IAU科学会议规则和指南

介绍
IAU会议
2.1专题讨论会
2.2焦点会议
2.3.机构会议
2.4.部门会议
2.5.区域会议
2.6.大会
IAU会议准备
3.1意向书和建议书
3.2.科学组织委员会
3.3.当地组织委员会
3.4.地点和住宿
3.5.注册费
3.6.IAU赞助会议的选择标准
3.7.IAU专题讨论会和焦点会议的选择过程
3.8IAU会议网站
3.9.IAU旅行补助
       3.9.1.IAU研讨会旅行补助金
       3.9.2.IAU大会旅行补助金
       3.9.3.IAU地区会议旅行补助金
       3.9.4.混合研讨会
       3.9.5.全在线研讨会
3.10.会后报告
3.11.IAU会议记录
共同赞助的科学会议
IAU会议提案的逐步总结

1.简介

天文学联盟科学会议（专题讨论会、重点会议、分部会议、区域会议）的计划是天文学联盟通过国际合作实现其促进天文学目标的最重要手段之一。联盟预算的很大一部分用于支持国际天文学联合会的这些科学会议。

IAU执行委员会（EC）非常重视保持高科学标准，涵盖均衡的主题范围，并为IAU会议计划提供适当的广泛国际风格。在这种情况下，IAU行为准则保护来自世界各地的合格科学家的准入，适用于IAU的任何会议[1]因此，IAU反对基于种族血统、宗教、公民身份、语言、政治或其他见解、性别、性别认同、性取向、残疾或年龄等因素与大会、专题讨论会、焦点会议、，一般而言，IAU负责或分担其科学机构的任何活动。

通常，为IAU赞助提议召开科学会议的倡议来自某一领域的一群科学家。该小组与世界各地的同事合作，起草了一份科学计划草案，并提名了科学组织委员会（SOC）的成员，该委员会将从会议开始到结束负责会议的科学方面。拟定SOC主席负责编制和及时提交最终提案。

如果你正在考虑组织一次会议，那么从阅读中包含的分步总结开始可能会很有用第5节本文档的。

IAU在财务上支持的会议包括：

每年举办9次IAU研讨会。从2026年开始，在非GA年，其中八场研讨会将在现场举行（如果组织者要求，将提供混合选项），一场研讨会将完全在线。IAU将为每次同人或混合研讨会提供20000欧元的资金支持（参见第3.9.1节和3.9.4). 如果预算允许，可能会额外提供15000欧元，以协助首次举办研讨会的国家获得组织支持。只为在线研讨会提供一些后勤支持，但不提供财务支持（参见第3.9.5条).
联合赞助会议，IAU将为每个项目提供5000欧元的资金支持。

以及在大会（GA）之间的两年内：

3次IAU区域会议IAU将为每个项目提供20000欧元的财务支持（参见第3.9.3条).

鉴于每年提出的会议数量，不幸的是，并非所有值得支持的会议提案都能获得IAU的赞助。

IAU赠款旨在部分支付与与会者出席会议相关的费用（参见第3.9条).IAU拨款不得用于组织目的。因此，预计组织者将筹集大量额外资金来支付会议费用。

IAU秘书长（GS）和IAU助理秘书长（AGS）负责在IAU科学会议的筹备和举行期间与组织者保持定期联系以及协调司司长（IAU司与会议科学领域相关，并接受了批准该提案的责任）。

[1]https://www.iau.org/static/archives/announcements/pdf/ann16007a.pdf

2.IAU会议

2.1. 专题讨论会

IAU研讨会系列是IAU的科学旗舰。

IAU专题讨论会旨在通过邀请评审、邀请论文、投稿论文和海报论文，寻求当前关键问题的答案和/或澄清新出现的概念，从而显著推动该领域的发展。因此，他们的课程应该包括复习和预习，并提供充足的时间进行讨论。

专题讨论会是围绕广泛而明确的科学主题组织的，通常持续5天。

IAU研讨会可以由IAU的个别成员、IAU工作组或IAU委员会提议。投标人还必须通过联系部门总裁获得适当“协调”部门的批准。

提交建议书的截止日期为12月1日，即拟议会议年份前两年。此外，鼓励提案人提交意向书（意向书，参见第3.1节)截止日期为9月15日。

虽然一些主题已经开发了一系列间隔3-5年的IAU专题讨论会，但并不能自动保证这些主题得到批准，因为每个提案都将根据其自身的科学价值进行评判。

在IAU大会（GA）年，IAU 9个专题讨论会中的6个将被安排为GA科学计划内的GA专题讨论会，并在GA会场举行。GA研讨会通常持续3.5天（总共15小时）。与GA无关的第三届IAU专题讨论会不应安排在GA日期之前或之后的3个月内举行，尽管在特殊情况下，EC可能会决定支持GA之后3个月的专题讨论会。

