主办IAU GA的规则和指南
每三年，国际天文学联合会（IAU）都会大会（GA）向其成员提供丰富的科学计划并开展行政业务。科学计划的进程记录在IAU天文学亮点（1968年至2012年）和交易A程序（至2015年），随后聚焦天文学针对每个IAU GA；管理业务记录在交易B程序每个GA的。
大会和主要科学活动时间表
IAU大会（GA）计划为期12天，从星期一到星期五为期两周，从上周日开始登记。全体开幕式于第一周的星期一下午或星期二下午举行；全体闭幕会议于第二周的星期四下午或星期五下午举行。具体日期可根据当地安排确定，并与IAU进行讨论。
由于GA本身的两次行政会议，科学计划通常包括六次研讨会，每次为期3天，分为四个工作日。三次研讨会安排在第一周，三次安排在第二周。在这10个工作日内还举行了一些专题会议，每次会议持续1-2天，以及9次部门会议，每次持续2天。
专题讨论会和焦点会议由IAU执行委员会（EC）根据IAU副总裁和部门总裁组成的特设评估委员会的建议进行选择。
每个专题讨论会和焦点会议都由其自己的国际科学组织委员会（SOC）组织，该委员会通过指定的代表与主办国的NOC/LOC联系。
在两周内，由杰出科学家举办的三次邀请演讲（ID）将作为全体科学会议，向所有参与者和随行嘉宾开放。
上述科学活动和相关活动对GA的所有注册参与者开放。
大会期间，举行了大量行政和商务会议。欧共体有自己的行政会议，通常分几届持续四天。欧盟委员会与国家代表、财务委员会、特别提名委员会、成员委员会、决议委员会和部门主席会面。各司、委员会和工作组都有自己的业务会议，其中一些还主持科学讨论。IAU的四个办事处也有自己的会议，也可能主办科学讨论。
所有上述活动都需要10个工作日的计划，最多可举行10次平行会议。
不歧视和包容性
IAU GA遵循IAU行为准则以及国际科学理事会，并同意其科学行为自由常设委员会就科学的不歧视和普遍性所采取的行动。正如IAU在其行动的跳板GA的地点应该欢迎我们社区的所有成员。
场地要求
最近的GA有2000-3000名参与者参加。虽然GA计划应具有足够的吸引力，以吸引整个GA计划的所有参与者，但并非所有参与者都会停留整个2周，这取决于参与者对各个单独会议的兴趣。根据过去的GA估计，约有1/3的参与者参加了两周中的一周，1/3的参与者参加了两周。
最低房间要求是（这些要求基于5+5天的会议；如果是4+4天，则需要更多房间来同时举行更多会议）：
- GA全体会议（开幕式和闭幕式以及2次商务会议）所需的一个大厅，至少可容纳3000人，外加3个晚上（ID）。
- 三个可容纳500-600人的演讲室，在研讨会和更大的焦点会议的GA的所有10个工作日内都需要。
- 四个可容纳250-400人的演讲室，在八个工作日内，用于较小的焦点会议和任何最后一分钟的会议。
- 办公室、部门、委员会和工作组的商务会议所需的10个小型演讲室，可容纳100-120人。这些也适用于上述较大的行政会议。它们需要在GA的整个期间都可用。
- 一间可容纳100人的房间，用于执行委员会与国家代表、提名委员会、财务委员会和决议委员会的商务会议。
- 两个排练室，用于使用幻灯片和数字投影仪进行演示。排练需要专家就会议室所需的所有专业视听设备提供现场协助。
- 海报会议的足够空间（作为参考2500平方米）。
- 两个大型休息室供一般使用。
- 为残疾人/特殊需求人员提供安静的空间
- 1间带Wi-Fi、投影设备和音响设备的大房间，足够容纳年轻天文学家午餐和女性天文午餐（通常为300人）。
- IAU展览空间（至少100平方米）：IAU及其4个办公室OAO/OAD/OAE/OYA-应靠近主入口，非常中央，这将是GA中的第一个图像。
IAU员工和职能部门需要以下办公空间：
- 秘书处：一个房间
- 主席：一个房间
- 当选总统：一个房间
- 秘书长：一个房间，可容纳20人
- 助理秘书长：一个房间，两张桌子
- IAU拨款分配靠近秘书处：一个房间
- 财务委员会：一个房间
