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达格斯图尔研讨会

组织者信息

达格斯图尔研讨会和达格斯图透视研讨会

关于疫情的公告

虽然我们希望疫情已经平息,不会影响到您的研讨会,但达格斯图尔的一些情况可能仍然不同。有关我们的感染预防措施,请参阅https://www.dagstuhl.de/冠状病毒.

现在你建议由于达格斯图尔研讨会或达格斯图透视研讨会(以下简称“研讨会”)已被接受,我们的服务团队将跟踪研讨会成功筹备的所有步骤,并将在合理的情况下尽快向您索取所有必要的材料。您可以通过及时回应来支持我们的工作。

虽然大部分准备工作都由Schloss Dagstuhl的团队负责,但指导研讨会本身是组织者的责任,后续工作也是如此。

联系人:研讨会

有关组织达格斯图尔研讨会的问题,请联系:

安德烈亚斯·多尔兹曼博士

联系Dagstuhl研讨会

联系人:观点研讨会

有关组织Dagstuhl Perspectives Workshops的问题,请联系:

Marsha Kleinbauer博士

联系Dagstuhl Perspectives Workshops

建立联系人

我们服务团队的一名成员将是您在研讨会准备期间的主要联系人,并将在研讨会准备过程开始后不久通过电子邮件与您联系。

  • 此电子邮件将包含您的研讨会编号。我们恳请在您发送给我们的每封电子邮件的主题中包含此编号。您的研讨会有自己的研讨会网页,网址为https://www.dagstuhl.de/seminar_number。
  • 我们将要求您向我们发送一份简短的一页研讨会说明(也称为“激励文本”),概述研讨会期间要解决的具体目标和主题。这篇重要的文字将附在每封邀请函中,并将出现在研讨会网页上。请记住,它通常在被邀请者的接受决定中起着重要作用。Schloss Dagstuhl将在CC-BY许可证“Creative Commons Attribution 4.0 International”。请在给我们的电子邮件中提及文本的作者,同时确认您(和其他作者)同意该出版物。我们附上一个.docx模板用于研讨会说明。虽然首选使用模板,但您可以选择以任何其他常见格式发送文本。

除了行政联系人外,我们还将为您的研讨会指派一名科学人员。

对于Dagstuhl Perspectives Workshops,组织者可以延长逗留时间,以完成研讨会的Dagstull宣言(参见“撰写达格斯图尔宣言“下面)–如果您想利用这个机会,请尽快通知我们,因为我们必须在我们的中心预订房间。

邀请参与者

不早于研讨会前12个月,我们将开始邀请流程。根据预订情况,Dagstuhl最终批准参加研讨会的最大人数可能与信中提到的人数有所不同。由于回复率的不可预测性,邀请过程将持续数轮,直到达到批准的研讨会规模。每轮邀请都包括以下主要步骤:

  • 我们要求您发送一份受邀者名单,其格式与提案中的名单所要求的格式相同。请注意,组织者不允许自己邀请人参加研讨会,即使是非正式的;任何邀请的最终决定权都由达格斯图尔城堡做出。
    • 对于第一轮,此列表应该是与您的提案一起提交的列表的更新版本,因此,为了方便您,我们向您发送该列表的语法检查版本。
    • 对于下一轮(如果有必要),应尝试用具有类似专业知识的个人取代那些拒绝邀请的人,并保持达格斯图尔所追求的平衡和多样性。为此,我们可能会在请求列表时提供一些提示。
  • 邀请由Schloss Dagstuhl通过电子邮件发送给所有受邀者。我们处理回复和行政问题。如果认为有必要对名单进行调整,达格斯图尔学院将要求您根据特定标准重新编制名单。在极少数情况下,例如,在接受参加达格斯图研讨会的申请或达格斯都尔董事会成员想要参加的情况下,达格斯图尔宫(Schloss Dagstuhl)将通知组织者,达格斯图宫决定及时邀请特定人员,以便组织者提出有充分理由的反对意见。我们要求收到任何邀请接受或拒绝的组织者将其直接转发给我们。请注意,只有通过使用我们的在线活动注册系统DOOR才能注册参加Dagstuhl研讨会。
  • 在邀请函结束前几周,Schloss Dagstuhl向没有回应的受邀者发送了一封提醒信。
  • 在某些情况下,在截止日期过后,我们要求您联系没有回应的(关键)参与者,亲自邀请他们。请注意,即使在截止日期之后也可以注册,但为了估计参与人数,我们通常假设人们在截止日期后没有提示就不会注册。

组织者可以使用我们的受邀者响应网站跟踪响应的当前状态。它跟踪被邀请者响应的变化状态,指示谁已接受、拒绝或根本没有响应。

当我们就空间可用性进一步邀请的可能性进行沟通时,请记住这只是一个报价。如果确定的参与者小组已经足以实现研讨会的预期目标,那么就不必再发出进一步的邀请,仅仅是为了弥补明显的人数不足。达格斯图尔研讨会和达格斯图观点研讨会凭借参与者的质量达到并保持了其高标准。由于参与者人数较少,结果不一定会受到负面影响。