2.2. 焦点会议

焦点会议（FM）仅在IAU大会期间举行，讨论IAU成员集团感兴趣的科学主题，这些成员愿意促进新的科学领域或新兴领域，但在现有IAU委员会中没有得到很好的代表或根本没有代表。

在GA期间，FM最多持续1-2天（通常总共9小时）。根据请求的总持续时间，除了6个GA专题讨论会之外，预计每个GA还将选择大约12个FM。

通常，提出IAU GA焦点会议的倡议源自一群科学家，他们的目标是促进跨学科研究，同时保持对给定主题的明确“焦点”。该小组应与世界各地的同事合作，起草一份科学计划草案，并提名SOC成员。

提交FM建议书的截止日期为12月1日，该年的前两年通用汽车公司。

2.3. 机构会议

机构会议（IM）仅在IAU大会期间举行，并为每个IAU办公室（青年天文学家办公室、天文外联办公室、天文学促进发展办公室和天文学促进教育办公室）保留以及执行委员会级工作组（天文学促进公平和包容、黑暗和宁静天空保护、地面和空间天体物理学全球协调、初级成员和女性天文学），供全体成员听取和讨论与办公室或工作组有关的问题。

在GA期间，IM通常最多持续1-2天，总共长达7小时。

希望举行IM的每个办公室或工作组的领导应编制一份计划草案，并提名SOC成员。IM的计划应与IAU总秘书协商确定。

提交提案的截止日期为GA前一年的12月1日。

2.4. 部门会议

部门会议（DM）仅在IAU大会期间举行，旨在召集特定部门的成员参加会议，以提供该领域的广泛科学概览，并优化其委员会、工作组、，更广泛地说，是在其成员之间。重点是该司的科学活动，组织问题可以在相对简短的“商业会议”中讨论。

部门会议的正常持续时间为2天，通常在GA两周中间的星期五和星期一。预计DM的“业务会议”持续时间不会超过0.5天。

部门会议由部门总裁联合组织，各部门指导委员会作为单独的SOC（或视情况任命特别的SOC），并考虑到跨部门、跨部门或工作组活动的存在。

方案（科学和商业）由相关部门负责，各委员会和工作组的各自职责也由相关部门与成员协商确定。然而，他们的科学计划应考虑到大会的总体计划，特别是避免重复大会专题讨论会或重点会议计划中已经包括的会议或部分会议或会谈。为此，应与IAU总秘书协商，最终确定部门会议的科学计划。

最终确定部门会议计划的截止日期为GA前一年的12月1日，即专题讨论会和焦点会议提案截止日期后1年。这使得各部门能够通过考虑公认的GA会议来优化其科学计划。

2.5. 区域会议

在每个三年期内，IAU共赞助3次区域IAU会议：

亚太地区（APRIM，自1978年起），
拉丁美洲地区（LARIM，自1978年起），以及
中东非洲地区（MEARIM，自2008年以来）。

这些会议是应一个国家天文学会的邀请而举行的，该学会分别位于亚洲太平洋地区、拉丁美洲地区和中东非地区，在两次全球天文大会之间举行。除了讨论具体的科学主题外，他们的目的是促进有关地区的科学家，特别是年轻的天文学家之间的联系。因此，预计RIM的科学主题范围将比IAU专题讨论会更广，SOC也会更大，总出席人数也会更多。

关于“下一次”区域会议地点的决定是在上一次会议结束时作出的。IAU不参与决策，也不需要正式批准。然而，需要一封正式的信件，将网站的决定和下一个RIM的LOC通知IAU总秘书，并将在IAU网页上公布(https://www.iau.org/science/meetings/templates网站/). RIM的组织通常由当地组织者负责，他们应为该会议创建一个网站，其中包含参与者所需的所有信息。应采用IAU会议网站的标准模板。

