IAU工作规则
更新日期：巴黎，2024年5月20日
内容：
I.行为准则
二、。国家会员资格
三、 个人和初级会员
IV、 工会决议
五、外部关系
六、 财务事项
七、。执行委员会议事规则
八、。科学会议和出版物
九、 分部的职权范围
十、委员会职权范围
十一、。特别提名委员会
十二、。IAU“合伙人”身份
简介和原理
这个法规国际天文学联合会（IAU）定义了联合会的目标和组织结构，而再见-法律具体说明工会各机构在执行章程规定方面的主要任务。工作规则旨在协助欧盟成员和理事机构以适当和有效的方式执行这些任务。以下每一节之前都有一个导言，概述了后续段落中规定的程序要实现的目标。执行委员会根据需要更新工作规则，以反映现行程序，并优化IAU为其成员提供的服务。
一、行为准则
IAU有一个行为准则，其中包括道德政策和反虐待政策，IAU相关活动的所有参与者都必须遵守。IAU赞助活动的参与者如果觉得自己可能受到歧视或骚扰，应参考IAU行为准则，了解补救程序。
二、。国家会员资格
国家会员申请规则的目的是确保拟议的国家会员充分代表一个尚未由另一个会员代表的天文界，并且这种会员资格将为相关社区带来最大利益（参见。法规§IV).
1因此，申请成为国家成员应明确说明以下基本条件：
1.答：。拟议成员所代表的天文学界的准确定义；
1.b。天文学界的现状和预期发展；
1.c。提议的国家成员代表该社区的方式；
1.天。申请是否为常任理事国、临时理事国或观察员；
1.即。潜在国家成员希望被归类的类别（参见。细则第25条);
1.表格。及时全额支付国家会员年费的过程。
2国家会员的申请应提交给秘书长，秘书长将按照章程的规定将其提交给执行委员会审查。
三、 个人和初级会员
新个人会员、初级会员和名誉会员的接纳指南由会员委员会起草并定期更新。
a.常规个人会员：研究与天文学某些分支直接相关的专业科学家有资格当选为联盟个人成员（参见。法规§V). 执行委员会每年根据国家成员的提议接纳个别成员。然而，如果正常程序不适用或不可行（参见。细则第4条). 本规则旨在确保所有入会申请均在统一基础上得到处理，所有成员均充分融入欧盟活动并为其作出贡献。
b.初级会员：完成博士研究并有望成为天文学某些分支专业研究人员的科学家有资格被选为联盟初级成员。执行委员会每年根据一名国家成员的提议接纳初级成员，并由至少两名裁判支持，裁判应评估候选人成为专业天文学家的潜力。初级会员资格是临时的，不能延长超过6年。
c.荣誉会员：对本国天文学研究发展做出重大贡献的个人，如果不是专业天文学家（见第三条a款），并且根据第三条第4款的规定不符合个人会员资格，则可以被提议成为IAU荣誉会员。
三。“专业科学家”一词通常应指在天文学或相关科学方面具有博士学位或同等经验的人，其专业活动在天文学相关工作中占有重要地位。
4.国家成员和部门主席可提名不属于专业科学家范畴但对天文学做出重大贡献的个人和初级成员，例如通过与天文学有关的教育或研究。在提出这些建议的同时，还应详细说明被视为该规则例外的动机。
5. 每年10月1日前，将邀请国家天文学委员会（NCA）或坚持组织（AO）主席（以适用者为准）和部门主席（如果没有NCA或AO）提名新的个人和初级成员。
各司司长的提案将最迟于12月15日提交总秘书，然后由总秘书传达给相关的国家成员（如有），国家成员可将相关人员添加到各自的个人成员和初级成员提案清单中。各NCA和坚持组织应审查申请并向秘书长发送其提议的个人和初级成员名单（在此情况下，连同相关裁判的评估）的截止日期为2月15日。迟交的提案将不予考虑。