- 决议委员会：一个会议室
- 四个IAU办公室：每个一个房间
- 年轻天文学家：一个房间
- 媒体：一个新闻发布室可容纳20人，一个新闻发布会室可容纳30人，另一个新闻采访室可容纳10人
- GA报纸：一间至少可容纳三人的房间及其设备。
- 所有这些办公室都需要电话和计算机网络连接，还需要秘书处和新闻室（电话、传真、复印机、打印机等）以及新闻会议室（屏幕和投影仪）。
整个GA场馆应提供无线现代宽带互联网接入。此外，秘书处和新闻办公室应提供固定以太网宽带互联网接入（20个连接）。
应优先选择能够在同一屋檐下举行整个大会的场馆。
混合动力选项
IAU的成立是为了将天文学家聚集在一起，重视面对面的大会，从而为建立联系和交换意见提供最大的机会。提供旅行补助金和儿童保育服务以协助出勤（预计东道主将提供儿童保育设施）。然而，由于各种原因，许多人无法旅行。因此，GA应该提供虚拟组件。为了降低虚拟与会者的成本，虚拟组件只能访问全体会议活动和海报。
主办方提供的服务
主办机构应至少提前1.5年创建并维护一个GA网站，为GA、电子注册、电子酒店预订和电子订购GA程序提供所有必要信息。
主持人应制作大会的节目手册和科学会议的摘要手册。这些书籍的手稿应由IAU提供，最迟应在大会召开前四周。这些书还必须以电子形式提供，以便在最后一刻进行更新和提供信息。
主持人将与IAU EC协商，准备不同类别的徽章。
到达后，所有参与者将从主持人处收到一个书包（附有姓名徽章），其中至少包含：
- 姓名徽章，
- 登记费收据，
- 计划书，
- 摘要书，
- 当地地图和其他相关信息。
主办单位在大会第一届会议的晚上为所有与会者提供欢迎招待会，与会者不承担任何费用。
主持人负责以电子或印刷形式准备、印刷和分发每日GA报纸。所有每日印刷报纸或每日数字化PDF版本（至少150 DPI）的副本必须交付给IAU秘书处两周内GA结束日期。
休息期间的咖啡和茶将包含在注册费中。
社交活动，例如闭幕晚宴、音乐会、会后游览或周六和周日的免费游览是可选的；如有必要，可以额外收费。
主办方应提供与大型国际科学会议运行相关的所有正常服务，如注册台、信息台、旅行台、酒店预订台、银行服务、急救和儿童保育选项。
相关活动
格鲁伯基金会（TGF）每年向一位有成就的天文学家颁发宇宙学奖。IAU为TGF宇宙学奖咨询委员会提供成员。在GA年，与IAU合作，在GA开幕式上颁发此奖项和一项TGF奖学金。为了进一步庆祝，TGF通常会与主持人和IAU协商，组织招待会和私人晚宴。
肖奖基金会（SPF）每年颁发天文学奖，表彰最近在学术和科学研究或应用方面取得重大突破的个人，他们的工作对人类产生了积极而深远的影响。在GA年，该奖项在GA期间与IAU协调颁发。
按照惯例，东道国利用众多高素质天文学和天体物理学专家出席大会的机会，与他们合作为公众，特别是教师组织活动。
参与者的住宿和当地交通
为了满足IAU的强烈愿望，即允许尽可能多的天文学家参加GA，而不管其母校的财务状况如何，在选择IAU GA的地点时，廉价的住宿是一个重要的考虑因素。廉价的住宿可以包括大学生宿舍，假设GA是在大学学期之外举行的。
虽然大学宿舍可能只提供单人间，但应提供大量廉价的酒店双人间（至少500-1000间），并可选择提前预订。同样，大多数房间的价格应该在中低档；很少有天文学家需要豪华的房间。
同样，附近应提供大量低成本餐厅，包括用于非正式午餐会议的快捷廉价设施。
酒店、宿舍和IAU GA场地之间的交通便利是非常理想的。
国家支持
主办国的政府机构及其天文机构必须承诺为国际天文学联合会大会的组织和运行提供足够的财政捐助和保障。此外，IAU GA将需要国家天文学界、工作人员和学生的广泛人力支持。主办IAU GA的邀请必须体现出这种国家利益，并量化将提供的支持。
大会主持人应通过一个专门的大会网站、海报和在大会召开前一年的国家和国际天文会议上的现场演示，在全国和国际上积极推动大会。
东道国的国家天文学委员会（NCA）在按时向天文学联合会缴纳年度会费方面有着良好的记录，这是国家支持的一个标志。