2.6.大会

IAU大会每三年举行一次，为期两周，为期五天。这是全世界从事天文学所有领域工作的天文学家聚集一堂的独特机会。它包括一个吸引人的密集科学项目，包括6个专题讨论会和多达12个重点会议，以及分部日、机构会议和联盟的核心行政会议。请参见https://www.iau.org/science/meetings/general_assemblies/hosting网站/有关主办IAU GA的规则和指南。

3.IAU会议的准备工作

3.1. 意向书和建议书

潜在的会议组织者应通过发送意向书（意向书）通过IAU建议书Web服务器。

提交意向书（LoI）的截止日期为9月15日，即拟议会议年份前2年。意向书将于9月30日前在IAU网页上发布。

意向书应说明：

（a） IAU会议的类型（专题讨论会或GA年的焦点会议），以及专题讨论会的会议是亲自召开还是完全在线召开；

（b）拟定标题；标题应尽可能简明扼要地反映会议主题（不超过10个单词或70个字符，包括空格）；冗长而详细的标题吸引不了眼球，而且对于会议的宣布以及后续会议记录的封面来说都很麻烦。助理秘书长（AGS）可要求提案人修改其职务以满足此要求；

（b）未来的协调部门（提案人应先验的已联系相关IAU部门的总裁，要求该部门作为“协调部门”承担会议的协调责任）；

（c）拟议SOC主席的全名。鼓励提案人在科学依据中添加注释，列出SOC主席的性别（男性/女性/未指定）；

（d）会议拟讨论议题的简短清单（最多10个议题）；

（e）首选日期，对于同人会议或混合会议，会议地点；

（f）拟定编辑的全名和地址；网络表单中列出的第一位将被视为联系人编辑，主要负责与IAU GS/AGS和出版商的联系。联系人编辑器必须是IAU成员。

一旦意向书通过IAU建议书网络服务器提交，它将自动发送给IAU总秘书和助理总秘书，并将副本发送给选定的IAU协调部门的总裁。

收到的意向书清单将在IAU网站上发布和更新，告知潜在提案人IAU会议的其他现有提案。这是为了避免提案之间不必要的竞争，并刺激其他竞争团体之间可能的合作。

预计意向书之后通常会有完整的提案。

设计了电子申请表和程序，以确保评估提案所需的信息完整且格式统一，从而能够对提案进行客观比较。因此IAU会议提案正确填写所有条目后，必须通过IAU Web服务器以电子方式提交。

不再需要协调司的支持信，因为司司长对其司的提案进行排名（参见第3.7节). 如果联合提案涉及多个部门，则必须指定一个协调部门，并注明二级部门。

完整提案必须提交给12月1日，即拟议会议年份前两年。在此日期之后，不得接受任何其他材料。

一旦通过IAU提案Web服务器提交提案，提案将自动发送至IAU GS和AGS，并抄送IAU协调部门总裁。

3.2. 科学组织委员会

鉴于欧盟的国际性质，IAU会议从定义上来说是面向国际的。就地域和性别而言，拟议的SOC成员和拟议的关键发言人的均衡分布至关重要。SOC成员和主要演讲者中不到三分之一来自一个国家。SOC成员应以平衡的方式反映该领域的当前活动。

虽然科学是评估提案优点的关键因素，但SOC的组成也是评估中的相关参数。

SOC全面负责会议科学标准，并应确保涵盖拟议领域的主要主题。SOC在三个主要方面负责会议的科学、性别和地域平衡：

（a）科学计划的定义，包括各届会议主题的选择和分配，以及受邀评论、受邀论文、贡献论文和海报论文的选择；海报会议的组织应提供足够的时间和结构，最好留出海报作者的时间，并准备好进行简短的口头总结，或至少回答问题并参与讨论；

（b）邀请审查的主要发言人和会议主席的选择；

（c）确定最多10个初步科学计划主题，并在IAU信息公告中公布。

SOC还负责确保在任何时候和与会议相关的所有活动中严格遵守IAU行为准则，包括反虐待和道德政策；研讨会或焦点会议提案人必须在提案中提交一份遵守行为准则的书面承诺。SOC还应明确承诺及时提交会后报告，并及时向会议记录提交文件。

SOC主席负责编制和及时提交最终提案。

SOC不应超过16人，并应代表最佳的科学、性别和地理分布。通常，机构在SOC中的代表不应超过一人。SOC主席或至少一名联合主席应为IAU成员。按照惯例，但不要求其他SOC成员都是IAU成员。