6秘书长应将所有个人和初级会员的提案提交会员委员会审查，并合并成单独的清单：
6.年一份包含国家成员对个人成员的所有提案；
6.b条一份包含各部门总裁根据章程第4条为各成员提出的所有提案。
6、c一份包含全国会员对初级会员的所有提案以及相关裁判的评估；和
6.天一份包含各部门主席根据章程第4条为初级会员提出的提案以及相关裁判的评估。
7成员委员会应审查所有成员提案，并在3月31日前向秘书长提交个人和初级成员的最终名单。这些最后名单稍后将提交执行委员会批准。
8成员资格申请书应包括候选人的全名、出生日期和国籍、邮寄地址和电子地址、大学、年份、理学硕士/博士或同等学位的科目、当前的隶属关系和职业、提名的国家成员或部门、候选人希望加入的部门、，参考至少3份出版物以及可能相关的任何其他详细信息。
8.a条初级会员必须表明他们希望加入的至少一个部门，他们可以按照与个人会员相同的规则加入委员会和工作组。他们可以在任何工作组中担任任何角色，也可以在任何委员会的OC中任职，但不能担任委员会主席或副主席，专门为初级成员设立的委员会除外。关于初级建议书的详细信息，§III 8。以上适用。据了解，鉴于初级成员的预期流动性很高，他们的确认或成为正式个人成员的提议（§III 5.）可能由与第一个提议者不同的国家成员提交。
8.b条荣誉会员无需选择加入分部，也无投票权。
9本国会员应立即以书面形式将其代表的任何个人会员或初级会员的死亡通知秘书长。此外，还敦促国家成员建议删除不再活跃于天文学领域的个人成员或初级成员，包括相关成员的书面协议，并向我们更新任何成员的联系信息变更。此类提案可与新成员提案同时提交给总秘书，但鼓励全年更新现有成员。
10常设会员委员会代表执行委员会就个人会员、初级会员和名誉会员的入会事宜提供咨询意见(条例13f。).
10.年在大会召开前三个月，会员委员会应编制一份名单，其中至少有10名接受在当选后的下一个三年期担任委员会成员的工会个人会员，包括一名主席候选人。总秘书应将该名单转发给国家成员，并邀请他们在大会召开前一个月的最后期限内提名其他候选人。会员委员会应核实产生的名单符合第13条法规的规定以及科学、地理和性别平衡的一般原则。议员通常不得连任两届以上，每次选举中最好更换大约一半的议员。会员委员会主席应在大会开始时向全国会员提交提名名单以及委员会关于上一个三年期的报告，以便在闭幕会议上进行最后选举。
11在大会召开前一年的10月1日之前，将邀请国家会员提交荣誉会员候选人。每个NM每三年最多只能有一名荣誉会员候选人。候选人应随附候选人简历以及证明候选人资格的书面动机。
12秘书长应保存所有国家会员、个人会员和初级会员的最新名单，并以电子形式提供给会员。总秘书应制定分发这些名单的程序，以适当保护会员名录，防止无意或不当使用。
四、 工会决议
传统上，欧盟关于具有普遍和重要意义的科学和组织事项的决定和建议都在欧盟决议中表达。为了使这些决议在国际社会中具有适当的份量，它们应该处理对国际社会有重大影响的天文问题，或者处理对整个国际天文学界具有重大意义的国际政策问题。
只有在欧盟相关机构充分准备后，欧盟才能通过决议。拟议的决议案文应在大会开始之前基本完成，以便个人、初级和国家会员有时间在大会讨论和辩论之前对其进行研究。为此，设计了以下程序：
13拟由欧盟通过的决议提案可由国家成员、执行委员会、司、委员会或工作组提交。个人不得提交决议。如果工作组或委员会提交决议，则必须首先得到所有相关部门的批准（遵循IAU决议指南文件). 提案应涉及上述性质的具体问题，确定要实现的目标，并描述官员、执行委员会或部门为实现这些目标而要采取的行动。