IAU和主机的GA费用
IAU执行委员会的代表将在GA之前的三年内每年访问东道主，现场讨论GA事宜。
在筹备GA的过程中，IAU将向主办方提供其网站和约12000名活跃成员的电子邮件分发列表，以公布GA的详细信息，以及大量天文图书馆和研究所的列表。
IAU将通过向大量参与者提供IAU旅行补助金来赞助GA的科学项目，这些补助金将根据其分配规则，根据主要科学活动的SOC的建议，分别进行分配和选择。IAU GA差旅补助金总额估计约为250000欧元。该金额不包括在主办方提供的预算中。
GA的注册费是所有参与者的固定费用，作为接受邀请的一部分，需要IAU EC的批准。目前接受的最高限额为600欧元。还可以创建特殊类别的降低费用（学生、高级或退休参与者等）。虚拟与会者的费用应大幅降低，约为当面费用的20%或更少。
主办单位的NOC/LOC负责GA的所有当地财务安排，包括会议地点的费用以及专业会议组织者（PCO）或其他人在组织和运行GA方面的任何协助。除了IAU参与成员支付的注册费所提供的收入外，受邀的与会者和陪同嘉宾，除了IAU在宣布会议时的支持（如上所述）外，IAU不为GA.的运营提供财政捐助。
NOC/LOC需要从各种赞助来源筹集大量额外资金，以将注册费保持在600欧元的可接受上限以下。
主办单位通常会组织一次展览，将展览场地出租给望远镜建造公司、航空航天公司、计算机公司、科学出版商、研究机构、主要天文台等。此次展览应为国家奥委会/地方奥委会提供收入，帮助其支付费用。在此次展会上，主办方将免费为IAU/OAD/OAO/OAE和后续GA的主办方提供足够的展览空间。
主办IAU GA的邀请必须在其投标书中包含一份全面的预算草案，以证明其财务行为良好。
主持人与IAU之间的谅解备忘录
根据收到的主办IAU大会的提案，IAU执行委员会将在提议的GA之前选择第一和第二个候选2 GA。
选择后，IAU将立即编制一份谅解备忘录，明确上述各要素的责任。如果候选主机无法满足规定的条件并在六个月内与IAU签署谅解备忘录，则将与第二个候选主机进行谈判。
GA-HOSTING意向书、附加问题和完整提案的截止日期
意向书：
一旦发出申办大会的呼吁，提议主办IAU大会的意向书应在11月1日前送达IAU总秘书处。
其他问题：
所有提案人还应在12月1日前向GS发送以下详细信息。根据所提供的信息，将在12月15日或大约15日前选出4名提案人。虽然这是提案准备的初步阶段，还有一些细节尚待确定，但一些基本事实应该已经具备。
概述
- 是什么让你的提案与众不同？
- 请说明为什么应该在您的国家组织GA，特别是IAU来到您的国家将获得什么，以及您的社区（天文学家和社会）将在主办GA中获得什么。
- 你所在的地方有什么独特的吸引力？
- 你预计会有哪些附带活动（拓展、艺术、表演、旅游）？
- 贵国过去举办过IAU GA吗？如果是，什么时候？（很明显，这个信息是可用的，但你的答案会加快进程）
物流
- 位置：GA的选定位置是什么？简要描述一下，说明它可以容纳2000-3000名与会者，并容纳上述会议和后勤办公室。
- 住宿：描述GA位置附近的可用酒店（类别、价格范围、距GA和市中心的距离）。还描述低预算住宿的可用性，特别是对初级会员和学生来说。
- 交通：描述距离机场、机场班车、火车、普通交通的距离
- 签证：列出进入您的国家需要签证的国家。强调签证可能无法发放或需要特别注意的任何情况。
- 安全：您是否设想任何需要向参与者提出具体建议的安全问题（应避免的区域、建议的着装和行为等）？
预算
- 预算和支持：您打算如何加强GA的组织？
- 哪些是预期的支持组织？（无首字母缩写）
- 请粗略列出预计预算，并说明预期收入和成本。
- 对初级学员的支持：描述您打算采取哪些措施来促进初级学员和学生的参与
完整提案：
对于受邀提交完整标书的投标人（在附加问题之后提供所有详细信息），提交投标书的截止日期为4月1日，并将其发送给GS。
上次更新：2021年9月30日