SOC必须指定协调部门的一名人员作为SOC的当然成员。

应仔细权衡各部门总裁（DP）在SOC中的参与情况，因为DP本身就是选择过程的一部分，如果是SOC的一部分的话，可能不会参与与评估提案相关的讨论，以避免利益冲突。IAU副总裁（VP）可能不在SOC或LOC中。

SOC成员资格须经IAU执行委员会批准，作为批准程序的一部分。欧盟委员会接受会议后，任何SOC成员的变更都必须有正当理由，并需要IAU GS的事先批准。

3.3. 当地组织委员会

对于同人会议或混合会议，提案中确定的会议当地组织委员会（LOC）负责与会议相关的当地安排的所有方面，即：

预订和准备会议室；
为咖啡和茶歇提供现代视听设施；
为与会者安排必要的交通，并确保在合理的价格水平内提供住宿；
维持预算并确保IAU资金完全按预期使用。

其他任务包括向与会者提供预订、官方邀请和签证申请方面的帮助，以及提供或提供关于获得负担得起的可靠儿童保育服务的建议。此外，LOC应酌情准备和安排社交活动。

所有GA研讨会和FM的本地组织都由GA LOC负责。完全在线会议不需要LOC。

3.4. 地点和住宿

提议的同人会议或混合会议地点应合理方便且价格合理。会场应配备现代化的视听设施，并确保在整个会议期间展示所有海报。

为了使世界各国感兴趣和合格的同事能够参加会议，应提供负担得起的住宿，并应努力争取额外的资金赞助，以使与会者的费用保持合理。获得附近负担得起的儿童保育非常重要，在向与会者分发IAU赠款时，应考虑到对此类服务的支持需求。

3.5. 注册费

必须努力使所有人都能负担得起会议注册费。这种努力应包括使用低成本的会议设施和寻求当地赞助。投标人应仔细说明注册费将涵盖哪些服务。

IAU同人或混合研讨会（大会以外）目前的注册费上限为350欧元或同等金额。注册费必须包括诉讼费用，即12英镑加上电子版的税款（如适用）（如果是批量订购）；希望同时拥有电子版和精装本的参与者的注册费应包括83英镑的诉讼费用（请注意，这些费用是2023年举行的专题讨论会的费用。对于未来年份，请联系IAU确认）。会议组织者将通过IAU网站上的表格指出哪些与会者也希望收到印刷本.投标人应根据相关汇率进行相应预算。

对于完全在线的IAU专题讨论会，根据参与者的人数，可能会收取注册费以支付电子诉讼的费用。

作为IAU GA的一部分举行的IAU专题讨论会的参与者需要支付该GA的全部注册费，无论他们停留的时间长短。

对于GA参与者，12英镑的费用仍然适用，参与者可以选择希望立即访问电子版会议记录的研讨会或FM。

3.6. IAU赞助会议的选择标准

每个IAU会议提案的科学价值以及下列其他标准将由提交提案的IAU协调司的司司长（DP）进行评估。本次评估将考虑相关IAU部门指导委员会、IAU委员会和/或IAU工作组的意见和建议。随后，国际天文学联合会副主席（VP）和国际天文学联合会助理秘书长（AGS）将考虑DP排名，以制定一份研讨会和焦点会议的拟议名单，该名单将考虑科学、地理和性别平衡以及其他列出的标准。国际天文学联合会执行委员会（EC）将讨论并批准最终名单。

潜在提案人应遵守以下获得IAU赞助的指南：

（a） IAU会议应该有一个明确的、与科学相关的主题，应该安排在该领域取得重大进展的有利时机，并且应该引起年轻研究人员和高级专家的兴趣；

（b）虽然天文学联盟涵盖天文学的所有领域，但拟议的天文学联盟会议计划应保持广泛和平衡的范围，并以适当的间隔涵盖主要活动领域；

（c）拟议的IAU会议的科学方案应该很好地平衡，正如拟议的方案草案和主要发言者名单草案所反映的那样；

（d）至关重要的是，无论是组织者还是东道国当局，都不得基于性别、种族、肤色、国籍、宗教或政治派别对所有真正的科学家充分参与国际天文学联合会会议的组织和进行施加任何限制。IAU会议提案的批准需要明确保证这一原则得到尊重。将严格遵守IAU行为准则，并且必须在提案获得EC最终批准之前得到明确确认。提案中应概述为确保这一点而采取的措施；需要SOC和LOC主席的签名；