14按照《工会章程》第14条的规定，提议由工会投票表决的决议分为三类：
14.a款。对欧盟预算有影响的决议（条例14a）；或
14.b款。影响欧盟行政管理但不涉及财务问题的决议（条例14b）。
14.约。主要是科学性质的决议（《规约》第十四条）。
决议提案应提交如下IAU决议指南文件也可从IAU秘书处获取。可以用英语或法语提交。提交后（经适当批准），并经决议委员会审查，每个拟议决议都会发布在欧盟网站上。当批准的决议发布时，将提供其他语言的翻译。
15.对欧盟预算有影响的决议必须至少在大会前九个月提交总秘书，以便在即将到来的三年期预算中予以考虑。所有其他决议必须在大会开始前六个月提交总秘书（细则7c和7d）。在特殊情况下，执行委员会可决定接受迟交的提案。
16在提交大会表决之前，拟议决议将由执行委员会、各司司长和由执行委员会提名的决议委员会审查。决议委员会由欧盟至少三名成员组成，其中一名应为执行委员会成员，另一名应是前三年的留任成员。该委员会由大会在最后一届会议上任命，任期至下届大会结束。
17决议委员会将在提交后立即审查所有拟议决议的内容、措辞和影响。特别是，它将解决以下几点：
i、。主题是否适合IAU决议；
ii、。正确明确的措辞；
（三）。与之前IAU决议的一致性。
如果决议委员会发现决议文本存在重大问题，但无法自行撤回或修改其实质内容，则可将决议发回提案人进行修订或撤回。决议委员会向执行委员会建议拟议决议的主题是主要是政策问题还是主要是科学问题。决议委员会还将向执行委员会通报任何与拟议决议实质内容相关的问题。
18执行委员会将审查所有拟议决议的实质内容和影响。拟议决议应在最后一届会议之前在《大会报》上公布，并说明决议是否在大会之后开放电子投票。决议委员会将在大会全体会议上提出提案，并提出自己的建议，以及执行委员会的建议（如有），以供批准或拒绝。提议该决议的机构的代表将有机会在大会面前为该决议辩护，之后将进行一般性讨论
19.对欧盟预算有影响的决议由国民成员在大会最后一次全体会议上投票通过。根据《工会章程》的规定，其他决议可由全国会员或个人和初级会员在大会后通过信函进行表决。欧盟将在大会投票前或以电子方式（法规15a.和15.b.）投票前，在欧盟网站上促进所有决议的电子讨论。
五、外部关系
与其他国际科学组织、国家和国际公共机构、媒体和公众的接触范围和重要性都在增加。为了在具有国际意义的事项上保持连贯的总体政策，需要明确授权。这部分是通过让执行委员会任命其他科学组织中的联盟代表来实现的（参见。细则第15条). 补充规则如下。
20.欧盟在其他科学组织的代表由执行委员会在与有关领域的司协商后任命。
21在其他国际组织，如联合国组织，联盟通常由执行委员会决定的总秘书或助理总秘书代表。
22欧盟强烈支持国际科学理事会（ISC）关于科学自由和普遍性的政策。
23属于整个联盟的公开声明只能由主席、总秘书或执行委员会发表。秘书长可在与相关部门协商后，任命在吸引媒体和公众注意的问题上具有特殊专业知识的联盟个别成员担任联盟特定事项的发言人。
六、 财务事项
欧盟绝大多数财政资源由国家成员提供，如法规§XII和细则第七条下述程序的目的有两个：（i）在规划和管理欧盟财务事务时，向总秘书长和执行委员会提供尽可能最佳的建议和指导，以及（ii）为国家成员提供一个机制，以便在大会期间和筹备期间继续对这些事务进行投入和监督。为此采取的程序如下：
24大会在其每届最后会议结束时任命一个由5-6名成员组成的财务委员会，包括一名主席。
