的问题、担忧、建议或投诉。在大多数情况下,员工的主管最适合处理关注的领域。但是,如果员工不愿意与上司交谈,或者员工对上司的回应不满意,则鼓励员工与管理层中的任何人交谈,包括执行董事,他们可以轻松接近他们。主管和管理人员必须向执行董事报告涉嫌违反道德规范的行为,执行董事对调查所有举报的违规行为负有专门责任。如果执行董事涉嫌违反道德规范,应向合规官提交报告。对于涉嫌欺诈,或者当员工对向MAA管理层报告感到不满意或不舒服时,个人应联系MAA的合规官(副总裁)。
会员应向执行董事或MAA合规官报告可疑违规行为。执行董事将向MAA的合规官报告所有违反道德规范的行为、采取的行动和决议。对于会议上的紧急问题,会员应前往登记区联系MAA员工或酒店/会议中心安全办公室。
合规官
MAA的合规官负责确保所有关于违反道德规范的投诉和指控均已得到适当调查和解决,并应酌情通知执行董事和/或审计委员会。合规官可以直接接触董事会审计委员会,并至少每年向审计委员会报告合规活动。
诚信行事
任何就违反或涉嫌违反道德规范提出投诉的人都应本着诚信的原则行事,并有合理的理由相信所披露的信息表明违反了道德规范。工作人员提出的任何指控,如经证明不属实,且经证明是恶意或故意作假的,将被视为严重违纪行为,并将予以相应处理。被证明是恶意或故意虚假的成员的指控将向董事会报告,该成员可能会受到谴责并被免除MAA职责。
保密性
投诉人可以在保密的基础上提交违规行为或涉嫌违规行为,也可以匿名提交。根据进行充分调查的需要,将尽可能对违规或涉嫌违规行为的报告保密。
举报违规行为的处理
合规官将在投诉提交后的下一次董事会会议的一个月内通知发送人(如果不是匿名的话),并确认收到了举报的违规行为或可疑违规行为。将立即调查所有报告,并在调查允许的情况下采取适当行动。