（e）应结合非GA IAU会议组织教育活动，如学校和教师研讨会或著名科学家的公开演讲。通过利用众多国内外科学家的参与，可以为主办国的大学和高中教育工作者组织为期1天或2天的活动。虽然拟议会议的科学质量仍然是IAU赞助的首要选择标准，但良好的平行教育计划将增加提案的整体价值。刺激和改进科学教学，特别是天文学教学，变得越来越迫切，鼓励与国际天文学联合会科学会议相关的上述类型的平行教育活动。

使用上述（a）至（e）标准对提案进行评级，并考虑以下因素：

科学相关性，
类似研讨会之间的适当间隔，
节目和特邀演讲人，
SOC的国际和性别平衡，
平行的青年/教师活动。

3.7 IAU专题讨论会和焦点会议的选择过程

这里详细介绍了选择拟议会议的程序。

第1步：部门总裁（DP）从助理秘书长（AGS）处接收部门的所有提案，并仅对这些提案进行排名。如果他们希望在审查中包括与其部门密切相关的其他提案，他们可以查看完整的提案列表。他们可以咨询其指导委员会（SC）。每个DP向AGS提交排名以及激励其部门排名的简短评论。提交提案或在提案的SOC或LOC中的DP必须回避，并将排名委托给部门副总裁和SC。

第二步：IAU执行委员会副主席（VP）收到DP排名和评论。他们通常只阅读每个部门排名靠前（通常为1-3）的提案，并对所有提案进行集体排名。副总裁不得提交提案，也不得出现在提案的SOC或LOC中。副总裁评估的最重要标准是考虑最终选择的科学主题的平衡，以及规则和指南中列出的其他标准。不能保证每个部门都会选出一份提案，但必须每年都有代表性的科学领域选择。

第三步：每个副总裁向AGS提交一份关于座谈会和FM的建议平衡排名，以及对其建议选择的评论。AGS生成排名统计数据供讨论。然后，AGS和VP进行虚拟会面，并制作一份最终提议的研讨会和FM清单，连同评论一起发送给IAU官员。在这个阶段，仍然可以有多种选择，特别是对于边界区的提案。

步骤4：IAU全体执行委员会（EC）与DP在4月/5月EC会议上讨论了拟议名单。然后，欧盟委员会对研讨会和FM的最终名单进行投票。

在EC会议后不久，该决定，包括最终批准前应满足的条件，将传达给所有提案人，包括非选举提案的提案人。每位提案人将收到一封信，信中还将包括评估人员的总结意见。

选择后，只允许对提案进行微小修改（例如标题和日期），但需要事先获得GS的批准。

时间表：

9月15日——在拟议会议的两年前，天文学家提交了专题讨论会或FM的意向书

12月1日——在拟议会议召开的两年前，天文学家提交了专题讨论会或FM的提案

12月15日–DP收到其部门的提案（包括联合部门提案）

2月15日-民主党人向AGS提交他们的专题讨论会和FM部门排名+评论

2月22日–副总裁收到各部门的DP排名和顶级提案+评论

3月30日–副总裁向AGS提交个人排名和评论

春季EC会议——全体EC和DP讨论拟议名单，EC投票批准最终名单。

在4月/5月EC会议后的2周内，AGS将评选结果告知所有申请人，并提供一份简要报告，对根据评选标准评估的提案进行评论，并准备一份选定专题讨论会和焦点会议名单的公开公告

三.8.IAU会议网站

一旦AGS通知成功申请者拟议IAU会议的批准，SOC/LOC将为该会议创建一个网站，其中包含对参与者至关重要的所有信息。

以类似的方式，部门会议应在选择专题讨论会和重点会议后尽早建立其网站（最迟在GA前一年7月1日)，并在适当的时候进行更新。这些网站可从IAU网站上相应的部门页面访问。

A标准IAU会议网站模板可用。提案主席必须同意使用IAU标准模板。

三.9.IAU旅行补助金

IAU希望支持只有有限支持手段的合格科学家，例如来自经济地位较低国家的同事和年轻科学家。IAU赠款应作为种子资金，以确保选定受益人（包括有幼儿的参与者）的参与，而不是为那些已经得到保证的同事带来安慰。