24.a条在大会召开前三个月，财务委员会应编制一份至少10名接受在下一个三年期（如当选）担任委员会成员的工会个人成员的名单，包括一名主席候选人。总秘书应将该名单转发给国家成员，并邀请他们在大会召开前一个月的最后期限内提名其他候选人。财务委员会应核实产生的石板符合第13条法规的规定以及科学、地理和性别平衡的一般原则。议员通常不得连任两届以上，每次选举中最好更换大约一半的议员。财务委员会主席应在大会开始时向国家成员提交提名名单以及委员会关于上一个三年期的报告，以便在闭幕会议上进行最后选举。财务委员会的任期至下届大会结束（参见。法规§13.d。)并以以下方式与国家成员、执行委员会和总秘书合作：
24.b条预算委员会应由执行委员会任命，成员如下：总秘书、助理总秘书、一名副总裁，行政主管（HoA）为无表决权成员。通常，预算委员会将在大会第二次执行委员会会议上成立，但只要有空缺，就可以填补。预算委员会的任务在以下各小节中进行了描述。
24.c条欧盟财务管理的主要工具是大会批准的三年期预算预测，如第24.d小节所述。尽管第24.d节规定了编制年度财务报告和年度审计的要求，秘书长和行政首长在批准财务支出时，尤其是对跨越一年的项目或活动，应始终注意三年期预测的全球情况。偏离三年期预测的程序见第25.a和25.b小节。
24天每年年底后，预算委员会将在总秘书的指导下，编制一份财务报告，说明欧盟与上一届大会批准的当年预算相比的财务业绩。该报告应分析与已批准预算的任何重大偏离，并提出补偿措施，包括对执行委员会批准的具体预算项目进行合理调整，如25.a所述。财务报告应由高级职员批准，无论是在年会期间还是通过电子手段。然后，秘书长将要求由一名持有适当执照的外聘审计员对账目进行法律审计。审计员将向大会提交一份报告。总秘书向财务委员会提供财务报告和审计报告。财务委员会收到总秘书的上述报告后，将根据相应的预算和执行委员会后来的任何相关决定审查工会的账目。它向执行委员会下次会议报告其调查结果和建议。财务委员会可随时应执行委员会或总秘书的要求，或主动就工会财务事务的任何方面向总秘书和/或执行委员会提出建议。执行委员会批准后，应将财务报告连同财务委员会的意见声明一起发送给国家成员。欧盟委员会批准的下一年财务报告和更新预算摘要（见24.e）将在IAU网页上的“管理”下发布。
24.电子在大会前一年年底之前，预算委员会应在总秘书的指导下，根据需要与各办事处和其他相关利益攸关方协商后，向财务委员会提交下一个三年期的预算初稿，供其审查。根据财务委员会的意见和建议进行适当更新的预算草案，应与财务委员会的报告一起提交执行委员会批准，并按照细则7b的规定作为预算草案发送给国家成员。执行委员会批准的最终预算提案应连同财务委员会对该提案的意见声明提交给国家成员。
24.页在大会第一届会议之前，财务委员会应向执行委员会提交一份报告，其中包括审计师的报告，说明其关于前三年期间本联盟财务发展的调查结果和建议。财务委员会还应与国家成员协商，为下一个三年期财务委员会的组成编制候选人名单，最好在新成员和留任成员之间保持平衡。
24.克财务委员会的报告，连同经审计的详细账目和早先对下一个三年期拟议预算的评论，将为财务委员会的讨论提供适当的基础，从而向大会提出关于核准前三年期账目和下一个三年期预算的建议，以及在该期间任职的新财务委员会。欧盟委员会批准的上一个三年期的账目摘要和下一个三年间的预算将在IAU网页的“管理”下发布。
25总秘书负责根据批准的预算管理工会的财务（参见。细则第28条).