研讨会前的最后准备

大约在研讨会前4-8周,研讨会的最终准备工作由我方发起。

  • 我们将向与会者发送一些重要信息,主要是关于前往达格斯图尔宫(Schloss Dagstuhl)旅行和住宿的信息。此电子邮件还让参与者了解如何访问更多信息和工具,例如参与者列表、材料页面(参与者可以在其中上传研讨会材料)和研讨会维基–所有这些都将链接到研讨会网页上。
  • 另外,科学人员会与您联系,提请您注意举办研讨会时需要记住的一些事项,并为您的最终准备以及访问研讨会的邮件列表提供一些建议。

从现在开始,组织者将发挥更积极的作用,因为他们将负责指导研讨会。例如,这是一个很好的时间点,可以为您做最后的准备,并让研讨会参与者了解您的研讨会计划。

  • 我们建议您在研讨会之前将暂定时间表上传到研讨会的网页上(参见下面的“研讨会计划”)。
  • 您可能想考虑让研讨会参与者将与其演讲、工作组等相关的材料上传到研讨会的材料页面,可通过研讨会网页上的链接“共享文档”访问该页面。
  • 为了进行更多的交互式准备,研讨会的维基页面也链接在研讨会的网页上。

到达和离开

以五天研讨会为例,预计客人将于周日下午3点抵达达格斯图尔宫。至少有一名组织者应在周日下午到达。我们有一个单独的页面抵达和登机信息和一个单独的页面前往达格斯图尔的可能旅行选择.

周一上午,在第一次预定会议开始之前,我们要求组织者前来招待会,澄清一些组织问题。

我们预计与会者将在整个星期内到场,因为周二至周四的到场和离场对研讨会本身和项目规划都会产生重大不利影响。客人通常在星期五午饭后离开。

在出发当天与客人一起准备最终账目,退房应在上午9点之前完成。请注意,组织者有免费的食宿,只有在有额外费用的情况下才需要支付。有关更多详细信息,请参阅费用第节。

研讨会计划

该节目由组织者编制。然而,从达格斯图尔的角度来看,有些时间是固定的,尤其是用餐时间:

早餐上午7:30至8:45
在此期间,客人可以自由选择何时参加
(周一至周五)宴会厅
咖啡和茶上午10点至11点
组织者选择具体的持续时间并开始
(周一至周五)你的研讨会
咖啡休息区
午餐晚上12点15分–下午1点(周一至周五)宴会厅
咖啡和蛋糕下午3点至4点
组织者选择具体的持续时间并开始
(周日至周四)宴会厅
晚餐晚上6点(周一至周四)宴会厅
下午6点开始自助服务(开放式)(周日)宴会厅

以五天研讨会为例,计划周五午餐后出发。研讨会于周一上午9点开始,周三下午通常用于在周边地区进行徒步旅行或远足。因此,有五个上午(从周一上午到周五上午)和三个下午可以进行为期五天的研讨会。

Dagstuhl建议提前制定一份稍微详细的时间表,并尽早上传到研讨会网站上,并在更改时进行更新。请注意,强烈建议仅将该时间表用作指南,并动态更改以适应研讨会不断变化的需求。通常,研讨会只会在前一天晚上确定第二天的日程安排。请注意,将更新的时间表上传到研讨会网站将有助于参与者始终参考最新版本。

为了设计您的日程安排,我们可以提供以下建议,主要基于在Dagstuhl过去研讨会上的观察结果以及通过调查收集的反馈:

  • 不要在一天中塞得太多,尤其是避免饭后的会议,因为人们通常需要时间进行个人交流。一般来说,留出足够的时间进行非正式讨论。
  • 小组工作是打破典型会议形式的一种选择,但不是万能药。此外,确保安排一个机会,让小组的结果在所有研讨会参与者面前简要介绍。
  • 要求参与者避免进行会议式的谈话。相反,询问公开的问题、当前的想法和见解,或可能的未来发展。
  • 计划足够的时间来讨论和提出有关会谈的问题,也可以将这些讨论和问题安排在一起,进行一整届类似主题的会谈。
  • 第一节课可以用来让人们简要介绍自己。
  • 如果有几个社区在您的研讨会上会面,请考虑从教程或概述开始,帮助人们理解其他小组的观点和术语。

如果是达格斯图尔观点研讨会,如果你能讨论一下你的《达格斯图宣言》(参见“撰写达格斯图尔宣言”)。

徒步旅行/外出旅行

星期三下午通常是去附近的树林徒步旅行或远足。这种类型的小组活动可以让参与者在非正式的情况下互相熟悉,还可以让他们有机会进行一些锻炼。请联系Dagstuhl团队以获取建议和地图(遗憾的是,该团队没有可用的指南)。团队还可以帮助预订公交车或类似的东西。请记住,公交车、门票和类似费用通常必须以现金支付。

现场研讨会

有关可用设备、膳食和服务的信息(如果确实需要,甚至包括托儿服务)可以在单独的网页上找到。

要强调一些对您作为组织者的职责有直接影响的细节:

  • 请确保用餐准时。
  • 你在饭后帮忙收拾桌子,这对我们的厨房工作人员是一个很大的帮助。为了方便您收集脏盘子,我们提供了手推车。
  • 午餐和晚餐有位置卡片。请注意,参与者的座位在每顿饭时都会发生变化。这是为了让那些还不太熟悉的人坐在一起。
  • 确保人们佩戴名牌。(请注意,磁性的在接待处出售。)
  • 我们非常重视不要让外门敞开,只有我们亲自邀请的人才能出席。
  • 你会在中心找到一本抽象的书,我们研讨会的所有参与者都可以在书中手写他们的演讲摘要。这使每位客人都能在达格斯图尔宫的历史上留下自己的个人印记。
  • 此外,您可以在自助餐厅旁边的信息亭上的访客手册中为研讨会设计一个页面。请让参与者签名。
  • 预约与前台合影。
  • 我们恳请您和所有研讨会参与者填写我们的调查问卷,以帮助我们提高服务质量,并收集有助于确保资金的反馈。调查网站的链接将在本周末通过电子邮件分发。对于那些喜欢填写打印版的人,调查也将以纸质形式提供。研讨会结束后大约1-2周,所有与会者都会收到一份匿名的调查结果摘要。
  • 请考虑在研讨会开始时指定一名所谓的收藏家(通常是年轻研究员)。收集研讨会要求的Dagstuhl报告的摘要(参见“研讨会文件:Dagstuhl报告“下面)需要与所有贡献者联系,因此这是一个很好的联系机会。

有一天,我们的科学人员将参观您的研讨会,与您会面,讨论组织问题,并回答您的问题。

研讨会文件:Dagstuhl报告

为研讨会提供的财务支持需要一份文件作为Schloss Dagstuhl质量保证活动的一部分。

因此,每次研讨会都会在期刊上发表一份可引用的报告Dagstuhl报告它是根据Creative Commons许可证发布的,基于OpenAccess原则,即文章可以在线免费访问。研讨会报告应包括

  • 研讨会计划和基本结果的执行摘要,
  • 研讨会期间的演讲概述(总结为演讲摘要),以及
  • 如果适用,工作组的总结(含结果)。

请熟悉更详细的组织者的达格斯图尔报告信息别忘了指定一个收藏家。此外,在研讨会结束前不久,您将收到一封电子邮件,其中包含发布流程指南。请注意,研讨会结束后,您将有大约8-12周的时间提交最终版本以供发布。

Dagstuhl Perspectives Workshops的补充:撰写Dagstull宣言

Dagstuhl Perspectives Workshops必须制作一份《达格斯图尔宣言》,以便在我们的dblp引导的达格斯图宣言系列中以及《达格斯特尔报告》中发表。

虽然达格斯图尔报告记录了研讨会,但《达格斯图宣言》的目标是描述一个领域的最先进技术及其缺点和优点。基于此,应描述立场声明和未来展望。宣言通常具有较少的技术性;相反,它为可持续组织未来的进展提供了指导方针和路线图。

编写达格斯图尔宣言是研讨会组织者的责任。它应该在研讨会结束后24周内提交给我们的出版部门。如上所述,建议在研讨会期间开始写作过程。

将结果告知Dagstuhl并添加确认

达格斯图尔学院需要您和研讨会参与者的帮助记录影响你的研讨会有。因此,如果你得到任何可以追溯到研讨会的结果,请让Schloss Dagstuhl了解这些结果,无论是出版物、项目还是新工作等等。请要求参与者同样让Schlose Dagstuhr了解结果。

如果结果是一份出版物,我们可以将其列在研讨会网站上的“Dagstuhl's Impact”部分,这可能有助于其他研讨会参与者跟踪这些结果。此外,Schloss Dagstuhl恳请您在出版物中确认,该出版物在某种程度上受益于研讨会。您可以随意说出您想要的感谢,但我们要求您始终包括研讨会的标题和研讨会编号,以及研讨会网站的某种链接。请注意,研讨会的网站可以使用“https://www.dagstuhl.de/seminar_number网站其中“seminar_number”被研讨会的五位数研讨会编号取代。
然而,由于经常会有关于如何表达感谢的问题,以下是一些虚构的示例,供您参考:

  • 这项工作得益于Dagstuhl研讨会22321“分数维Banach空间的计算”
  • 这项工作从Dagstuhl研讨会22321“分数维Banach空间的计算”中受益匪浅
  • 这项工作得益于第二和第四作者参加Dagstuhl研讨会22321“分数维Banach空间中的计算”
  • 这项工作的一部分是由Dagstuhl研讨会22321“分数维Banach空间的计算”发起的
  • 我们感谢Dagstuhl研讨会22321“分数维Banach空间的计算”的组织者将我们聚集在一起。我们特别感谢研讨会参与者Jane Doe提出了一个引发我们研究的问题。

虽然我们依赖您和研讨会参与者积极主动地让我们了解结果,但我们要求所有与会者在研讨会大约一年后完成一项额外的调查,主要是为了根据他们的研讨会出席情况收集科学成功案例。