13.4记录管理程序

记录管理计划由麻省理工学院图书馆研究所档案馆管理，旨在促进研究所官方记录的创建、组织、维护、保存、使用和处置的经济性和效率。这些记录包括员工创建或收到的与学院业务交易相关的所有文件、地图、照片、录音或录像、机器可读记录或其他文档材料，无论其物理形式如何。记录管理政策规定了以下内容：

1. 将不活跃的研究所记录从主要办公室存储空间或不充分的远程存储有序定期转移到研究所记录中心；
2. 有系统地销毁超过其行政有用性的非当前研究所记录；
3. 确定具有足够且持续的行政和历史价值的研究所记录，以保证其转移到研究所档案馆并保存在其中；和
4. 向行政和学术人员提供有关有效记录保存实践的帮助和建议。