25.a款预算委员会在总秘书的指导下，可向执行委员会提出与大会在批准预算时的意图相一致的年度预算具体变动，以供批准。此外，除经执行委员会批准外，预算委员会不得减少已批准的预算项目。通常，这些变更应在执行委员会年会期间提交给执行委员会；或者，可以通过电子方式寻求批准。在任何情况下，未经执行委员会批准，不得更改已批准的预算。
25.b条除非得到执行委员会的授权，否则总秘书长批准的费用不得超过任何相应主要预算项目的10%或某一年总预算的2%，以较大者为准。这一限制不适用于为特定目的提供外部资金的情况，例如向大会提供旅费补助金。就多年活动而言，特定主要预算项目的三年期总额将作为上述准则的基础。
25.c段除非在批准的预算中明确指出，否则超过50000欧元或履行期限超过3年的合同承诺需要获得工会主席的额外批准。
26行政主管（HoA）负责巴黎欧盟秘书处的日常管理。
26.a条HoA根据批准的项目、活动或运营管理付款和发票，控制付款不超过相关预算线（根据§25.b中的指南），并将其提交给总秘书批准。总秘书将及时审查发票，并要求进一步澄清或毫不拖延地予以批准。如果对任何具体付款存在合法争议，总秘书或HoA应向预算委员会寻求建议和解决方案；如果没有达成决议，则将此事上报执行委员会。
总秘书应提前通知预算委员会他/她失去联系的任何延长期。如果总秘书长长时间无法批准付款，他/她应将此期间的权力授予助理总秘书。GS发生不可抗力时，授权自动授予AGS。
26.b条HoA负责将任何财务交易的数据输入正在使用的会计软件，并通过确保遵守现行会计规则，使IAU的会计保持最新。HoA协助准备年度审计所需的文件。
26.c条HoA负责财务会计、国家会员会费管理和GA拨款管理所用软件系统的运行。对上述系统的拟议更改必须得到HoA的批准，如有疑问，HoA可以咨询外部专家。
26.天HoA为秘书长和预算委员会编制预算草案和报告。
27国家代表在批准上一个三年期的账目时，解除了总秘书和执行委员会在该期间的责任。
七、。执行委员会议事规则
执行委员会必须对事件作出迅速反应，因此需要能够在相对较短的时间内进行讨论并作出决定，而无需亲自开会。根据要求，以下规则再见14旨在以灵活的方式促进欧共体的行动，同时赋予此类决定与实际实际会议上作出的决定相同的法律地位。
28执行委员会应每年至少亲自开会一次。在大会期间，它应与大会同时在大会地点举行会议。在其他年份，执行委员会决定其常会的日期和地点。执行委员会的会议由主席主持，如果主席不在，则由当选主席或执行委员会选出的副主席之一主持。
29执行委员会下一次定期会议的日期和地点应至少提前六个月通知其所有成员和顾问以及各司的所有主席。然后，这些人中的任何人都可以在IAU截止日期页面.
30各司卸任主席和继任主席被邀请在大会年分别出席卸任和继任执行委员会的所有非保密会议。主席将邀请各司司长出席大会前几年的执行委员会会议。部门总裁以发言权出席这些会议，但不参加任何投票。
31如果执行委员会至少有半数成员参与讨论并就某一问题进行表决，则执行委员会可以作出正式决定。决定由投票的简单多数作出。在票数均等的情况下，主席的投票决定问题。无法出席会议的成员可在会议前通过书面或电子信函与主席联系，授权另一名成员代表她/他投票或就具体问题提交有效投票。
32如果在常会之间发生需要执行委员会采取行动的事件，委员会可通过电话会议或其决定的电子或其他通信方式举行会议。在这种情况下，官员应提交对当前问题的明确描述，并规定做出反应的截止日期。如果高级职员就这一问题提出具体决定，除非在规定的截止日期前大多数成员投票反对，否则该决定应视为批准。如果通信出现延误，或者如果现有信息被认为不足以作出决定，则应根据执行委员会至少两名成员的请求，延长截止日期或将决定推迟到以后的会议。
33.IAU的官员通常应每年在IAU秘书处举行一次会议，讨论所有对工会重要的事项。应邀请执行委员会的其他成员和司主席提交项目供干事会议讨论，并应收到这些会议的简要记录。
34如果执行委员会的任何成员在执行委员会面前的事项上存在利益冲突，可能会损害他们为欧盟的最大利益行事的能力，他们应向执行委员会声明其利益冲突，并且这种冲突应由秘书处记录。执行委员会其余成员决定潜在利益冲突成员在这些问题上的适当参与程度。
八、。科学会议和出版物
会议及其程序仍然是联盟活动的主要部分。科学会议的目的是为发展和传播新思想提供论坛，会议记录是对所发生事情的书面记录。
35秘书长应在交易和IAU网站上公布联盟组织或赞助的科学会议的规则。
36一般来说，由本联盟组织或赞助的大会和其他科学会议的议事录应予以公布。为了确保及时出版IAU专题讨论会和座谈会的会议记录，授权助理总秘书监督会议记录材料的制作。工会应定期发布信息公报，随时向会员通报工会当前和未来的情况。本联盟还应出版一份更为非正式的定期通讯，以电子方式分发给其成员。执行委员会决定此类出版物的范围、格式和制作政策，同时适当考虑到及时出版新科学成果的必要性和对欧盟的财务影响。目前，出版物有印刷版和电子版。
37经执行委员会批准，应鼓励各司、委员会和工作组发布通讯或类似出版物，讨论其活动范围内的问题。
九、 分部的职权范围
这个部门是IAU的科学骨干。他们的主要责任是监测其学科领域内天文学的科学和国际发展，并确保天文学联合会以最大的远见、进取精神和科学判断解决当时最重要的问题。为了履行这一职责，IAU各部门应在创新和连续性之间保持平衡。
执行委员会在火奴鲁鲁第二十九届大会（2015年）期间修订并批准了以下职权范围，以促进这一进程，并在法规§X和细则§V.