IAU拨款不得用于组织目的。具体来说，它不能用于支付受邀演讲者的旅费、当地费用或免除注册费，除非例外可以逐一考虑的情况。它也不能用于支持SOC或LOC成员。因此，预计组织者将筹集更多资金。

关于向个别参与者分配IAU赠款的提议，预计将有合理的性别和地域分配。通常，分配给来自单个国家的与会者的IAU赠款资金不应超过五分之一。

在这些通用指南中，如何制定IAU拨款分配提案，并将会议的整体科学标准作为首要标准，这取决于SOC的判断。

通常，LOC将以会议的名义开立一个银行账户（或使用其学院或大学的银行账户，前提是没有过多的管理费用），IAU秘书处将把分配的IAU赠款资金转移到该账户。

个人IAU补助金将由LOC主席在接收人到达并在会议上登记后支付给他们。收件人必须签署收据，所有收据必须在会议结束后发送给IAU秘书处。除非GS另有书面同意，否则必须对IAU的所有资金进行核算，任何未用资金必须退还给IAU。

3.9.1. IAU研讨会旅行补助金

IAU研讨会的参与者可以使用IAU拨款申请表可在各专题讨论会网站上查阅。申请截止日期在研讨会网页中指定。

SOC主席将使用IAU拨款分配提案并发送给AGS，研讨会日期前至少3个月，为确保及时评估拟议名单和可能的修订，向赠款受益人发出通知（AGS将通过电子邮件向赠款接收人发送个人通知信，并将副本发送给SOC主席和IAU秘书处），并完成签证手续。

如果需要，SOC或LOC主席应提供正式邀请函。

SOC和AGS在授予拨款方面的任何分歧应提交IAU GS，其决定为最终决定。

3.9.2. IAU大会旅行补助金

目前，GA的参与者由他们自己的资源或IAU为专题讨论会、焦点会议和部门会议提供的拨款提供支持。

IAU GA会议旅费补助金旨在部分支付参与者在选定会议期间出席会议的相关费用，包括必要时对儿童保育的支持。预计受赠人还将参加GA期间的其他会议。财务支持请求由IAU的一名成员使用特定GA IAU拨款申请表由GA SOC编制。必须完整填写申请表，包括提交摘要（如果相关）。

申请截止日期已近GA年3月1日。

IAU秘书处将编制相关申请摘要，发送给不同科学会议的SOC进行排名。IAU GS和AGS将与选定会议的组织者协商，做出最终选择，并协调分配给他们的财务支持。

3.9.3. IAU地区会议旅行补助金

IAU差旅补助金旨在部分支付参与者参加区域会议的相关费用。财务支持请求由独立IAU成员使用IAU拨款申请表请访问网站。必须完整填写申请表，包括提交摘要（如果相关）。申请截止日期在区域会议网页中指定.

SOC主席将使用以下模板起草一份按照上述指南向个人参与者分配IAU拨款的提案：IAU拨款分配提案并发送给GS，日期前至少3个月区域会议，确保及时评估拟议名单和可能的修订，并完成签证手续。

IAU GS将与SOC主席协商，就分配给每个受赠人的财务支持做出最终决定。

SOC主席将通过电子邮件向赠款受益人发送个人通知函，并将副本发送给GS和IAU秘书处。

如果需要，SOC或LOC主席应提供正式邀请函。

3.9.4混合研讨会

由于使用了物理设施，混合研讨会预计需要缴纳注册费。组织者应为虚拟参与者设定较低的注册费，但不得低于个人电子诉讼副本的费用。

如果请求，IAU将提供可用的缩放许可证。

如上所述，补助金申请将通过申请资金来抵消旅费和/或注册费。组织者应根据需要，考虑参与者亲自出席和虚拟出席。如上所述，批准金额高达20000欧元（此金额不包括任何缩放许可证的费用）。如上所述，不包括对SOC和LOC成员的支持。