38如中所述再见18部门的科学事务由部门指导委员会负责，由部门总裁、副总裁和秘书长领导。此外，部门指导委员会由其附属委员会的主席或代表（如果是委员会的“跨部门”地位）（见§41b）和6名由部门成员选出的较大成员组成。该司的所有重大决定都需要得到指导委员会的批准，主席和副主席负责组织委员会的工作，以便及时征求委员会成员的意见。部门秘书由部门指导委员会成员指定（见§39e），但不能担任委员会主席。指导委员会成员的联系信息应保存在该司的网站上。
除非执行委员会在个案基础上另行商定，否则一个司的院长不能担任另一个司或委员会的院长，也不能担任工作组的主席。
39工会的个人和初级会员可以自由加入或离开他们选择的部门，但必须至少属于一个部门。如果他们想改变自己的隶属关系，部门成员必须立即通知部门秘书，并通知IAU秘书处，以便成员数据库始终保持最新。
39.年。IAU秘书处定期更新该司的成员情况，并可从IAU成员数据库中导出，以便在该司内部进行沟通。或者，IAU秘书处可以帮助在分部成员之间传播信息（通过电子通讯等）。
40该司的效力在很大程度上取决于其主席和副主席对该司使命的科学地位和献身精神。执行委员会在提议大会选举新的司主席和副主席时，将在很大程度上依赖该司指导委员会的建议。为了为这些职位以及指导委员会本身的继任准备强有力的候选人名单，通常应适用以下程序：
40.a.年。候选人是根据其资格、经验和在该司所涉领域的地位从该司成员中提名和选出的。此外，指导委员会应具有适当的性别平衡和广泛的地域代表性。
40.b款。在大会召开前至少六个月，即将离任的指导委员会向该司成员提交一份主席、副主席候选人名单（其中应至少有两名愿意任职的人员的姓名），并根据第37条规定的组成，提交下任指导委员会的候选人名单。即将离任的指导委员会制定了由会员选举所需数量的候选人的程序，并在编制该名单时要求全体会员提名，或可能要求自行提名。建议的新指导委员会成员人数应超过合格职位。然后在上述办公室的所有成员之间组织投票，通常以电子方式进行。选举结果至少在大会召开前三个月向秘书长报告，供其参考。
秘书处可安排电子投票。
约40。副总统通常接替总统。即将离任的主席以顾问身份参加新的指导委员会的审议。总统通常只有一届任期。
40.天。指导委员会成员最多任期两届，除非当选为该司副主席。在这种情况下，最高服务年限为指导委员会（SC）成员的两届任期加上副总裁（VP）和总裁的一届任期。如果竞选副总裁，建议两届SC成员休一次学期假。部门总裁应鼓励所有成员中的候选人竞选SC或VP，以使申请人群体多样化，并为所有人提供领导机会。
40.即。指导委员会决定指定部门秘书的程序，该部门秘书负责维护部门网站和/或向IAU秘书处提供相关信息、部门业务记录以及通过实际会议或远程方式开展业务的其他规则。
40.页。对于新成立的分部，第39a-39c段不适用。执行委员会应就下一个三年期新司可能的主席和副主席候选人与相关前任司的指导委员会进行协商。执行委员会应选择拟提交大会选举的候选人。
41指导委员会的一项主要职责是在该司维持一个由委员会和工作组组成的内部组织，这有助于完成其任务。指导委员会应采取以下步骤及时有效地完成这项任务：
41.年。在大会召开后的第一年内，以该司在大会本身的业务会议为自然起点，指导委员会应与其委员会以及指导委员会本身进行讨论，如果委员会和工作组结构的改变能够使其在未来更好地完成任务。通常，可以创建工作组（遵循再见21和再见23)任何时候都可以进行已知、有限持续时间或探索性的新活动。如果可能来自现有工作组的经验表明，该司活动的一个主要部分需要一个较长时期（十年或更长时间）的协调机构，则可以成立一个新的委员会(法规，第22条)，以及相应的征求委员会建议书。
41.b。只要指导委员会确信成立新的部门工作组或委员会的动机充分，它就可以按照再见21或再见23独立于大会。然而，在筹备大会的过程中，指导委员会必须提交其关于委员会的延续、中止或合并的完整提案供批准工作组在相关大会召开执行委员会会议之前至少提前一个月向总秘书提交。
约41。主席和指导委员会与其他IAU部门保持经常联系，以确保任何新出现的或跨学科的问题得到适当和有效的处理。
十、委员会职权范围
The role of the佣金是指在十年或更长时间内，当相应的活动被认为具有相当重要的意义时，组织工会在其上级部门的专业子集中的工作。因此，执行委员会可根据一个或多个部门的建议，决定在出现明显处于长期持续发展中的领域时，以及欧盟可能在国际层面上促进这一发展方面发挥重要作用时，发布公开委员会提案征集（《章程》，第22条）。同样，当上级部门能够有效完成委员会的工作时，执行委员会可根据上级部门的建议终止委员会的工作。为了与欧盟的多方面活动保持一致，委员会可能有纯粹的科学领域以及更多的组织和/或跨学科领域。他们通常属于IAU的一个部门并向其报告，但可能是两个或多个部门共同的（参见细则第23条). 一个司内的委员会预计不会涵盖该司的所有科学领域，因此在一段时间内，委员会可能不会涵盖某些特定领域。
部门可能暂时没有委员会。
执行委员会在檀香山（2015年）第二十九届大会期间修订并批准了以下职权范围。如果一个部门有一个或多个委员会，则这些规定适用。
42委员会的活动由委员会4-8名成员组成的组织委员会指导，由委员会主席和副主席领导（参见。细则第22条). 除非当选为委员会副主席，否则组委会成员通常最多任期两届。在这种情况下，最高服务年限为两届组委会成员加一届副主席和一届主席。如果竞选副总裁，建议两届OC成员休一次学期假。委员会主席应鼓励来自正式会员的候选人竞选OC或VP，以使申请人群体多样化，并为所有人提供领导机会。
总统只能连任一届。希望组委会所有成员积极参与这项工作，并就委员会的所有重大行动进行咨询。组委会任命一名委员会秘书，负责与部门秘书和IAU秘书处合作保存委员会活动记录。组委会成员的联系信息应保存在IAU秘书处。
除非执行委员会在个案基础上另行商定，否则委员会主席不能担任某一司或另一委员会的主席，也不能担任工作组主席。
42.a.年。如下一节所述，委员会主席或其代表是其所属各部门指导委员会的前任成员（工作规则，第37条）。
42.b段。在与各司的关系中，委员会分为三类：
（a） 定期佣金仅隶属于一个“母公司”部门。委员会主席是其上级部门指导委员会的成员。
（b） 部门间委员会隶属于多个部门，但其中一个是“主要”部门。委员会主席是其主要部门指导委员会的成员。
（c） 跨部门委员会在同等基础上隶属于多个部门。委员会组织委员会将派遣一名代表作为其上级部门各指导委员会的前任成员。
43工会的个人和初级会员可随时加入或离开一个委员会，但不超过三个委员会（如果第四个委员会属于B或C分部，则允许加入第四个委员）。他们应立即通知相关委员会秘书处和IAU秘书处。委员会秘书应与执行机构联盟秘书处协调，随时保存委员会成员的最新名单。如果委员会隶属关系的变更意味着部门隶属关系的变化，则还必须将此变更通知相关部门秘书处和IAU秘书处，以随时更新成员数据库。
44离任的组织委员会应在大会召开前至少六个月，向委员会成员提交一份主席、副主席候选人名单（其中应至少有两名愿意任职的人的姓名），并根据以下规定的组成，提交下一届组织委员会的候选人名单细则§22a即将离任的组委会制定由会员选出所需数量的候选人的程序。，并要求全体会员提名，以准备这份名单，或可能要求自行任命。建议新的组委会成员名单应多于合格职位。然后在上述办公室的所有成员之间组织投票，通常以电子方式进行。选举结果至少在大会召开前三个月向秘书长报告，供其参考。