3.9.5全在线研讨会

从2026年开始，IAU将主办一次完全在线研讨会。如有要求，IAU将提供变焦许可证，但不会提供其他财务支持。

3.10. 会议后报告

会议结束后1个月内，IAU科学会议的SOC主席负责编制会后报告使用在线提供的标准表格。会议提案必须包含遵守此要求的书面承诺。

对于专题讨论会和焦点会议，应包括以下文件：

（i）最终科学计划、特邀审查演讲者和会议主席名单，将在IAU网站上公布；此外，报告还应列出以下数量：

女性/男性/未指定演讲者受邀演讲
接受女性/男性/未指定的受邀演讲者
女性/男性/未指定演讲者参与演讲

二会议科学要点摘要（1页，将在IAU网站上公布）；

三与会者名单，包括按国家和性别分列的与会者分布情况（以条形图的形式，包括未指明性别的一栏）；

（iv）IAU赠款接收人名单，说明收到的金额、国家和性别（男性、女性或未指明）；

（v）将在IAU网站上发布的会议执行摘要（1至2页）；

对于专题讨论会和焦点会议，应将会后报告发送给AGS。

对于区域会议，会后报告应包括上文（i）至（v）中提及的文件，以及下一地点的建议，并发送给GS。

3.11. IAU会议记录

会议及其议事程序的成功首先取决于安排尽可能最好的科学方案和选择尽可能好的发言者，同时铭记性别和地域均衡分布的必要性。

对于Symposia，会议记录发布在IAU诉讼系列IAU出版社，剑桥大学出版社（CUP）。最重要的是及时公布会议记录，即会议后6个月，作为有价值的记录供将来参考。

组合作者和编辑须知IAU专题讨论会会议记录的发布在网上。这些说明包含指向相关LaTeX模板文件的链接。

焦点会议记录将由IAU GS在GA之后的一年内编辑，并在IAU系列中发布聚焦天文学，也由CUP提供。

FM作者和编辑指南和说明为便于发表，可在网上查阅。

编辑必须最迟在GA年度结束前向GS提交其FM的完整手稿.

这个分部会议报告和机构会议将仅以电子形式发布。在GA年度结束之前，每个部门总裁和每个办公室或工作组办公室的领导应任命一名“主编”与GS联络，并确保报告包含在IAU网站上。

这个IAU区域会议记录会议后一年内，将至少以电子形式出版，并由地区出版商或地区天文出版物系列出版。SOC必须任命一名“主编”与GS联络，以便将程序适当纳入IAU网站。

对于每次IAU会议，各自的“主编”应收集作者的相应授权，以便发布会议记录。

4.联合主办的科学会议

IAU可能会决定联合主办会议，包括由其他科学联盟组织的会议。此类会议的主要组织和财务责任由主要组织者或赞助工会承担。IAU希望在SOC中派代表出席会议，并就会议记录和其他主要问题进行咨询。IAU可为每次联合主办的会议提供高达5000欧元的捐款。

5.IAU会议提案的逐步总结

提交意向书（意向书）.截止日期：9月15日，即拟议会议年份前2年。
在IAU网站上查看收到的所有意向书列表（通常在9月30日前发布）。
提交完整IAU会议提案附上所有相关文件，例如其他部门或委员会的认可函。务必在提案中明确承诺遵守IAU行为准则，使用IAU会议网站的模板，及时提交会后报告，并在专题讨论会和焦点会议上及时提交会议记录文件。专题讨论会和焦点会议的截止日期：12月1日，即拟议会议年份前2年。机构和部门会议的截止日期：GA前一年的12月1日。截止日期后，不得接受任何其他材料。
一旦AGS通知会议已获批准，SOC/LOC应使用标准创建会议网站IAU会议网站模板对于GA专题讨论会、焦点会议和部门会议，应在选择后尽早设置网站，最迟应在GA前一年7月1日.
请注意，欧盟委员会接受提案后的任何变更都需要事先获得GS的批准。
SOC主席负责起草IAU拨款分配提案使用标准模板发送给个别参与者，并酌情发送给GS/AGS进行审查和批准。应发送此提案至少提前3个月 会议日期。
对于GA专题讨论会和焦点会议，IAU拨款旨在支付与GA出席相关的部分费用。申请拨款的截止日期为大约在GA年份的3月1日。
个别IAU补助金由LOC主席支付给接收人他们到达并在会议上登记后。收件人必须签署收据.
SOC主席负责发送会后报告会议后1个月内。对于区域会议，会后报告将发送给GS，而对于专题讨论会或焦点会议，会前报告将发送到AGS。
请咨询作者和编辑指南发布IAU会议记录。
IAU会议记录将于会议后6个月.
焦点会议的编辑必须将其FM的完整手稿提交给GS最迟在GA年度结束之前.