秘书处可安排电子投票。
44.年。副总统通常被提名接替总统。即将离任的主席以顾问身份参加新组织委员会的审议。除非当选为委员会副主席，否则组委会成员通常最多任期两届。总统通常只有一届任期。
45组织委员会应在每届大会召开前至少六个月，向上级司提交一份关于其过去三年期间活动的报告，并就委员会是否应再延续三年、是否应与一个或多个其他委员会合并、是否应停业提出建议。如果提议延续，应提出下一个三年期的活动计划，包括委员会建议在该期间维持的任何工作组的活动计划。
46组委会通过实际会议或（电子）通信来决定自己的业务规则。这些规则需要母公司部门指导委员会的批准。
十一、。特别提名委员会
47在大会开始前大约六个月，总秘书应邀请各司司长和执行委员会成员提名SNC的潜在成员，最后期限为大会召开前三个月。执行委员会应根据章程并与会员委员会协商，编制候选人名单，以便在大会最后一次商业会议上任命。SNC由总统担任主席。
十二、。IAU“合伙人”身份
IAU的“准会员”资格仅通过邀请授予非IAU成员但作为工作组、委员会或部门成员积极参与IAU工作的个人。这种状态是暂时的，必须在大会召开时重新确认。合伙人由与其合作的工作组、委员会或部门提名，并在IAU网站上被列为“合伙人”。
48IAU“合伙人”的任命必须得到下一级主席/主席/委员会的批准（有正当理由）。更准确地说：
48.年。 委员会工作组 联系必须经相关委员会主席批准；
48.b。 分部WG 联系必须由部门总裁批准；
48.公元前。 委员会合伙人必须由部门总裁批准；
48.天。 部门员工必须根据部门总裁的建议由部门指导委员会批准；
48.即。 WG协会执行委员会必须由IAU秘书长或总裁根据ECWG主席的建议批准。
49任命（或终止条款）可以随时进行。在所有情况下，必须将任命通知部门秘书（或部门秘书，如果是跨委员会或跨部门工作组）。部门秘书负责跟踪部门内的所有员工，是IAU秘书处的联系人，负责更新数据库。
50为了维持一个可靠的联营公司数据库，各部门秘书必须每三年通过通知IAU秘书处的方式明确确认联营公司。默认情况下，未在每次大会结束时再次确认的员工将在重新确认之前自动在数据库中处于“非活动”状态。
51一旦获得助理身份，助理将被视为IAU成员（平等访问信息、电子通讯、委员会或部门内部沟通、参与委员会或部门活动等），但他们不能投票。实际上，这意味着他们的电子邮件地址不包括在为IAU成员保留的投票名单中。
52通常，合伙人不应由一个以上的IAU机构（工作组、委员会等）任命，并且他们只应构成任命他们的IAU实体的一小部分。委员会等对工作组的监督，以及部门秘书的监督，应是这方面的良好保障。
53.为了明确助理和IAU之间的联系，IAU数据库中的“助理”简介将仅提及邀请机构（例如，“H司委员会34 WG天体化学助理”，而不单独隶属于“H司星际物质和本地宇宙”和“H司委员会34星际物质”默认情况下，作为某个委员会或工作组的IAU成员）。
54鉴于其作用，与IAU长期密切合作的员工可能会被相关部门的总裁推荐为执行委员会的IAU成员，并应通知总秘书（负责通知相关国家委员会）大会开始前六个月。
55根据执行委员会主席的建议，也可随时任命联营公司为执行委员会工作组（EC-WG）的成员。在这种情况下，任命由总秘书代表执行委员会批准。IAU数据库相应更新，并提及“EC-WG[工作组名称]合伙人”。EC-WG联营公司与其他IAU联营公司具有相同的地位（见第49项，将“部门秘书”替换为“总秘书”，以及第50项），但在EC-WG终止时终止。
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